Termijnfactuur

Je factureert een project in verschillende termijnen.
De termijnfactuur is een gevolg van de gereedgemelde termijn. 



Introductie


Via termijnfacturering kun je projecten met een aanneemsom in één of meerdere termijnen factureren. Deze factureringsmethode zet je in als je per project(fase) een totaal facturatiebedrag afspreekt. Dit bedrag deel je op in termijnen. Termijnfacturatie pas je toe op projecten waarbij je niet op basis van daadwerkelijke nacalculatie wilt factureren, omdat de nacalculatie te gedetailleerd is. Bijvoorbeeld de bouw van een huis, wat je bouwt voor een klant en je factureert in zeven termijnen. Het verbruik (nacalculatie) is per fase geregistreerd en van belang voor je marge berekening, maar is niet van belang voor je klant. Op basis van afgesproken termijnen in je project stuur je de factuur aan je klant. Optioneel is het mogelijk om eerst nog een factuurvoorstel aan de klant te verstrekken voordat de echte factuur wordt gemaakt.

Termijnen
Bij het project geef je aan of je termijnfacturering toepast. Een termijnfactuur genereer je op basis van gereedgemelde termijnen. Standaard kunnen projectleiders of de projectadministratie de termijnen gereedmelden. Deze mensen zijn betrokken bij het project en kunnen vaak goed bepalen of een termijn gefactureerd kan worden.  De facturatie van de termijn zelf is dan een logisch gevolg en een druk op de knop. 

Verstrekking
Voor de verstrekking van de facturen is het van belang dat je deze per verkooprelatie juist instelt. De voorkeurwaarde staat ingesteld op E-mail als PDF + factuur als E-factuur, waardoor zowel de factuur in PDF- en UBL-formaat per e-mail verzonden worden. De bestanden gebruikt je klant voor een snelle verwerking van de inkoopfacturen.


Voordelen:

  • Gemaakte prijsafspraken in de offerte zijn geborgd in het project en genereer je op basis van schema's.
  • Verstrekken ubl bestand zorgt voor versnelling in het verwerkingsproces van de inkoopfactuur van je klant.
  • Van te voren inzicht in de te factureren termijnen. 


Digitale verstrekking

Berichtsjablonen

Optimalisatie Profit 15




Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Aanvullende informatie op de factuur
    Toon je op de termijnfactuur informatie uit de offerte en/of projectfases? Kun je de standaard meegeleverde factuurlay-out gebruiken? 
  2. Autorisatie
    Welke afdeling genereert en verstrekt de factuurtermijnen?
  3. Wet Ketenaansprakelijkheid
    Is de Wet Ketenaansprakelijkheid van toepassing in de termijnfacturering in jouw organisatie?

Tip van de consultant



Zorg ervoor dat de factuur het logische gevolg is van de gereedgemelde termijnen. Maak gebruik van de standaard meegeleverde signalen voor het informeren van te factureren termijnen. 

Per module is er een factuurlay-out. Factureer je uit meerdere modules, maak dan eerst één factuurlay-out en kopieer deze dan naar de factuur van de andere module. Op deze manier heb je veel standaard zaken direct goed op je factuur staan. Zorg voor standaardisatie en ga voor één factuurlay-out voor alle administraties. Houd de lay-out simpel. Een opmerking 'Conform offerte' is simpel en geeft een klant al genoeg houvast. 

Werk je met projectfases in combinatie met OHW test het proces dan goed. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting



Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. 

Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en kostensoorten (items) in.

Om de omzet te journaliseren maak je een integratiesoort met de koppeling naar een dagboek aan en leg je grootboekrekeningen vast bij de artikel- en integratiegroepen. 


2. Instellingen Projecten



Voor de facturatie vanuit Projecten geef je verschillende instellingen op. Stel in wat je voorkeur factureringsmethode in. 

Verder kun je aangeven dat de gefactureerde termijnen weer open worden gezet als je de factuur crediteert. 

Lees hier meer.


Let op!

Als je kiest voor de standaard ingestelde factureringsmethode 'Factureren per verkooprelatie' dan worden alle projecten van één verkooprelatie standaard verzameld tot één factuur. Je kunt hier per project nog op afwijken, door het veld 'Apart factureren' in het project aan te vinken. 

3. Termijnen



Voor het genereren van een termijnfactuur heb je termijnen nodig. Termijnen kun je op verschillende momenten in het proces aanmaken. 

Ook kun je termijnen koppelen en projectfases en inzetten voor het meewerk wat je wilt factureren. 

Om te factureren, meld je termijnen gereed. De acties gereedmelden en factureren zijn apart te autoriseren. 

Richt eerst het proces van termijnen in.

4. Termijn via factuurvoorstel



(Optioneel)

Wil je naar je klant eerst een factuurvoorstel toe sturen, dan kun je op basis van de gereedgemelde termijn een factuurvoorstel sturen. 

