Intercompany Ordermanagement

Geautomatiseerde integratie van logistieke intercompany processen tussen administraties.

Introductie

 

Met intercompany ordermanagement kun je verkoop- en inkooporders, pakbonnen en ontvangsten en verkoop- en inkoopfacturen integreren tussen meerdere administraties binnen één omgeving in Profit. Profit handelt, als je met intercompany werkt, het in- en verkoopproces tussen administraties geautomatiseerd af.

Het startpunt bij deze functionaliteit is altijd de inkooporder. Het proces verloopt als het normale verkoop- en inkoopproces. Dus vanuit verkooporder van een klant, naar bestelvoorstel, naar inkooporder, waarbij je dan inkoopt bij de andere administratie als magazijn. Hierbij kijkt Profit naar het intercompanyscenario dat is gekoppeld aan de inkoop- en verkooprelaties van de administraties.

De inkooporder in de ene administratie wordt automatisch een verkooporder in de andere administratie. Hetzelfde geldt voor de pakbon deze wordt automatisch een ontvangst in de andere administratie. De verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur en worden direct afgeletterd.

Deze functionaliteit gebruik je bijvoorbeeld als je bedrijf meerdere vestigingen heeft, waarbij je verkoopt vanuit verschillende vestigingen maar voorraad houdt op één of meerdere centrale magazijnen. Je kunt dit gebruiken in combinatie met de vaste verrekenprijs (VVP) per magazijn. 


Let op:

Er is wezenlijk verschil tussen intercompany ordermanagement en intercompany projecten. 

  • Intercompany ordermanagement: Intercompany is een gevolg van inkoop bij een andere administratie of verkoop aan een andere administratie. Dit heeft vervolgens een intercompany verkoop -en inkoopfactuur tot gevolg.
  • Intercompany projecten: Intercompany is een gevolg van nacalculatie waarbij de administratie van de werkgever afwijkt van de administratie van het project. Op basis van de intercompany nacalculatie wordt een inkoop- en verkoopfactuur gegenereerd. 

 

Voordelen:

  • Optimale integratie tussen administraties binnen één omgeving.
  • Eenmalige vastlegging.
  • Automatische intercompany facturatie.
  • Aparte grootboekrekeningen voor intercompany.
  • Veel flexibiliteit met intercompany scenario's.

Intercompany Ordermanagement

Vaste verrekenprijs per magazijn

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Intercompany scenario's
    Bepaal welke intercompany scenario's je wilt. Bijvoorbeeld per btw-plicht of per magazijn. Je kunt deze flexibel gebruiken. 

Tip van de consultant


Zit je magazijn in hetzelfde pand als je verkopende administratie, laat dan de ontvangst automatisch aanmaken bij het gereedmelden van de pakbon, in plaats van dat je de ontvangst handmatig boekt. Dit scheelt tijd en heb je minder kans op fouten. Dit stel je in bij het intercompany scenario.

Welke functionaliteit krijg je in

Profit


  • Intercompany
  • Intercompanyscenario's
  • Intercompanyfactuur
  • Intercompany inkooporders
  • Intercompany verkooporders

Wat richt je in.

1. Activering

 


 

Intercompany ordermanagement is niet standaard beschikbaar, je moet deze functionaliteit activeren. Het advies is om dit eerst in een testomgeving te doen, de activering kun je namelijk niet ongedaan maken.

Let op: het kan zijn dat je de autorisatie op de nieuwe menu-opties nog moet regelen.

Lees hier meer.

2. Vaste verrekenprijs per magazijn


 

(Optioneel)

Je kunt intercompany ordermanagement gebruiken in combinatie met de vaste verrekenprijs (VVP) per magazijn. 

Hiermee kun je binnen administraties werken met verschillende VVP's of binnen één omgeving met verschillende VVP's per administratie.

Per magazijn kun je dan een afwijkende VVP van een artikel hanteren, bijvoorbeeld voor je Retouren-magazijn. Artikelen die daar liggen kun je dan een VVP van 0,- euro geven, terwijl in andere magazijnen de gewone VVP blijft gelden.

Activeer deze functionaliteit als je deze wilt gebruiken. Dit kan alleen als je meerdere magazijnen hebt geactiveerd.

