Nacalculatie boeken

Je gaat uren, kosten of materialen boeken op een project



Introductie


Als je met projecten werkt, heb je de mogelijkheid om gemaakte uren, kosten en materialen op een project te boeken. Dit doe je door nacalculatie te boeken. Het boeken van je nacalculatie kan je altijd per regel doen. Je uren kun je ook per week of periode boeken. De periode is een zelf in te stellen periodetabel die je aan je projectinstellingen koppelt. Met deze functies kun je op een snelle manier meerdere nacalculatieregels voor dezelfde datum genereren. Daarnaast is het mogelijk om door middel van geldigheidscombinaties vooraf te definiëren op welke projecten en met welke werksoorten een medewerker wel en niet mag boeken.


Voordelen:

  • Nacalculatie kan je boeken in Profit Windows, InSite en in AFAS Pocket
  • Snel en eenvoudig kalenderboeken of stapelboeken via InSite
  • Medewerker is in control
  • Integratie met je rooster, waardoor je roostervrije dagen niet meer hoeft te boeken


Nacalculatie

Uren boeken per week



 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Contracturen
    Boeken alle medewerkers uren en boeken deze rond (op basis van het aantal contracturen)?
  2. Manier van boeken
    Bepaal goed waar en hoe je wilt dat je medewerkers hun uren gaan boeken. Dit kunnen meerdere mogelijkheden zijn.
  3. Accordering
    Bepaal, in verband met de autorisatie, of de medewerker of de leidinggevende de uren accordeert.

Tip van de consultant



Heb je veel mensen in de buitendienst, laat ze dan eenvoudig en snel hun uren boeken via AFAS Pocket.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Instellingen



Voor de urenregistratie leg je een basis vast in de projectinstellingen. Zoals bijvoorbeeld hoeveel uren je maximaal mag boeken en op welke dagen. Hier kun je vervolgens ook verschillende controles op uit laten voeren, waaronder de controle op de roosteruren van een medewerker.

Lees hier meer.

2. Periode instellingen



Nacalculatie wordt geboekt in een bepaalde periode. Hiervoor maak je periodetabellen aan, die je vervolgens in de projectinstellingen koppelt. Op die manier kan je bij het boeken van nacalculatie per week of periode de juiste periode kiezen. 

Lees hier meer.

3. Boekingsmethode



Nacalculatie kun je op verschillende manieren boeken. Er hoeft niet één beslissing genomen te worden, je kan bijvoorbeeld op zowel InSite uren boeken als in AFAS Pocket.

Let op: De boekingsmethoden zijn gebaseerd op boekingslay-out. Deze worden standaard uitgeleverd, maar je kan ze zelf ook wijzigen. Lees hier meer over het wijzigen van de boekingslay-out. 


4. Doorbelasten



Wanneer je wilt dat bepaalde kosten worden doorgefactureerd aan de klant, moet je zorgen dat het veld Doorbelasten hier is aangevinkt. Je kan dit op verschillende niveaus vastleggen. Op projectniveau, op projectfase en op kosten/werksoort.

Lees hier meer.


5. Item



Wanneer je je uren boekt, heb je de keuze uit meerdere items. Dit kunnen werksoorten zijn, maar ook kosten of artikelen.




6. Urensoort



Met de urensoort leg je bij het boeken van uren het soort 'Uurtarief' vast. Hiermee geef je bijvoorbeeld aan of de gewerkte uren normale uren zijn of overwerkuren, etc. Per nacalculatieregel bepaal je om welk uurtarief het gaat. Je kunt een urensoort koppelen aan een werksoort, zodat deze automatisch gevuld wordt bij het boeken van nacalculatie.

Lees hier meer.


7. Vrije dimensies



(optioneel)

Met de functie Vrije dimensies kun je extra ingangen creëren in de projectadministratie, naast de standaard dimensies als medewerker, functie, projectgroep, etc. Op deze manier kun je inzicht krijgen in de kosten op zelf te bepalen niveaus. De vrije dimensies kan je ook als grondslag voor de geldigheidscombinaties gebruiken.


8. Geldigheids-combinatie



(optioneel)

Je kunt geldigheidscombinaties definiëren om vooraf te bepalen wie op welke projecten met welke werksoorten uren mag boeken. Hierdoor voorkom je dat medewerkers uren boeken op projecten waar zij niet bij betrokken zijn. In de boekingsprogramma's worden alleen de toegestane waarden getoond.



9. Projectbon




De pakbon met een projectnummer noemen we projectbon. In de instelling geef je aan of je de pakbon naar de nacalculatie wilt hebben, en dus op de projectfactuur. Of je laat de pakbonnen in ordermanagement en factureert daarvandaan.

Lees hier meer.

10. Declarabiliteit



Profit levert een standaard dashboard uit waarmee je inzicht krijgt in het budget van een medewerker en de realisatie hiervan op basis van de geboekte nacalculatie. 

De uren worden ingedeeld in verschillende werksoortgroepen. Het budget per medewerker/werksoortgroep wordt per maand vastgelegd in een KPI-tabel.

Lees hier meer.


11. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Medewerkers

Om uren te kunnen boeken heb je medewerkers nodig.

Voeg deze handmatig toe bij een gering aantal, of kies voor importeren.

2. Items

Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten), waardoor deze ook beschikbaar zijn in de voorcalculatie.

Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar.

3. Urensoort

De urensoort wordt gebruikt om de integratie met Payroll tot stand te brengen.

Voeg deze handmatig toe.

4. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar.

5. Projecten

Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor voorcalculatie.

Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Urensoort

Data

De meest gangbare urensoorten worden meegeleverd, zodat het boeken van uren, overwerk tegen 100% en 150%, tijd voor tijd opname, verlof en ziek al mogelijk is.

Werksoort

Data

Een aantal voorbeeld werksoorten wordt meegeleverd.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?