Payroll Cloud - Loonmutatie

Snel en eenvoudig loonmutaties boeken voor je medewerkers.



Introductie


Via een boekingsmatrix kan je klant voor al zijn medewerkers loonmutaties boeken. Per klant (werkgever) richt je in welke looncomponenten je wilt gebruiken in de boekingsmatrix.

Aan alle cao's die standaard worden uitgeleverd is een zo generiek mogelijke boekingsmatrix gekoppeld. Dit houdt in dat de looncomponenten die in de cao het meest gebruikt worden standaard in de boekingsmatrix worden meegeleverd.


Voordelen:

  • Snel en eenvoudig loonmutaties boeken voor de medewerkers.
  • Ingerichte boekingsmatrix voor alle meegeleverde cao's.
  • Per werkgever in te richten.


Inrichting

Voor de accountant

Voor de klant van de accountant


Voorbereiding


  • Om gebruik te maken van Payroll Cloud heb je een aparte licentie nodig. Om de licentie aan te vragen neem je contact op met je accountmanager of de afdeling Commercie van AFAS.

Tip van de consultant


De funtionaliteit Snelinvoer loonmutaties is alleen beschikbaar in OutSite.

Welke functionaliteit krijg je in



OutSite


  • Snelinvoer loonmutatie



Wat richt je in.

1. Basisinrichting



Met de Payroll Cloud is het mogelijk om je klanten zelf via OutSite het Payroll proces te laten invoeren. Ze voeren zelf mutaties in zoals loonmutaties, maar ook in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties. Hierdoor heb je meer tijd om je bezig te houden met andere belangrijke zaken zoals controles uitvoeren en het adviseren van je klanten.


2. Cao



Per cao geef je aan of je snelinvoer loonmutatie wilt gebruiken. In de eigenschappen van de cao ga je naar het tabblad Definitie snelinvoer. Op dit tabblad voeg je een boekingsmatrix toe.

Lees hier meer...


3. Boekingsmatrix



De boekingsmatrix bestaat uit looncomponenten. In de boekingsmatrix geef je zelf aan welke loonmutaties de klant mag invoeren. 

In de gekoppelde boekingsmatrix voeg je de gewenste looncomponenten toe aan de Kolom snelinvoer.


Let op:

Aan alle cao's die standaard worden uitgeleverd is een zo generiek mogelijke boekingsmatrix gekoppeld. Dit houdt in dat de looncomponenten die in de cao het meest gebruikt worden standaard in de boekingsmatrix worden meegeleverd.

Lees hier meer...

4. Snelinvoer loonmutaties



Je beschikt standaard over een workflow voor het beoordelen van de loonmutaties. Na het invullen van alle mutaties moeten ze nog beoordeelt worden.



5. Payroll Cloud dossier



Met behulp van het digitale dossier heb je je klantdata altijd en overal binnen handbereik. 

Je kunt dossieritems insturen in InSite, OutSite en in Profit. Via de autorisatie moet je toegang krijgen tot het insturen of inzien van de gegevens.



6. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen



Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.


Wat



Beschrijving



Advies



1. Type dossieritems

Controleer welke type dossieritems zichtbaar zij voor OutSite en of dit terecht is. 

Richt het Type dossieritem Vraag stellen klant in zodat klanten via OutSite eenvoudig een vraag kunnen insturen.

2. Werkgeverdossier

Het beschikbare werkgeverdossier toon alleen dossieritems met de volgende bestemmingen:

  • Werkgever
  • Werkgever + contact
  • Werkgever + salarisverwerkingsplan


3. Weergave Mijn taken

Voeg de organisatie toe aan de weergave Mijn taken. De loonadministrateur heeft in de weergave ‘Mijn taken’ de mogelijkheid om via de alias ‘Werkgever’ de organisatienaam in de weergave te tonen. Hij kan dan op hoog niveau zien van welke organisatie de mutatie afkomstig is.


4. E-mailadres klant

Controleer of het mailadres van de klant als gebruiker gevuld is. Op dit adres krijgt de gebruiker een notificatie als er een taak klaar staat of output beschikbaar staat om te raadplegen.



Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



In- en uitdienst

Workflow

Ieder Payroll Cloud proces is workflowgestuurd. Om het overzichtelijk te houden, groepeer ik de workflows op bestemming. Voor alle onderstaande workflows is een eigen OutSite workflow ingericht, zodat we in het proces kunnen afwijken van de (al bestaande) InSite workflows.

De accountant van de klant ziet de in- en uitdienst workflows netjes terug in zijn actielijst in InSite.

Beoordelen aflopend contract

Workflow

De klant van de accountant die rechten heeft op de vrije rol 1: Manager (Autorisatierollen van de persoon gekoppeld aan de betreffende organisatie), ziet de beoordelen aflopend contract workflow en informeren organisatie netjes terug in de payrollingtakenlijst in OutSite. 

Periode afsluiten

Workflow

De workflow periode afsluiten wordt condioneel afgehandeld als er geen (blokkerende fouten zitten in de salarisvewerking. Bij fouten gaat de taak naar de Loonadministrateur 1 (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie) in InSite.

Autorisatierollen

Autorisatierollen

De volgende rollen zijn geautoriseerd voor het proces:

  • Beheerder accountancyportal (Autorisatierol van de persoon binnen de organisatie)  
  • Accountant (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie)
  • Loonadministrateur 1 (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie)
  • Salarisadministrateur (Vrije rol 1 binnen de organisatie)
  • Personeelsadministrateur (Vrije rol 2 binnen de organisatie) 
  • Manager (Vrije rol 3 binnen de organisatie) 


Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?