Het intranet van je organisatie.
Voor de communicatie binnen je organisatie maak je gebruik van een intranet. Deze noemen we InSite. Deze site is volledig naar eigen inzicht in te richten. Prominent aanwezig moet in ieder geval de weergave "Mijn taken" zijn, omdat daarin alle taken worden getoond die vanuit de verschillende workflows komen, waarop jij als medewerker een actie moet doen. Het is je to-do-lijstje die aan het eind van de dag leeg moet zijn. Op InSite vind je daarnaast ook alle BI-dashboards terug en alle documenten als een personeelshandboeken een pensioenreglement.
Introductie van InSite | Dossieritems insturen | Kracht van workflows |
Met behulp van onderstaande stappen creëer je een InSite portal. Gebruik een kopie van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je je medewerkers dagelijks laat werken is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.
De opmaak en inrichting van een site wordt gedaan door een webmaster. Deze webmaster zorgt voor de lay-out van de site.
Voor een portal werk je altijd met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot verschillende pagina's via diverse rollen.
Lees hier meer.
De medewerker kan zijn eigen gegevens onderhouden en bekijken. Op deze manier is de medewerker gelijk onderdeel van het digitale proces, want hierdoor is hij in staat om zij eigen stamgegevens up-to-date te houden.
Binnen de portal worden verschillende type dossieritems gebruikt. Hieronder enkele voorbeelden.
Achter deze tegel zit een pagina waarop je voor diverse workflows een start kunt maken.
Hierbij moet je denken aan vele processen die het werk van de interne organisatie vereenvoudigen.
Indien er door de medewerkers kosten worden gemaakt die zij mogen declareren, dan kun je via deze tegel de declaratie gaan opvoeren. Dat kunnen verschillende soorten zijn, en door het gebruik van profielen volledig te vereenvoudigen tot het opgeven van een minimum aan velden.
Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht.
Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.
Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.
Voor dit sjabloon stel je het volgende in:
Lees hier meer.
Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:
Lees hier meer.
Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen.
Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten.
Lees hier meer.