Intercompany

Interne verrekeningen van nacalculatie en facturen op verschillende
administraties of kostenplaatsen



Introductie


Met intercompany nacalculatie en facturatie kun je uren, artikelen en kosten in projecten boeken, verrekenen en factureren tussen verschillende administraties binnen één omgeving in Profit. Dit is handig als je bijvoorbeeld met meerdere BV's werkt, waarbij de medewerkers binnen de organisatie worden uitgewisseld, bijvoorbeeld tussen verschillende vestigingen of afdelingen. Alles voor de medewerker en de klant blijft hetzelfde als bij een regulier proces. Intern wordt er via het aparte menu Intercompany een verrekening gedaan tussen de administraties en/ of verbijzonderingscodes. De verbijzonderingscodes kunnen de afdelingen, kostenplaatsen, units etc. zijn en is afhankelijk van hoe je dit hebt ingericht. 

Binnen de intercompany instellingen kun je afwijkende tarieven (kostprijs- en verkooptarief) voor de interne verrekeningen vastleggen. Deze tarieven kunnen afwijken van de tarieven die je gebruikt voor de registratie van kosten en opbrengsten op het klantproject. De medewerker boekt met de nacalculatie zijn uren en kosten op de gebruikelijke wijze. Het doorberekenen hiervan aan de verkooprelatie gaat gewoon volgens het standaard facturatieproces. De intercompanyboekingen worden afgeleid van deze geregistreerde nacalculatie. Op deze manier hoef je de nacalculatie slechts éénmaal vast te leggen.


Voordelen:

  • De medewerker boekt zijn uren maar één keer.
  • Het verwerken van de nacalculatie voor intercompanyfacturen gaat automatisch. Hierdoor is de kans op fouten kleiner.
  • Apart inzicht in de intercompany nacalculatie en facturatie.
  • Geen btw-berekening bij intercompanyfacturen van administraties binnen dezelfde fiscale eenheid.
  • Het factureren naar de klant, voor de uren, kosten en artikelen die aan de klant wordt doorbelast, blijft op de gebruikelijke wijze werken.


Intercompany


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Manier van verrekening
    Bepaal voor jezelf of de interne verrekeningen alleen op administratie moet plaatsvinden of op administratie én kostenplaats.

Tip van de consultant



Voeg altijd het vinkveld 'Intercompany' toe aan de boekingslay-out bij het uren boeken. Op die manier is direct inzichtelijk of er daadwerkelijk sprake is van een intercompanyboeking.

Wil je alleen intercompanyboekingen van verbijzonderingscodes in één administratie dan richt je de instellingen zoals integratiesoorten voor de intercompany tussen administraties (via facturatie) niet in. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Activering




Intercompany is niet standaard beschikbaar, je moet deze functionaliteit activeren. Het advies is om dit eerst in een testomgeving te doen, de activering kun je namelijk niet ongedaan maken.

Let op: het kan zijn dat je de autorisatie op de nieuwe menu-opties nog moet regelen.

Lees hier meer.

2. Instellingen Inter-company 



Bij het inrichten van je projectinstellingen bepaal je welke grondslagen gehanteerd worden.

Daarnaast stel je in welke variant van intercompany je wilt gaan gebruiken.

  • Administratie
  • Administratie en kostenplaats

Lees hier meer.

3. Verbijzondering (kostenplaats)



Indien je gekozen hebt voor de instellingen Administratie en kostenplaats dan heb je aangegeven welke verbijzonderingsas je gebruikt als 'Kostenplaats'. Het is dan noodzakelijk dat je de verbijzonderingsas en de bijbehorende verbijzonderingscodes inricht. 


4. Integratie Financieel




Voeg voor de integratie met Financieel een integratiesoort toe per administratie en per type intercompany:

  • Intercompany inkoopfacturen
  • Intercompany verkoopfacturen
  • Intercompany kostenplaatsen

In de integratie instellingen financieel geef je de grondslag in, die bepaalt naar welke grootboekrekening de bedragen gaan.

Voor de journalisering van intercompany houdt Profit rekening met de inrichting van integratiegroepen en integratie-rekeningen. In de integratierekeningen kun je per ingestelde grondslag een grootboekrekening koppelen. 

Lees hier meer.

5. Verbijzonderings-koppeling



(Optioneel)

De journaalposten vanuit de intercompanyboekingen kun je verbijzonderen, op bijvoorbeeld de kostenplaats, unit etc. Hiervoor richt je de verbijzonderingskoppeling in. Dit doe je voor de volgende intercompanytypes:

  • Intercompany inkoop en Intercompany opbrengst
    Toelichting: Intercompany facturatie tussen administraties.
  • Intercompany kostenplaats inkoop en Intercompany kostenplaats opbrengst
    Toelichting: Intercompany boekingen in één administratie.

Lees hier meer.

