InSite

Het intranet van je organisatie.


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


Voor de communicatie binnen je organisatie maak je gebruik van een intranet. Deze noemen we InSite. Deze site is volledig naar eigen inzicht in te richten. Prominent aanwezig moet in ieder geval de weergave "Mijn taken" zijn, omdat daarin alle taken worden getoond die vanuit de verschillende workflows komen, waarop jij als medewerker een actie moet doen. Het is je "to do"lijstje die aan het eind van de dag leeg moet zijn. Op InSite vind je daarnaast ook alle BI dashboards terug en alle documenten als een personeelshandboek, pensioenreglement. 


Voordelen:

  • Alles papierloos.
  • Je werkt samen aan workflow taken.
  • Ook buiten kantooruren beschikbaar de medewerkers.



Dossieritems insturen In-en OutSite

Kracht van workflows

Alles voor de site


Voorbereiding


  • Controleer of de InSite portal insite al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je direct de weblocatie koppelen. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:





Wat richt je in.

InSite portal voor alle medewerkers

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een InSite portal. Gebruik een kopie  van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je je medewerkers dagelijks laat werken is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.

1. Sitebebeer


De opmaak en inrichting van een site wordt gedaan door een webmaster. Deze webmaster zorgt voor de lay-out van de site. 


2. Autorisatie


Voor een portal werk je altijd met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot verschillende pagina's via diverse rollen.

Lees hier meer.

3. Mijn InSite


De medewerker kan zijn eigen gegevens onderhouden en bekijken.  Op deze manier is de medewerker gelijk onderdeel van het digitale proces, want hierdoor is hij in staat om zij eigen stamgegevens up-to-date te houden.


Dossieritem met workflow


Binnen de portal worden verschillende type dossieritems gebruikt. Hieronder enkele voorbeelden.

1. Ik wil iets vragen


Achter deze tegel zint een pagina waarop je voor diverse workflows een start kunt maken. 

Hierbij moet je denken aan vele processen die het werk van de interne organisatie vereenvoudigen.


2. Ik wil iets declareren


Indien er door de medewerkers kosten worden gemaakt die zij mogen declareren, dan kun je  via deze tegel de declaratie gaan opvoeren. Dat kunnen verschillende soorten zijn, en door het gebruik van profielen volledig te vereenvoudigen tot het opgeven van een minimum aan velden.


Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht. 

Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op OutSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep [  ]
  • Beoordelaars - Autorisatiegroep [  ]

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanko pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?