Projectfactuur

De projectfactuur is een gevolg van de doorbelaste nacalculatie of een concept. Ook gebruik je de projectfactuur voor een handmatige factuur.



Introductie


De projectfactuur gebruik je voor de automatische en handmatige facturatie. Termijnfacturatie is ook een optie. Klik hier voor de inrichting van de factureren op basis van termijnen. 

Automatische projectfactuur
In de projectadministratie genereer je de projectfactuur op basis van de gereedgemelde en doorbelaste nacalculatie. Of je factureert op basis van concepten. Dit wordt automatische projectfactuur genoemd. 

Staan de geboekte werksoorten, kosten en artikelen in de nacalculatieregels op doorbelasten en zijn ze goedgekeurd dan komen deze nacalculatieregels voor de facturatie beschikbaar. Je genereert hierbij de automatische projectfactuur. De factuur is dan ook het gevolg van een voorliggend proces. Als dit proces op orde is, dan is het facturatieproces één druk op de knop en kunnen facturen massaal gegenereerd worden.

Facturatie-instellingen 
Voor het verzamelen van de factuur zijn er diverse methodes, zoals verzamelen per project, per projectfase, medewerker, per referentie opdrachtgever etc. Ook geef je verschillende instellingen op voor het verzamelen per periode en de facturatiefrequentie. Deze instellingen kun je op project niveau meegeven, maar ook op een hoger niveau zoals het verkooprelatieprofiel, waarmee je het facturatie proces versneld. 

Handmatige projectfactuur
De projectfactuur kun je ook inzetten voor handmatige projectfacturen. Er liggen dan geen regels vanuit de nacalculatie of concepten ten grondslag aan deze facturen. Je kunt voor de handmatige factuur dezelfde lay-out gebruiken of een aparte lay-out inrichten. Voor de handmatige factuur richt je net zal de automatische projectfactuur een eigen integratiesoort, bijbehorend verkoopdagboek en eventuele eigen factuurnummering in. 

Verstrekking
Voor de verstrekking van de facturen is het van belang dat je deze per verkooprelatie juist instelt. De voorkeurwaarde staat ingesteld op E-mail als PDF + factuur als E-factuur, waardoor zowel de factuur in PDF- en UBL-formaat per e-mail verzonden worden. De bestanden gebruikt je klant voor een snelle verwerking van de inkoopfacturen.


Voordelen:

  • Meerdere verzamelmethodes.
  • Verstrekken ubl bestand zorgt voor versnelling in het verwerkingsproces van de inkoopfactuur van je klant.
  • Meerdere verkooprelatieprofielen zorgen voor uitgebreide mogelijkheden voor het verzamelen van facturen.



Digitale verstrekking

Berichtsjablonen


Incasso-instellingen vastleggen op project


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Verzamelmethodes
    Bepaal vooraf welke verzamelmethodes er zijn.
  2. Frequentie van facturatie
    Bepaal vooraf de frequentie van de facturering die je wilt toepassen of kent in je organisatie?
  3. Factuur verdichten
    Bepaal welke groepering je op de factuurlay-out wilt tonen in verband met de inrichting van het rapport.
  4. Verstrekken van facturen
    Bepaal hoe je om wilt gaan met het verstrekken van bijlagen bij de factuur? Wil je de bijlage uit de nacalculatie, verkooporder en/of projectbon ook meesturen?
  5. Facturatiemethodes
    Bepaal je basisfacturatiemethode. Factureer je per project of per verkooprelatie?

Tip van de consultant



Zorg ervoor dat de factuur het logische gevolg is van de gereedgemelde en doorbelaste nacalculatie. Dan kun je namelijk snel factureren. Je kunt elke dag factureren. Profit toont automatisch de regels die in aanmerking komen voor facturatie op basis van ingestelde verzamelmethodes, verzamelperiodes en facturatiefrequenties.

Voorkom dat je bij de implementatie specifieke klantafspraken niet zomaar overzet. Ga voor standaardisatie en communiceer dit tijdig naar je verkooprelaties.

Per module is er een factuurlay-out. Factureer je uit meerdere modules, maak dan eerst één factuurlay-out en kopieer deze dan naar de factuur van de andere module. Op deze manier heb je veel standaard zaken direct goed op je factuur staan. 

Werk je in het facturatieproces met meerdere administraties? Test dan in het proces goed hoe de administratie automatisch bepaald wordt. Hiervoor gelden namelijk meerdere voorwaarden. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting



Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. 

Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en items (artikelen, uren en kosten) in.

Om de omzet te journaliseren maak je een integratiesoort met de koppeling naar een dagboek aan en leg je grootboekrekeningen vast bij de artikel- en integratiegroepen. 


2. Instellingen Projecten



Voor de facturatie vanuit Projecten geef je verschillende instellingen op. Stel in wat je voorkeur factureringsmethode in. 

Factureer je een extra toeslag, dan kun je in de instellingen hier een kostensoort voor opgeven.

Verder kun je aangeven dat de gefactureerde nacalculatie weer open wordt gezet als je de factuur crediteert.  

Lees hier meer.


Let op!

Als je kiest voor de standaard ingestelde factureringsmethode 'Factureren per verkooprelatie' dan worden alle projecten van één verkooprelatie standaard verzameld tot één factuur. Je kunt hier per project nog op afwijken, door het veld 'Apart factureren' in het project aan te vinken. 

3. Projectlocatie



(Optioneel)

Binnen de projectenadministratie kun je projectbonnen op de ingestelde projectlocatie leveren. Deze locatie kun je ter info opnemen op de factuurlay-out.

De projectlocatie leg je vast in de eigenschappen van het project. 

