Verlof

Even afwezig wegens vakantie of ouderschapsverlof.

Visie

Naast dat je de medewerker wilt ondersteunen met werkgerelateerde processen is het boeken van verlof één van de belangrijkste onderdelen van de software voor de medewerker zelf. Via zowel InSite als de Pocket app heeft de medewerker de mogelijkheid om verlof aan te vragen en/of in te trekken. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om verlof te kopen/verkopen, al het verlof omtrent de geboorte van een kind te regelen en de bijzondere verlofvormen aan te vragen. 

De visie van AFAS is dat deze verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf ligt. Deze weet immers zelf het best wanneer hij of zij vrij gaat nemen en schiet gelijk zelf de aanvraag in, waarna de aanvraag via de workflow beoordeeld wordt. Daarnaast heeft de medewerker via het verlofportaal en het verlofdashboard zelf inzicht in alles omtrent verlof, dus er ligt hier geen administrerende rol vanuit HR/de leidinggevende.

Uitgangspunten:

  • Vastlegging door de medewerker zelf. Verantwoordelijkheid leggen waar hij hoort. 
  • Geen losse mailtjes, maar vastlegging via InSite of de Pocket app. 
  • Inzicht bij het aanvragen van verlof in de bezetting van directe collega's door middel van het bezettingsoverzicht.
  • Inzicht in de aanvragen en de verlofsaldi voor de medewerker en de leidinggevende. 
  • Mogelijkheid tot vastlegging van vervanger die gedurende de afwezigheid de taken van de medewerker oppakt. Zo blijft er niets liggen.

 

Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen over wat er omtrent verlof in de workshop naar voren gaat komen.

 

1. Bepaal de verlofsoorten

Bepaal als organisatie welke verlofsoorten je aan wilt bieden via InSite/de Pocket app.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke verlofsoorten zijn er aanwezig? 
  • Wat zijn de standaard verlofrechten en vervaltermijnen per verlofsoort? 
  • Zijn er verlofsoorten aanwezig die slechts voor een deel van de medewerkerpopulatie gelden? Bijvoorbeeld verlof op basis van dienstjaren of leeftijd? 
  • Zijn er verschillende verlofregelingen aanwezig binnen de organisatie (denk hierbij aan verworven rechten vanuit bijv. fusies waardoor andere arbeidsvoorwaarden ontstaan)?
  • Welke verlofsoorten mogen aangevraagd worden via een verlofreeks? Bij een verlofreeks gaat het om een verlofaanvraag die geldt voor bijvoorbeeld iedere maandag gedurende een periode van 8 weken
  • Hoeveel uur mag een medewerker maximaal kopen per jaar? 
  • Hoeveel uur mag een medewerker maximaal verkopen per jaar en om welke verlofsoorten gaat dit? 
  • Welke redenen kennen jullie bij bijzonder verlof (ook wel bekend als bijzonder verzuim)? Denk aan huwelijk, doktersbezoek of overlijden.

 

2. Bepaal de workflow

Bepaal per verlofsoort welke workflow er van toepassing is en of bepaalde verlofsoorten überhaupt beoordeeld moeten worden.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wie moet de workflows beoordelen?  
  • Zit hier nog een verschil in per verlofsoort? 

 

3. Ouderverlof

Een aparte vorm van verlof is ouderverlof. Daarbinnen valt het geboorteverlof, aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof. Door het kind te registreren, ontstaan automatisch de juiste verlofsaldi. De medewerker kan vervolgens binnen de gestelde wettelijke kaders de verschillende aanvragen omtrent ouderverlof insturen via het ouderverlofportaal.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Zijn er naast de wettelijke regelingen afwijkende verlofregelingen omtrent ouderverlof aanwezig?
  • Hoe lopen de workflows bij de processen omtrent ouderverlof?

 

Klaar om het in te richten?

Hieronder vind je alle informatie over hoe je het proces inricht.

Tip van de consultant


Maak de medewerkers bewust van hun verlofsaldo en creëer een klimaat waarbij zoveel mogelijk uren worden opgenomen van het saldo.

Je kunt eerst één arbeidsvoorwaarde inrichten en daar de verlofrechten toevoegen. Indien je meerdere arbeidsvoorwaarden hebt, kopieer je de arbeidsvoorwaarde om daarna alleen de afwijkingen toe te voegen, en niet geheel een nieuwe op te bouwen.

