Facturatie abonnementen

Genereer met één druk op de knop je periodieke facturen.



Introductie


Periodiek dezelfde factuur sturen naar een debiteur kun je het beste doen via de abonnementen module. De abonnementen die voor facturering in aanmerking komen, stelt Profit automatisch voor op grond van de ingestelde cyclus. Je kunt factureren op basis van een factuurcyclus van een week, maand, kwartaal of jaar. Zo kun je de maandelijkse huur/ verhuur, afname van licenties, artikelen, managementfees, etc. factureren. In het abonnement leg je artikelen vast die je factureert. 
Abonnementsfacturen kun je incasseren. Dit kan apart ten op zichte van de overige facturatiemogelijkheden in de overige modules. 

Peildatum
Het moment van factureren bepaal je zelf. Je kunt vooraf en achteraf de periode factureren. Dit is op basis van de peildatum die je bij het factureren meegeeft.

Alleen financiële waarde/ omzet in abonnementen
Met de abonnementsfacturatie regel je de omzet wat resulteert in een geldstroom. Factureer je per jaar en wil je de omzet verdelen over de periodes van het betreffende jaar dan kun je hiervoor automatische transitorische boekingen maken.
Heb je te maken met voorraadmutaties/ leveringen van artikelen bij het abonnement, dan regel je deze voorraad via het orderproces in Ordermanagement. 
Is een abonnement gekoppeld aan een project, dan wordt het factuurbedrag automatisch ook getoond op het project. 

Pro forma facturen en abonnementsfacturen als voorschotnota's
Voordat je een abonnementsfactuur verstuurd, kun je de verkooprelatie een pro forma versturen. Dit kun je bijvoorbeeld doen bij periodieke indexeringen. Je kunt op deze manier je verkooprelatie informeren over welk bedrag je de komende cyclus gaat factureren. Pro forma facturen kun je dus ook inzetten als een extra communicatiemoment.

Abonnementsfacturen kun je als voorschotnota doorboeken naar de conceptfacturering binnen de module Projecten. Binnen het concept wordt het voorschot verrekend met eventuele geboekte nacalculatie op het project. Deze functionaliteit zet je in als je per periode een prijs afgesproken hebt. 

Verstrekking
Voor de verstrekking van de facturen is het van belang dat je deze per verkooprelatie juist instelt. De voorkeurwaarde staat ingesteld op E-mail als PDF + factuur als E-factuur, waardoor zowel de factuur in PDF- en UBL-formaat per e-mail verzonden worden. De bestanden gebruikt je klant voor een snelle verwerking van de inkoopfacturen.


Voordelen:

  • Periodiek automatisch dezelfde factuur.
  • Jaarfactuur kun je transitorisch boeken op basis van begin en einddatum van de gefactureerde periode.
  • Van te voren inzicht in de te factureren termijnen. 




Digitale verstrekking



Berichtsjablonen




Abonnement aanmaken en factureren



Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Cyclus
    Denk vast na over de cyclus (of cycli) waarin jij klanten factureert. Doe je dit per maand, per kwartaal of per jaar?
  2. Artikelen
    Welke artikelen breng je via een abonnement in rekening en waarom? Hebben alle artikelen een standaard prijs of is dit per abonnement maatwerk?
  3. Autorisatie
    Welke afdeling genereert de abonnementsfacturen?
  4. Integratie
    Wil je projecten integreren met je abonnementsadministratie?

    Tip van de consultant


    Je kunt het facturatieproces in één keer starten voor alle abonnementen. Het proces draait op de achtergrond via de zogeheten wachtrij. Zet hierbij direct het verstrekken via de output-wizard aan. De factuur wordt dan direct verstrekt en opgeslagen in het dossier.

    Voor het verzamelen van abonnementsfacturen gelden een aantal voorwaarden

    Integreer je projecten met abonnementen, voeg dan het veld Administratie toe aan de boekingslay-out. Deze wordt namelijk overgenomen uit het project of de projectgroep. 

    Welke functionaliteit krijg je in





    Wat richt je in.

    1. Algemene inrichting




    Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. 

    Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en artikelen (items) in.

    Om de omzet te journaliseren maak je een integratiesoort met de koppeling naar een dagboek aan en leg je grootboekrekeningen vast bij de artikelgroepen. 

    2. Instellingen Abonnementen



    Voor de facturatie en opvoer van abonnementen stel je een aantal voorkeurwaarden in.

    Zo leg je de meest voorkomende factuurcyclus vast, hoe je om wilt gaan met de begindatum van het abonnement etc. 

    Op het abonnement kun je van deze instellingen afwijken.  


    Let op!

    Afhankelijk van bepaalde instellingen en voorwaarden in het abonnement komt het abonnement in aanmerking voor facturatie.

    Lees hier meer.

    3. Contactpersoon




    In het facturatieproces maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur en bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

    In de verkooprelatie geef je een voorkeur contact op voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de termijnfactuur eventueel op afwijken. 

    Op het abonnement kun je afwijkende contactpersoon voor de facturatie opgeven. Hiervoor neem je het veld Afwijkend contactpersoon op in de boekingslay-out. 

    Lees hier meer.

    4. Boekingslay-out



    Voor het toevoegen en onderhouden van abonnementen heb je een eigen boekingslay-out. Zodra een abonnement is gefactureerd open je deze met de boekingslay-out Abonnementsfactuur

    Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

    Lees hier meer.

