Conceptfactuur

De conceptfactuur is een gevolg van de doorbelaste nacalculatie of voorschotnota's.



Introductie


Het maken van concepten is een extra stap in het factureringsproces. Voordat je de nacalculatieregels daadwerkelijk factureert, bied je de verkooprelatie eerst een concept aan. Je maakt als het ware een pro forma factuur. Je kunt het concept controleren en wijzigen. Richt je de conceptfacturatie in, dan geldt dit voor alle projecten die op basis van nacalculatie (regie-basis) worden gefactureerd. 

In de Accountancybranche wordt deze functionaliteit standaard toegepast. 

Factureren op basis van prijsafspraken en werken met voorschotnota's
Voer je werkzaamheden (bijvoorbeeld de administratie van klanten) voor een klant gedurende een langere periode uit en factureer je hiervoor periodiek een vast bedrag, dan kun je deze prijsafspraken verrekenen met de daadwerkelijke vastgelegde nacalculatie. De periodieke prijsafspraken factureer je via abonnementsfacturen of handmatige projectfacturen en deze facturen boek je als vooschotnota op het concept. Ook de nacalculatie verzamel je na het accorderen en gereedmelden op het concept. In het concept kun je dan bepalen wat je met de regels wilt doen en wat je daadwerkelijk aan je klant factureert. Door te werken met voorschotnota's heb je eerder je geld. 

Beoordelen en bewerken Concepten
Met concepten kun je invloed uitoefenen op de te factureren bedragen. Het is mogelijk om bedragen door te schuiven naar een volgende factuur of af te boeken. Ook kun je regels toevoegen aan een concept. Of kun je regels overboeken naar een ander concept (ook naar een andere verkooprelatie). De vraag is echter of dit etisch verantwoord is?)
In de weergave Concepten beschik je over een kleurcodering om onderscheid te maken tussen de verschillende statussen. 

Verdichten en werken met tekstcodes
Binnen de concepten kun je regels verdichten tot één regel. Zo kun je meerdere geboekte nacalculatie van verschillende medewerkers tot één regel verdichten op de factuur. Je kunt ook werken met tekstcodes. De geboekte nacalculatie kun je dan voor intern gebruik specificeren door bijvoorbeeld met meerdere werksoorten te werken. Als aan de verschillende werksoorten dezelfde tekstscode gekoppeld is, dan kun je deze tekst tonen op de factuur. Dit kun je bijvoorbeeld doen voor verschillende advieswerkzaamheden waar je intern inzicht in wilt hebben, terwijl je op de factuur de tekst 'Advieswerkzaamheden' toont.


Voordelen:

  • Veel verdichtingsmogelijkheden t.b.v. de eindfactuur.
  • Extra controle in het facturatieproces waardoor fouten en correcties in de daadwerkelijke facturatie voorkomen worden.
  • Werken met voorschotnota's en eerder je geld. 



Berichtsjablonen


 

Bereidje goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Factuurtekst
    Welke factuurteksten toon je op de factuur? 
  2. Groepering
    Bepaal welke groepering je op de factuurlay-out wilt tonen in verband met de inrichting van het rapport.
  3. Prijsafspraken
    Werk je met periodieke prijsafspraken en dus voorschotnota's?
  4. Facturatiemethode
    Bepaal je basisfacturatiemethode. Factureer je per project of per verkooprelatie?
  5. Vierkantscontrole
    Wil je gebruik maken van de vierkantscontrole?
  6. Autorisatie
    Is er sprake van autorisatie binnen de conceptfacturatie?

Tip van de consultant


Werk je met tekstcodes op de factuur, dan richt je hiervoor de conceptfactuur- en projectfactuurlay-out voor in. 

Wil je autorisatie toepassen binnen de conceptfacturatie, dan kun je hiervoor filterautorisatie op declaranten inrichten. Per (hoofd)declarant kun je dan de concepten tonen.

Werk je met onderhanden werk totalen, maak dan gebruik van de vierkantscontrole.

Ga je starten met Profit verwerk dan in je 'oude' applicatie eerst alle openstaande voorschotten en nacalculatie zodat je geen openstaande concepten meer hebt. Dit is voor de conversie handiger.

Werk je in het facturatieproces met meerdere administraties? Test dan in het proces goed hoe de administratie automatisch bepaald wordt. Hiervoor gelden namelijk meerdere voorwaarden. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting



Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. Dit geldt ook voor de conceptfacturatie.

Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en items (artikelen, uren en kosten) in.


Let op!

Bij conceptfacturatie is er geen sprake van journaalposten. Je hoeft dan ook geen integratiesoort en dagboeken in te richten. Wel richt je een teller voor de conceptfactuurnummering in. 

Lees hier meer.

2. Instellingen Projecten



Wil je concepten gebruiken, dan stel je dit in de instellingen van projecten in. Hierbij geef je direct verschillende instellingen op. Zo kun je regels verdichten, werken met tekstcodes, gebruik maken van voorschotnota's etc. 

Als je kiest voor de standaard ingestelde factureringsmethode 'Factureren per verkooprelatie' dan worden alle projecten van één verkooprelatie standaard verzameld tot één factuur. Je kunt hier per project nog op afwijken, door het veld 'Apart factureren' in het project aan te vinken. 

Lees hier meer.



3. Contactpersoon



Verstrek je de conceptfactuur aan je verkooprelatie, dan gebruik je hiervoor de conctactpersoon die ook gebruikt wordt in het facturatieproces. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur en bij het verstrekken van de conceptfactuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

In de verkooprelatie geef je een voorkeur contact op voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de conceptfactuur, eventueel op afwijken. 