 

Welke functionaliteit krijg je in

AFAS Pocket


  • Verlof

InSite


  • Verlofportaal

Verlofaanvraag

Verlof (inrichting)

Verlofreeks 

Inrichten verlofreeks

Vervanger instellen

Verlof en feestdagen

Ouderverlof - basisinrichting

Geboorteverlof

Ouderschapsverlof

AFAS Open - Ouderverlof

  

Wat richt je in.

1. Type verlof


 

Bij het type verlof bepaal je welke verschillende typen je wilt onderscheiden.

Bij het samengesteld verlof bepaal je de prioriteit van opname, zodat je bij het aanvragen van het verlof maar één code hoeft te gebruiken.

Door de gekoppelde verlofsoorten te koppelen en te voorzien van de prioriteit worden de oudste verlofpotjes als eerste aangesproken.

Met de prioriteit bepaal je bijvoorbeeld ook of er in geval van een feestdag wel of geen ouderschapsverlofuren worden geboekt.

Lees hier meer en lees hier meer.

2. Ouderschapsverlof


 

Voor ouderschapsverlof voeg je, net zoals voor de andere verlofsoorten, de typen verlof toe die je wilt onderscheiden: betaald ouderschapsverlof, onbetaald ouderschapsverlof, geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof. 

Deze functionaliteit is recent uitgebreid o.a. voor wet WIEG en de mogelijkheid om automatisch verlofrechten per kind toe te kennen, zodra het kind als familielid wordt vastgelegd. 

 

3. Cao


 

Binnen de cao richt je de arbeidsvoorwaarden in en neemt daarin alle verschillende soorten verlof op.

Voor deze verlofsoorten bepaal je de grenzen waarbinnen het verlof wordt opgebouwd en kan worden opgenomen. 

Ook stel je in of deze verlofsoort een negatief saldo mag hebben, en hoeveel. Stel bij een negatief saldo in of dit afgeboekt moet worden van een andere verlofsoort.

4. Koppeling projecten


 

(optioneel)

Wil je het verlof direct in je urenregistratie binnen de projecten zien, dan richt je de koppeling van het verlof in.

Binnen de arbeidsvoorwaarden leg je per verlofsoort de koppeling naar de te gebruiken urensoort, werksoort en project vast. Het advies is om maar één urensoort, werksoort en project op te geven. 

Lees hier meer.

5. Koppeling agenda


 

(optioneel)

Binnen de eigenschappen van de omgeving leg je op het tabblad Integratie agenda de verschillende afspraaktypen vast. Het aanvragen van het verlof en het goedgekeurde verlof kunnen zo een eigen kleur hebben. 

Lees hier meer.

 

6. Kopen en verkopen


 

(optioneel)

Wil je ook gebruik maken van de mogelijkheid om het kopen en verkopen van verlof dan koppel je het vrije veld voor de koop of verkoop aan de juiste looncomponent voor de verloning.

Je koppelt aan het profiel voor kopen en verkopen om de verwerking via InSite te laten verlopen. 

Lees hier meer.

 

 

7. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Branchespecifieke inrichting

 

Voor de onderstaande branche is er extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.

Branche Onderwijs

 LBP verlof


 

 

Voor het voortgezet onderwijs is er het type verlof LBP binnen de cao aanwezig. 

Daarbij is er een maximum van 50 uur per kalenderjaar.

 

 Schoolvakantie


 

 

Voor het vastleggen van de schoolvakanties wordt er gebruik gemaakt van de sluitingsperiode.

 

Branche Overheid

 Zorgverlof


 

 

Binnen InSite is een volledige protal toegevoegd voor het indienen van zorgverlof. Zowel langdurend als kortdurend.

 

 

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Medewerkers

Om het verlof te kunnen registreren heb je medewerkers nodig.

Voeg deze handmatig toe bij een gering aantal, of kies voor importeren.

2. Type verlof

De verlofrechten kunnen worden gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof, dit omdat de vervaltermijn van saldo opnemen verschilt.

Controleer of alle verlofsoorten die je gebruikt aanwezig zijn en vul ze eventueel aan.

3. Saldo

Bij de conversie neem je de actuele saldi van het verlof mee.

Voer de actuele saldi in of importeer deze.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Samengesteld verlof

inrichting verloftype V

Door een samengesteld verlof op te nemen boekt de medewerker op één soort en wordt op basis van de prioriteit het saldo afgeboekt.

Bijzonder verlof

Type verlof

In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht.

Wettelijk verlof

Type verlof

In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht.

Bovenwettelijk verlof

Type verlof

In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht.

Ouderschapsverlof

Type verlof

In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht.

Onbetaald verlof

Type verlof

In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht.

FeestdagenverlofType verlofIn de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?