Lees hier meer.

3. Intercompany scenario's 


 

Binnen de omgeving leg je de toegestane intercompanyscenario’s vast die er zijn tussen administraties. Je bepaalt hiermee de rekeningcourantverhouding tussen de ene administratie en de andere administratie. Als administratie A mag inkopen bij administratie B via intercompany dan moet dat vastgelegd zijn in een intercompanyscenario.

Het intercompanyscenario bevat ook instellingen over de werking van intercompany zoals wijze van integratie verkooporder en ontvangst, verkooporders per magazijn en afwijkend btw-plicht.

Een unieke intercompany scenario mag maar één keer voorkomen. De volgende velden maakt een intercompany scenario uniek:

  • Administratie inkoop
  • Magazijn inkoop
  • Administratie verkoop
  • Magazijn verkoop

Lees hier meer.

4. Integratie Financieel


 

Voeg voor de integratie met Financieel een integratiesoort toe per administratie en per type intercompany:

  • Intercompany verkoop ordermanagement
  • Intercompany inkoop ordermanagament

In de integratie instellingen financieel geef je de grondslag in, die bepaalt naar welke grootboekrekening de bedragen gaan.

Voor de journalisering van intercompany verkoop- en inkoopfactuur en voorraad houdt Profit rekening met de inrichting van integratiegroepen en artikelgroepen.  Het is immers gewenst om de kostprijs, inkoop en opbrengst van intercompany anders te boeken dan reguliere inkoop en verkopen. 

Verbijzondering van intercompany facturatie binnen ordermanagement is niet mogelijk.

Lees hier meer.

5. Rekening-courant


 

(Optioneel)

Je kunt bij de rekening-courantverhouding, waarbij je de rekening-courantkoppeling hebt vastgelegd tussen de ene administratie en de andere administratie, Toepassen voor afletteren intercompanyfacturen aanvinken als je wilt dat de journaalposten automatisch tegen elkaar worden afgeletterd.
Als je dit niet aanvinkt dan krijg je bij het journaliseren van intercompany kostenplaats een openstaande post en kun je deze zelf tegen elkaar afletteren.

Lees hier meer en klik op onderstaande knop voor meer informatie over de inrichting van rekening-courantverhoudingen.

 

6. Boekingslay-out


Doordat je intercompany gebruikt zijn er verschillende extra velden die je zelf kan toevoegen aan de boekingslay-out van de intercompany verkoopfactuur. Op die manier kan hier ook op geboekt worden.

In de weergave van Intercompanyfactuur, zie je deze velden dan ook terug en kun je er eenvoudig op filteren.

Lees hier meer.

 

7. Berichtsjabloon


De intercompanyfactuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

8. Factuurlay-out


Is er er sprake van intercompanyboekingen tussen meerdere administraties dan factureer je deze. De intercompanyfactuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaardlay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan. Koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer over het aanpassen van factuurlay-outs.

De factuurlay-out kun je apart afdrukken/ e-mailen of verstrekken via de output-wizard.

9. Verkooprelatieprofiel


Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie van de betreffende administratie. 

Lees hier meer.

10. Verkooprelatie


Voor de intercompanyfacturatie en administratie bepaling is het nodig om voor elke administratie een verkooprelatie aan te maken. 

Aan de verkooprelatie is een bijbehorende organisatie/persoon gekoppeld. Deze organisatie koppel je aan de administratie eigenschappen. Op deze manier weet Profit welke verkooprelatie gebruikt wordt voor de intercompanyfacturatie in welke administratie.

De organisatie moet ook debiteur en crediteur zijn.

Verder kun je in de verkooprelatie een afwijkende verstrekkingswijze opgeven voor de factuur als dit van toepassing is. 

Ook stel je op de verkooprelatie de 'btw-plicht' in. Hiermee bepaalt Profit mede de btw-afhandeling bij de intercompany-factuur. Gaat het om administraties in een fiscale eenheid, dan kies je voor de btw-plicht Geen btw (intercompany).

Lees hier meer en kies voor onderstaande knop voor de inrichting van verkooprelaties.

 

11. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?