Pro forma facturen

Pro forma facturen zet je in als communicatiemiddel met je klant of een proefrun.



Introductie


Wil je weten hoe de volgende factuur er voor de klant uitziet, dan gebruik je de mogelijkheden van pro forma facturen. Je zet de pro forma factuur in voor de volgende doeleinden:

  • Interne controle van de komende te factureren cyclus/periode. 
  • Als factuurvoorstel naar je klant, waarbij je de factuur direct als communicatiemiddel inzet. 

Je kunt middels de pro forma factuur een komende cyclus bekijken en analyseren via de Totalizer. Je kunt hiermee een proefrun genereren en zien welke abonnementen gefactureerd worden in de komende periode en welke bedragen dit is. 
De pro forma zet je in als communicatiemiddel om je klant te informeren over wat er de volgende cyclus gefactureerd gaat worden. Dit pas je bijvoorbeeld toe voor jaarlijkse abonnementsfacturen waarbij indexering per jaar wordt toegepast.

Voordat je een pro forma kunt versturen, richt je eerst verschillende zaken zoals de boekings- en rapportlay-out in. Je maakt de factuur zoals deze ook verzonden zou worden bij het factureren. Het bijzondere kenmerk van de pro forma factuur is dat het factuurnummer gelijk is aan het abonnementsnummer.


Voordelen:

  • Geen verrassing wat er gefactureerd gaat worden. 
  • Het genereren van de run gaat via de wachtrij, zodat je kunt blijven doorwerken.
  • Minder fouten en minder correcties in het facturatieproces.


 

Bereidje goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Lay-out
    Bepaal of je de meegeleverde lay-out kunt blijven gebruiken voor de pro forma facturen.
  2. Klantportal
    Wil je de pro forma laten zien in de klantportal?

Tip van de consultant


Zorg ervoor dat de layout van de pro forma factuur afwijkend is van de originele factuur, zodat je deze direct kan herkennen.

Verwijder pro forma facturen van eerdere periodes als je deze niet meer gebruikt. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting



Voor de pro forma factuur richt je een integratiesoort per administratie in. Deze is gelijk aan die van de abonnementsfactuur. 

De overige inrichting zoals items, btw etc. zal al vaak ingericht zijn bij de inrichting van het daadwerkelijke facturatieproces.


2. Boekingslay-out



Voor het toevoegen en onderhouden van pro forma facturen gebruik je een boekingslay-out. Dit is dezelfde boekingslay-out die je gebruikt bij het openen en raadplegen van de daadwerkelijke, gegenereerde abonnementsfacturen

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

3. Rapportlay-out



Voor de pro forma factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. 

Lees hier meer. 


4. Berichtsjabloon



Ook de pro forma factuur verstuur je natuurlijk digitaal. Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Voor de pro forma factuur is standaard een eigen type berichtsjabloon beschikbaar. Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

5. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de rapportlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

De instellingen gelden voor alle abonnementen van de betreffende verkooprelatie. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.

6. Verkooprelatie



Pro forma facturen verstuur je aan de verkooprelatie van het abonnement. 

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. Op projectniveau kun je hierop afwijken. 


7. Standaard inrichting



(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Artikelen

Items ten behoeve van de abonnementen. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

2. Contacten

Contactpersonen en afdelingen.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Verkooprelaties

De klanten waaraan je pro forma facturen verstrekt. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Projecten (optioneel)

Verzamel je abonnementsfacturen per project? Of wil je de omzet van een abonnement op een project tonen? Of werk je met concepten dan converteer je ook je lopende projecten die je aan je abonnement koppelt. Voor de pro forma factuur kun je de projectinformatie tonen op de lay-out.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

6. Abonnementen

Start je net met Profitovergezet, zet dan de lopende abonnementen over. De beëindigde regels neem je niet over

Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de pro forma facturen zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. Dit loopt via de integratiesoort Abonnementsfactuur.





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?