    5. Factuurlay-out



    Elk type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

    Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit.

    Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. Hoe Profit de lay-out bepaalt, lees je hier.

    Lees hier meer. 

    6. Berichtsjabloon



    De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.

    Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

    Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

    Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

    Lees hier meer.

    7. Verkooprelatieprofiel



    Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

    In het verkooprelatieprofiel geef je ook instellingen op voor het verzamelen van abonnementsfacturen en de eventueel bijbehorende bijlagen. 

    De instellingen gelden voor alle abonnementen van de betreffende verkooprelatie. Op abonnementsniveau kun je eventueel afwijken van de instellingen in het verkooprelatieprofiel. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

    Lees hier meer.

    8. Verkooprelatie



    De factuur verstuur je aan de verkooprelatie.

    Een verkooprelatie koppel je optioneel aan een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

    Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. 

    9. Standaard inrichting



    (Checklist)

    Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


    • Autorisatie gecontroleerd
    • Rapportlay-out volledig
    • Berichtsjabloon in orde
    • Dashboard actief
    • Signalen gedeblokkeerd
    • Proces in testomgeving doorlopen

    Optionele inrichting

    Binnen de abonnementenfacturatie is er optionele inrichting mogelijk als dit van toepassing is in jouw facturatieproces binnen jouw organisatie. Wil je eerst een pro forma factuur versturen of wil je abonnementsfacturen inzetten als voorschotnota's die je verrekent met de projectadministratie? Bekijk dan de onderstaande opties. Ook kun je nalezen hoe je handmatige abonnementsfacturen kunt inrichten op basis van de lay-outs die gebruikt worden in de automatische abonnementsfacturatie. 

    Pro forma abonnementsfactuur



    Wil je naar je klant eerst een factuurvoorstel toe sturen, dan kun je hiervoor pro forma facturen versturen. 

    Voordat je een pro forma kunt versturen, richt je eerst verschillende zaken in zoals de boekings- en rapportlay-out.

    De pro forma zet je in voor je interne controle. Of als communicatiemiddel om je klant te informeren over wat er de volgende cyclus gefactureerd gaat worden. Dit pas je bijvoorbeeld toe voor jaarlijkse abonnementsfactureren waarbij indexering per jaar wordt toegepast.

    Abonnementsfactuur als voorschot



    Abonnementsfacturen kun je als voorschotnota doorboeken naar de conceptfacturering binnen de module Projecten.

    Binnen het concept wordt het voorschot verrekend met eventuele geboekte nacalculatie op het project. Deze functionaliteit zet je in als je per periode een prijs afgesproken hebt.

    Op basis van het concept kun je dan snel zien of de geboekte nacalculatie overeenkomt met je periodieke prijs en kun je beslissen wat je met eventueel teveel geboekte nacalculatie wilt doen: factureren, afboeken of doorschuiven naar de volgende periode. 

    Om een abonnementsfactuur als voorschot te kenmerken, vink je op het abonnement het veld Voorschotnota aan. Dit veld voeg je toe aan de boekingslay-out. 

    Handmatige abonnementsfactuur



    Via de boekingslay-out boek je deze factuur. Je kunt hierbij gebruik maken van de boekingslay-out die je inricht voor het openen van automatische gegenereerde abonnementsfacturen. Of je maakt hiervoor een aparte boekingslay-out voor aan. 

    De rapportlay-out van de automatische abonnementsfactuur wordt ook gebruikt voor het verstrekken van een handmatige factuur. Wil je een aparte lay-out voor de handmatige abonnementsfacturen dan kun je deze aanmaken. Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit. Kies voor het type Abonnementsfactuur. Het eigen gemaakte rapport kun je als voorkeur rapport instellen in de boekingslay-out. Gebruik hiervoor het veld 'Afdruklay-out'.

    Lees hier meer.


    Let op! 

    In de handmatige factuur kun je geen abonnementen selecteren en daarmee de factuurcylcus van een abonnement opschuiven. 


    Conversie


    Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

    Wat



    Beschrijving



    Advies



    1. Grootboekrekeningen

    Voor de journalisering van de geld- en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

    Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

    2. Artikelgroepen

    Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Hiermee regel je de integratie van de omzet naar Financieel.

    Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

    3. Artikelen

    Je factureert abonnementsartikelen (items) met of zonder aanschaf. 

    Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

    4. Contacten

    Contactpersonen en afdelingen.

    Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


    5. Verkooprelaties

    De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

    Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is 

    6. Projecten (optioneel)

    Verzamel je abonnementsfacturen per project? Of wil je de omzet van een abonnement op een project tonen? Of werk je met concepten dan converteer je ook je lopende projecten die je aan je abonnement koppelt. 

    Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

    7. Abonnementen 

    Start je net met Profitovergezet, zet dan de lopende abonnementen over. De beëindigde regels neem je niet over. 

    Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar.


    Dit vind je nu al standaard in Profit


    We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


    Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


    Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

    Wat



    Type



    Beschrijving



    Periodetabel abonnementen

    Algemene inrichting

    Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

    Integratiesoorten

    Algemene inrichting

    Voor de abonnementsfactuur zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

    Artikelgroepen

    Data

    Er wordt standaard één artikelgroep meegeleverd voor abonnementen.  

    Projectgroepen

    Data

    Er wordt standaard een aantal projectgroepen meegeleverd.

    Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

    Algemene inrichting

    Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd.





    Beschikbare cursussen


    Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?