Voorschot

Aanvragen, boeken, uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.



Introductie

Bij een voorschot verstrekt de werkgever een bedrag aan de medewerker. Je kan in Profit een voorschot boeken en direct laten uitbetalen. 

Met de inrichting voor InSite kan de medewerker of manager eenvoudig een voorschot aanvragen via een workflow. Via deze workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.

Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.


Let op:

Een onderscheid tussen een voorschot en een lening is van belang, ook in verband met de fiscale afhandeling. Een voorschot is bedoeld voor een uitbetaling tussen de salarisverwerkingen door, waarbij het voorschot veelal bij de eerstvolgende salarisverwerking in zijn geheel verrekend wordt. Terwijl bij een lening sprake is van een langere periode, meerdere aflossingen of afspraken over een ‘rente’. 
Wil je ook gebruik maken van de functionaliteit personeelslening in Profit? Richt dit proces dan ook in.



Voordelen:

  • De medewerker of manager kan eenvoudig een voorschot aanvragen in InSite.
  • Na goedkeuring wordt het voorschot automatisch geboekt.
  • Het voorschot kun je direct uitbetalen, met een los betaalbestand. De medewerker hoeft dan niet te wachten tot de volgende salarisverwerking.
  • Het voorschot vorder je direct met de eerst volgende salarisverwerking of kun je in een andere periode verrekenen.
  • Profit controleert bij de aanvraag van een voorschot op loonbeslag bij de medewerker.
  • De functionaliteit voorschot kun je combineren met de functionaliteit Declaraties. 



Voorschot medewerker


Declaratie als voorschot


Voorbereiding


  • Bepaal of je de functionaliteit voorschot wilt combineren met de functionaliteit declaraties. Een declaratie kan dan als voorschot uitbetaald worden.

Tip van de consultant


Wil je de functionaliteit voorschot combineren met de functionaliteit declaraties in Profit? Richt declaraties dan ook in.

Welke functionaliteit krijg je in


Profit



InSite


  • Aanmaken voorschot (ESS)
  • Aanmaken voorschot (MSS)
  • Beoordelen voorschot
  • Mijn voorschotten
  • Medewerker voorschotten






Wat richt je in.

1. Looncomponent



  Je kunt als medewerker of manager via InSite een voorschot aanvragen. Om dit voorschot geautomatiseerd in te houden via de salarisverwerking is onderstaand looncomponent niet geactiveerd toegevoegd:

Activeer looncomponent 100.008.136
Verrekening uitbetaald voorschot.

Lees hier meer.

2. Journaalstructuur



  Richt de journaalstructuur voor het looncomponent 100.008.136
Verrekening uitbetaald voorschot in

Lees hier meer.


3. Workflow voorschot



(optioneel)

De workflow voor voorschotten is gebaseerd op het type dossieritem Medewerker voorschot (Profit)

De workflow bevat een taak voor het beoordelen van het voorschot met twee acties voor het registeren of afkeuren van het voorschot. Na afkeuren start de taak om het voorschot aan te passen.

Het dossier en de workflow voor de aanvraag op InSite moet je inrichten.


4. Integratie Financieel



Het journaliseren van de voorschotten naar Profit Financieel is alleen mogelijk als je gebruik maakt van de integratie met Profit Financieel.

In de eigenschappen van de werkgever op het tabblad Journalisering bij het veld Exportdefinitie stel je Profit integratie in. Dan worden de velden voor de journalisering voorschot wijzigbaar op het tabblad Journalisering overig en stel je het dagboek en grootboekrekening voor journalisering in.

Lees hier meer.

5. Voorschot registreren



  De medewerker of manager vraagt het voorschot aan in InSite en wordt na goedkeuring geregistreerd bij de medewerker via de workflow.

Het voorschot kan direct worden uitbetaald, met een los betaalbestand.

Lees hier meer.


Let op:

In een aantal situaties genereert Profit geen voorschot, onder andere als de medewerker een lopend loonbeslag heeft of is geblokkeerd voor betalingen.

Lees hier meer.



6. Vordering



  Als de medewerker een voorschot heeft voegt Profit hiervoor een Nog te vorderen regel toe op het tabblad Vordering in de eigenschappen van de medewerker. De eerstvolgende salarisverwerking neemt het uitbetaalde voorschot mee als Inhouding voorschot. Uiteraard alleen als het salaris toereikend is.

Bij het voorschot kan een andere periode worden aangegeven waarin de inhouding moet plaatsvinden, bijvoorbeeld in de periode waarin je ook vakantiegeld of bonus krijgt.

De looninrichting voor de vordering leveren we uit in de Profit CAO's. 

Als sprake is van een negatief te betalen loon bij de medewerker kan Profit deze salderen en verrekenen in een volgende periode. 

Lees hier meer.

7. Declaratie als voorschot



(optioneel)

Bij het indienen van een declaratie kan de medewerker direct een voorschot aanvragen voor de declaratie.

Wil je ook gebruik maken van de functionaliteit declaraties in Profit? Richt dit proces dan eerst in. Lees hier meer.

Vervolgens richt je per declaratieprofiel de context in met het veld Bedrag via voorschot uitbetalen.

Lees hier meer.

8. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Looncomponent

Activeer looncomponent 100.008.136 'Verrekening uitbetaald voorschot'.


2. Journaalstructuur

Richt de journaalstructuur voor dit looncomponent in.


3. Voorschot

De lopende voorschotten voeg je toe bij de medewerker.

Bij grote aantallen is het handig deze te importeren.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving











Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?