6. Rekening-courant




(Optioneel)

Je kunt bij de rekening-courantverhouding, waarbij je de rekening-courantkoppeling hebt vastgelegd tussen de ene administratie en de andere administratie, Toepassen voor afletteren intercompanyfacturen aanvinken als je wilt dat de journaalposten automatisch tegen elkaar worden afgeletterd.
Als je dit niet aanvinkt dan krijg je bij het journaliseren van intercompany kostenplaats een openstaande post en kun je deze zelf tegen elkaar afletteren.

Lees hier meer en klik op onderstaande knop voor meer informatie over de inrichting van rekening-courantverhoudingen.


7. Stamgegevens projecten



Door met intercompany te werken moet je verschillende stamgegevens goed inrichten, zodat de onderlinge verrekeningen goed worden geboekt. In de eigenschappen van het project vul je:

  • In geval van meerdere intercompany administraties het veld Administratie.
  • Voor de intercompanyboekingen tussen verschillende verbijzonderingscodes binnen één administratie vul je het veld met de naam van de gekozen verbijzonderingsas

Lees hier meer en kies voor onderstaande knop voor de inrichting van projecten.


8. Stamgegevens werkgevers



Door met intercompany te werken moet je verschillende stamgegevens goed inrichten, zodat de onderlinge verrekeningen goed worden geboekt. 

Je koppelt per werkgever de juiste administratie en/ of kostenplaats afhankelijk van je instellingen. De werkgever wordt bepaald op basis van de het contract van de medewerker. Voor de bepaling van de werkgever in de nacalculatie gaat Profit altijd uit van het hoofddienstverband.

Voor de bepaling van intercompany wordt de administratie afgeleid van de gekoppelde werkgever van het actuele contract van de medewerker.

Lees hier meer en kies voor onderstaande knop voor de inrichting van werkgevers. 


9. Stamgegevens medewerkers



Door met intercompany te werken moet je verschillende stamgegevens goed inrichten, zodat de onderlinge verrekeningen goed worden geboekt. 

In het contract van de medewerker ligt de werkgever vast. Vanuit de werkgever wordt de administratie opgehaald voor de bepaling van intercompany nacalculatie. 

Als je werkt met de intercompanymodus Administratie en kostenplaats, leg je in de functie van de medewerker de juiste verbijzonderingscode (kostenplaats) vast. 

Lees hier meer.

10. Verkooprelatie


Voor de intercompanyfacturatie en administratie bepaling is het nodig om voor elke administratie een verkooprelatie aan te maken. 

Aan de verkooprelatie is een bijbehorende organisatie/persoon gekoppeld. Deze organisatie koppel je aan de administratie eigenschappen. Op deze manier weet Profit welke verkooprelatie gebruikt wordt voor de intercompanyfacturatie in welke administratie.

Verder kun je in de verkooprelatie een afwijkende verstrekkingswijze opgeven voor de factuur als dit van toepassing is. 

Ook stel je op de verkooprelatie de 'btw-plicht' in. Hiermee bepaalt Profit mede de btw-afhandeling bij de intercompany-factuur. Gaat het om administraties in een fiscale eenheid, dan kies je voor de btw-plicht Geen btw (intercompany).

Lees hier meer en kies voor onderstaande knop voor de inrichting van verkooprelaties.


11. Verkooprelatieprofiel


Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie van de betreffende administratie. 

Lees hier meer.

12. Intercompanytarief



(Optioneel)

Je kunt intercompany kostprijs tarieven vastleggen als je een intercompany kostprijstarief wilt toepassen bij het boeken van intercompany nacalcultatie. Als je geen intercompany kostprijs vastlegt, dan wordt het kostprijstarief toegepast die wordt gebruikt voor de nacalculatiemutaties op het eindproject. 

Lees hier meer.

13. Boekingslay-out


Doordat je intercompany gebruikt zijn er verschillende extra velden die je zelf kan toevoegen aan de boekingslay-outs van de nacalculatie. Op die manier kan hier ook op geboekt worden.

In de weergaven van Intercompany nacalculatie zie je deze velden dan ook terug en kun je er eenvoudig op filteren.

Lees hier meer.


Let op! 

Boek je in de nacalculatie artikelen en het veld medewerker wordt daarbij niet gevuld, dan dien je de velden administratie medewerker en kostenplaats medewerker handmatig te vullen. Of je geeft een voorkeurwaarde mee in de boekingslay-out. 

Is de medewerker wel gevuld, dan worden de velden uit de medewerker overgenomen.

14. Factuurlay-out


Is er er sprake van intercompanyboekingen tussen meerdere administraties dan factureer je deze. De intercompanyfactuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan. Koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer over het aanpassen van factuurlay-outs.

De factuurlay-out kun je apart afdrukken/ e-mailen of verstrekken via de output-wizard

Lees hier meer.

15. Berichtsjabloon


De intercompanyfactuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

16. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?