Voordat je een factuurvoorstel kunt versturen, richt je eerst verschillende zaken zoals de boekings- en factuurvoorstellay-out in.

Als het factuurvoorstel akkoord is, dan maak je vanuit het factuurvoorstel een factuur aan. Deze factuur wordt gegenereerd op basis van de lay-out van de termijnfactuur.


5. Contactpersoon




In het facturatieproces maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur en bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

In de verkooprelatie geef je een voorkeur contact op voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de termijnfactuur eventueel op afwijken. 

Binnen de projectfacturatie kun je extra afwijken en per project een contact voor de facturatie opgeven. 

In de boekingslay-out voor een handmatige projectfactuur is het mogelijk een afwijkend contactpersoon op te voeren.

Lees hier meer.

6. Boekingslay-out




Voor het toevoegen en onderhouden van termijnen heb je een eigen boekingslay-out. Zodra een termijn is gefactureerd is deze terug te vinden in het menu Facturen.  De termijnfactuur open je met de boekingslay-out Projectfactuur. Deze boekingslay-out wordt ook gebruikt bij de handmatige en automatische projectfactuur.   

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

7. Factuurlay-out



Elke type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. Hoe Profit de lay-out bepaalt, lees je hier.

Lees hier meer. 

8. Berichtsjabloon



De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

9. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

De instellingen gelden voor alle projecten van de betreffende verkooprelatie. Op projectniveau kun je eventueel afwijken van de instellingen in het verkooprelatieprofiel. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.

10. Verkooprelatie



De factuur verstuur je aan de verkooprelatie.

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. 


11. Standaard inrichting



(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Optionele inrichting

Binnen de termijnfacturatie is er optionele inrichting mogelijk als dit van toepassing is in jouw facturatieproces binnen jouw organisatie. Is wet ketenaansprakelijkheid van toepassing binnen jouw organisatie en reserveer je gelde op de g-rekening? Bekijk dan de onderstaande optie. Ook kun je nalezen hoe je handmatige projectfacturen kunt inrichten op basis van de lay-outs die gebruikt worden in de automatische projectfacturatie. 

Wet Ketenaansprakelijkheid



(Activering)

In bepaalde branches wordt geld gereserveerd op de g-rekening. Dit is een verplichting in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid. 

Vanuit het facturatieproces stel je in dat een bepaald bedrag op een g-rekening betaald moet worden. Je berekent het bedrag automatisch door een percentage loonsom en percentage g-rekening in te stellen. 

Voeg eventueel in de boekingslay-out van de termijnen en de projectfactuur de betreffende velden toe.

De g-rekening is zowel te gebruiken bij de normale btw-regeling als btw-verlegd regeling. 

Lees hier meer.

Handmatige projectfactuur




Via de boekingslay-out boek je deze factuur. Je kunt hierbij gebruik maken van de boekingslay-out die je inricht voor het openen van automatische gegenereerde projectfacturen en/of termijnfacturen. Of je maakt hiervoor een aparte boekingslay-out voor aan. 

De rapportlay-out van de automatische projectfactuur kan ook gebruikt worden voor het verstrekken van een handmatige factuur. Wil je een aparte lay-out voor de handmatige projectfacturen dan kun je deze aanmaken. Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit. Kies voor het type 'Projectfactuur'. Het eigen gemaakte rapport kun je als voorkeur rapport instellen in de boekingslay-out. Gebruik hiervoor het veld 'Afdruklay-out'.

Lees hier meer.


Let op! Om de de handmatige projectfactuur aan te kunnen maken en te journaliseren richt je een integratiesoort, bijbehorend dagboek en factuurteller in. 



Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de geld- en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikel- en integratiegroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Projectgroepen

Projecten koppel je aan een projectgroep. Gezien de facturatie van projecten, zullen deze ingericht moeten zijn. Projectgroepen kunnen ook gebruikt worden voor de integratie naar financieel.

Voer deze handmatig op.

4. Items

Je factureert kostensoorten (items).

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Contacten

Contactpersonen en afdelingen.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


6. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

7. Projecten

Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor facturatie. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

8. Projectfases

Voer bij de projecten ook de projectfases op als deze van toepassing zijn in jouw proces. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

9. Termijnen

Start je net met Profit en heb je lopende projecten overgezet, zet dan de openstaande termijnen over. De gefactureerde termijnen neem je niet over. Op het project krijg je dan vanuit de conversie een lagere aanneemsom. Eerder gefactureerde omzet kun je middels een projectboeking vanuit financieel opboeken. Deze boeking kun je eventueel in de beginbalans tegenboeken. 

Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabel projecten

Algemene inrichting

Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de verkoopfactuur zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

Integratiegroepen

Data

Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. 

Projectgroepen

Data

Er wordt standaard een aantal projectgroepen meegeleverd.

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd.





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?