Lees hier meer.

4. Contactpersoon



In het facturatieproces maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur en bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

In de verkooprelatie geef je een voorkeur contact op voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de factuur eventueel op afwijken. 

Binnen de projectfacturatie kun je extra afwijken en per project een contact voor de facturatie opgeven. 

In de boekingslay-out voor een handmatige projectfactuur is het mogelijk een afwijkend contactpersoon op te voeren.

Lees hier meer.

5. Boekingslay-out



Elke type factuur kent een eigen boekingslay-out, zo ook de projectfactuur. Alle facturen zijn het gevolg van een voorliggend proces zoals pakbon, termijnen, cursus, etc. Het is ook mogelijk om handmatige facturen aan te maken binnen het proces waaruit je het standaard proces factureert. Voor de handmatige factuur gebruik je ook de boekingslay-out.  

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

6. Factuurlay-out



Elke type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. Hoe Profit de lay-out bepaalt, lees je hier.

Lees hier meer.


Let op!

Je kunt kiezen uit verschillende lay-outs met verschillende groeperingen en verschillende specificaties. Stem goed af welke groepering je wilt toepassen in je factuur. Test de standaard meegeleverde rapporten goed door meerdere regels te factureren. 

7. Berichtsjabloon



De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

8. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. Ook geef je voor de projectfactuur instellingen op zoals de verzamelmethode facturatiefrequentie en hoe je wilt omgaat met de verstrekking van bijlagen. 

De instellingen gelden voor alle projecten van de betreffende verkooprelatie. Op projectniveau kun je eventueel afwijken van de instellingen in het verkooprelatieprofiel. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.


Let op!

Het verzamelen van projectfacturen is afhankelijk van de facturatiemethode uit de instellingen. 

Lees hier meer. 

9. Verkooprelatie



De factuur verstuur je aan de verkooprelatie.

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. 


10. Doorbelasten





Automatische projectfacturen zijn de zogeheten regiefacturen. Deze facturen worden gegenereerd als de nacalculatie op een project(fase) is goedgekeurd en op doorbelasten staat. 

Het is belangrijk om te weten hoe het doorbelasten in Profit werkt en welke instellingen je hiervoor kunt doen. 

Lees hier meer.

11. Standaard inrichting




(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Optionele inrichting

Binnen de automatische projectfacturatie is er optionele inrichting mogelijk als dit van toepassing is in jouw facturatieproces binnen jouw organisatie. 
Wil je facturen op basis van concepten?  Is wet ketenaansprakelijkheid van toepassing binnen jouw organisatie en reserveer je gelde op de g-rekening? Bekijk dan de onderstaande optie. Ook kun je nalezen hoe je handmatige projectfacturen kunt inrichten op basis van de lay-outs die gebruikt worden in de automatische projectfacturatie. 

Factureren op basis van Concepten




In bepaalde branches (is het noodzakelijk om eerst een conceptfactuur te versturen of wil je voorschotfacturen via abonnementen verzamelen met de goedgekeurde en doorbelaste nacalculatie. Hiervoor kun je de functionaliteit Concepten gebruiken.

Concepten is een extra stap binnen het automatische projectfacturatieproces. Binnen de concepten kun je regels doorschuiven, afboeken, overboeken naar een ander concept of plusregels toevoegen. 

Het concept kun je factureren, waarna dit resulteert in een automatische projectfactuur.



Let op! 

In de Accountancybranche wordt deze functionaliteit standaard toegepast. 

Wet Ketenaansprakelijkheid



(Activering)

In bepaalde branches wordt geld gereserveerd op de g-rekening. Dit is een verplichting in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid. 

Vanuit het facturatieproces stel je in dat een bepaald bedrag op een g-rekening betaald moet worden. Je berekent het bedrag automatisch door een percentage loonsom en percentage g-rekening in te stellen. 

De g-rekening is zowel te gebruiken bij de normale btw-regeling als btw-verlegd regeling. 

Lees hier meer.

Handmatige projectfactuur




Via de boekingslay-out boek je deze factuur. Je kunt hierbij gebruik maken van de boekingslay-out die je inricht voor het openen van automatisch gegenereerde projectfacturen en/of termijnfacturen. Of je maakt hiervoor een aparte boekingslay-out voor aan. 

De rapportlay-out van de automatische projectfactuur kan ook gebruikt worden voor het verstrekken van een handmatige factuur. Wil je een aparte lay-out voor de handmatige projectfacturen dan kun je deze aanmaken. Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit. Kies voor het type 'Projectfactuur'. Het eigen gemaakte rapport kun je als voorkeur rapport instellen in de boekingslay-out. Gebruik hiervoor het veld 'Afdruklay-out'.

Lees hier meer.


Let op! Om de de handmatige projectfactuur aan te kunnen maken en te journaliseren richt je een integratiesoort, bijbehorend dagboek en factuurteller in. 



Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de geld- en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikel- en integratiegroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Projectgroepen

Projecten koppel je aan een projectgroep. Gezien de facturatie van projecten, zullen deze ingericht moeten zijn. Projectgroepen kunnen ook gebruikt worden voor de integratie naar financieel.

Voer deze handmatig op.

4. Items

Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten)

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Contacten

Contactpersonen, afdelingen en afleveradressen 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


6. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

7. Projecten

Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor facturatie. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabel projecten

Algemene inrichting

Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de verkoopfactuur zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

Artikelgroepen

Data

Er worden standaard artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen meegeleverd.

Integratiegroepen

Data

Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. 

Projectgroepen

Data

Er wordt standaard een aantal projectgroepen meegeleverd.

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd.





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?