Binnen de projectfacturatie kun je extra afwijken en per project een contact voor de facturatie opgeven. 

Lees hier meer.


Let op!

Factureer je op basis van verkooprelaties dan kun je meerdere projecten in één concept verzamelen. Profit kijkt dan altijd naar de instellingen op de verkooprelatie en niet naar het project. 

4. Boekingslay-out



Gegenereerde concepten open je in de boekingslay-out Conceptfactuur. Deze gebruik je ook voor handmatig toegevoegde concepten. 

Werk je met verdichtingen in de concepten, dan kun je vanuit de verdichte conceptregel doorklikken naar de detailregels. Hiervoor gebruik je de boekingslay-out Detailregels conceptfactuur.

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

5. Rapportlay-out



De conceptfactuur kent zijn eigen rapportlay-out. De standaard meegeleverde lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. 

Werk je met verdichte conceptregels, dan wordt hier ook standaard één lay-out voor meegeleverd.

Lees hier meer.


6. Berichtsjabloon



De conceptfactuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

7. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de conceptfactuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

De instellingen gelden voor alle projecten van de betreffende verkooprelatie. Op projectniveau kun je eventueel afwijken van de instellingen in het verkooprelatieprofiel. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.


Let op!

Het verzamelen van projectfacturen is afhankelijk van de facturatiemethode uit de instellingen. 

Lees hier meer. 

8. Verkooprelatie



De conceptfactuur verstuur je aan de verkooprelatie.

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. Op basis van deze instelling wordt de conceptfactuur gemaild.

Lees hier meer over de conceptinstellingen op de verkooprelatie en kies voor onderstaande knop voor de algemene inrichting van verkooprelaties.


9. Doorbelasten



Bij het genereren van Concepten worden nacalculatieregels op een project(fase) toegevoegd aan het concept als de betreffende nacalculatieregel is geaccordeerd en gereedgemeld en op doorbelasten staat. 

Het is belangrijk om te weten hoe het doorbelasten in Profit werkt en welke instellingen je hiervoor kunt doen. 

Lees hier meer.

10. Voorschotnota's (Abonnementen)



(Optioneel)

Binnen conceptfacturatie kun je werken met voorschotnota's. Dit geef je bij de instellingen in.

Voorschotnota's genereer je via abonnementsfacturen of een handmatige projectfactuur. Deze functionaliteit zet je in als je per periode een prijs afgesproken hebt. Hiervoor zet je de in de boekingslay-out van het abonnement en/ of de projectfactuur het veld Voorschotnota aan.

Binnen het concept wordt het voorschot verrekend met eventuele geboekte nacalculatie op het project. 

Veelal zal er een periodieke prijsafspraak zijn gemaakt. Hiervoor gebruik je de abonnementenadministratie. Het abonnement factureer je, waarna de abonnementsfactuur als voorschot in het concept wordt geboekt. 


11. Vierkantscontrole en Periodetotalen OHW



(Optioneel)

Binnen de conceptfacturatie kun je een vierkantscontrole instellen. Door deze instellingen wordt na het wijzigen van het aantal of het bedrag in een onverdichte regel automatisch een correctieregel aangemaakt. In de gewijzigde regel kun je meteen aangeven wat met het verschil in aantal moet worden gedaan: Afboeken of Doorschuiven.

Lees hier meer over het instellen van de vierkantscontrole en klik op onderstaande knop voor de inrichting van de Periodetotalen onderhanden werk. 


12. Verdichten op basis van tekstcodes



(Optioneel)

Binnen de conceptfacturatie kun je regels verdichten. Hierbij kun je werken met tekstcodes. 

Zo kun je meerdere geboekte nacalculatie van verschillende medewerkers tot één regel verdichten op de factuur. Intern heb je dan goed inzicht welke uren geboekt zijn, maar de klant hoeft deze specificatie niet terug te zien.

Je kunt ook werken met tekstcodes. De geboekte nacalculatie kun je dan voor intern gebruik specificeren door bijvoorbeeld met meerdere werksoorten te werken. Als aan de verschillende werksoorten dezelfde tekstscode gekoppeld is, dan kun je deze tekst tonen op de factuur

Lees hier meer. 

13. Projectfactuur



Zodra je een concept hebt beoordeeld, stel je deze factureerbaar om de daadwerkelijke factuur te genereren.

Bij de definitieve faturen generereer je de zogeheten projectfactuur. Deze factuur is een gevolg van het concept. De projectfactuur kun je ook inzetten voor handmatige projectfacturen. 

Voor de projectfactuur richt je ook een boekingslay-out, factuur-lay-out etc. in.



14. Standaard inrichting



(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Artikel- en integratiegroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

2. Items

Voor de facturatie van abonnementen richt je artikelen in, voor het boeken van uren richt je werksoorten in. Deze komen mee in de regels van de concepten. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Projectgroepen

Projecten koppel je aan een projectgroep. Gezien de facturatie van projecten, zullen deze ingericht moeten zijn. Projectgroepen kunnen ook gebruikt worden voor de integratie naar financieel.

Voeg deze handmatig toe.

4. Projecten

Factureer je op basis van projecten, dan converteer je de projecten.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Concepten

Heb je nog openstaande regels te factureren of voorschotten te verrekenen, voeg dan de concepten handmatig toe. 

Voeg deze handmatig toe.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabel projecten

Algemene inrichting

Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

Artikelgroepen

Data

Er worden standaard artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen meegeleverd.

Integratiegroepen

Data

Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. 

Projectgroepen

Data

Er wordt standaard een aantal projectgroepen meegeleverd.

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd.





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?