Voeg termijnen toe vanuit de voorcalculatie of bij het aanmaken van het project. Maak gebruik van termijnschema's.
Binnen de projectadministratie is termijnfacturatie mogelijk. Termijnfacturatie pas je toe op projecten waarbij je niet op basis van daadwerkelijke nacalculatie wilt factureren, omdat de nacalculatie te gedetailleerd is. Bijvoorbeeld de bouw van een huis, wat je bouwt voor een klant en je factureert in zeven termijnen. Het verbruik (nacalculatie) is per fase geregistreerd en van belang voor je marge berekening, maar is niet van belang voor je klant. Op basis van afgesproken termijnen in je project stuur je de factuur aan je klant. Je kunt hiermee je project goed indelen in fasering en per fase termijnen vastleggen. Bij het project geef je aan of je termijnfacturering toepast.
Vastleggen termijnen
Termijnen genereer je automatisch via termijnschema's (bijvoorbeeld 50% bij aanvang en 50% achteraf). Je legt termijnen vanuit een voorcalculatie (offerte) vast als je termijnen specifiek aan de voorcalculatie gekoppeld wil hebben voor extra informatie op de offerte- of factuurlay-out. Of je gebruikt deze mogelijkheid als degene die de termijnen genereert geen rechten hoeft te hebben op het project.
Maak je het project aan nadat de voorcalcuatie (als offerte/ order) is goedgekeurd, dan kun je termijnen genereren op basis van het projectprofiel. Handmatig termijnen toevoegen is ook een optie. Je kiest per type project een methode voor het toevoegen van termijnen.
Vervallen en gereedmelden termijnen
Aan termijnen kun je een vervaldatum koppelen. Deze vervaldatum gebruik je als leidraad voor het gereedmelden van een termijn. Maak hierbij gebruik van het standaard signaal Project/Termijn is vervallen en niet gereedgemeld.
Een termijnfactuur genereer je op basis van gereedgemelde termijnen. Standaard kunnen projectleiders of de projectadministratie de termijnen gereedmelden. Deze mensen zijn betrokken bij het project en kunnen vaak goed bepalen of een termijn gefactureerd kan worden. De facturatie van de termijn zelf is dan een logisch gevolg en een druk op de knop.
Meerwerk en doorbelasten
Op een project waar termijnfacturering van toepassing is, kun je eventueel meerwerk factureren. Dit regel je via de projectfasen. Dit meerwerk factureer je op basis van de automatisch projectfacturering (regie) waarbij je een projectfactuur genereert. Dit alles is afhankelijk van het veld Doorbelasten.
Maak gebruik van de standaard meegeleverde signalen voor het informeren van vervallen of te factureren termijnen.
Werk je met projectfases in combinatie met OHW test het proces dan goed.
Converteer je lopende projecten uit je vorige applicatie in Profit dan zet je alleen de openstaande termijnen over. Dit verlaagt je aanneemsom van het project. Eventueel gefactureerde omzet boek je op het project via een journaalpost in Financieel.
Bij het vastleggen van termijnregels boek je op items van het type kosten. Je hebt minimaal één kostensoort nodig.
Wil je per termijn een kostensoort opvoeren, dan kun je meerdere kostensoorten aanmaken. Bijvoorbeeld; Termijn 1, Termijn 2 etc.
De kostensoort bepaalt de tariefgroep voor de btw.
Kosten zijn gekoppeld aan een integratiegroep en hiermee regel je eventueel de omzetjournaalpost.
De journalisering is afhankelijk van de gekozen integratie instellingen voor het journaliseren van facturen in de projectadministratie.
(Optioneel)
Termijnen kun je koppelen aan projectfasen. Dit kun je via de projectfase zelf doen of via het toevoegen van termijnen via de boekingslay-out.
Werk je met projectfases breid dan de boekingslay-out uit met dit veld.
Middels het koppelen van termijnen aan een projectfase kun je aanvullende informatie uit de projectfase op de factuur tonen.
Ook gebruik je dit voor het journaliseren van het OHW in combinatie met projectfasen volgens de OHW-methode Percentage of completion (POC).
Lees hier meer over het koppelen van termijnen aan projectfasen en klik op onderstaande knop voor de inrichting van projectfasen.
(Optioneel)
Pas je bij projecten termijnfacturering toe dan kan het zijn dat je te maken hebt met meer- en/of minderwerk.
Voor minderwerk kun je een handmatige negatieve projectfactuur of een negatieve termijn opvoeren. Het verschil kun je berekenen aan de hand van de geregistreerde voor- en nacalulcatie.
Voor het meerwerk op een project maak je een projectfase aan. Je kunt hierbij kiezen of je deze fase op basis van nacalculatie wilt doorbelasten en factureert via de automatische projectfactuur. Het is ook mogelijk om meerwerk op basis van termijnen te factureren.
Het is belangrijk om de werking van het veld doorbelasten goed te begrijpen.
Lees hier meer.
Voor het vastleggen van termijnen op een project(fase) maak je gebruik van een boekingslay-out. In de termijnregels leg je het bedrag vast en kun je eventueel een vervaldatum meegeven.
Werk je met projectfasen breid dan de boekingslay-out uit met dit veld.
Lees hier meer.
Let op!
Profit controleert of het totaalbedrag van de termijnregels overeenkomt met de aanneemsom van het project. Als dit niet het geval is krijg je een melding met de vraag of je de Aanneemsom wilt wijzigen. Als je Nee antwoordt, kun je de termijnbedragen alsnog wijzigen.
(Optioneel)
Bij het vastleggen van termijnen, kun je gebruik maken van termijnschema's. In een termijnschema leg je het aantal termijnen, de bijbehorende kostensoort en het percentage (%) vast.
Werk je bijvoorbeeld altijd met twee termijnen (één bij aanvang en één bij afsluiten project) dan kun je hier een termijn voor opvoeren. Op deze manier kun je snel termijnen opvoeren in het dagelijks proces.
Lees hier meer.
(Maak een keuze)
Je kunt op verschillende manieren/ momenten termijnen vastleggen. Dit is afhankelijk van je proces/ type project:
Voor het vastleggen van termijnen kies je uit één van de bovenstaande methoden.
Lees hier meer over de methoden. Je vindt deze informatie onder de inrichtingsblokken op deze pagina.
De termijnfactuur genereer je op basis van gereedgemelde termijnen. Je kunt termijnen van meerdere projecten tegelijkertijd factureren.
Voor de inrichting van de facturatie van termijnen richt je verschillende zaken in zoals de factuurlay-out, betaalvoorwaarden, het verkooprelatie-profiel etc.
Termijnen zijn zowel in InSite als OutSite zichtbaar in het project.
In OutSite geldt de voorwaarde dat je als teamlid op het project bent toegevoegd.
In InSite kun je de termijnen inzien als je rechten hebt op de projectenpagina en de overzichtspagina van termijnen.
In InSite is het ook mogelijk om termijnen gereed te melden. Zowel vanuit het project zelf of vanuit een weergave met alle termijnen over alle projecten heen.
Lees hier meer.
(Checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Termijnen kun je op verschillende manieren/momenten vastleggen. Dit is afhankelijk van je proces/ type project.
Je kunt handmatig, op basis van voorcalculaties of op basis van projectprofielen termijnen genereren.
Klik hier om terug te gaan naar Wat richt je in.
Eén van de mogelijkheden is het handmatig vastleggen van termijnen via het project. Hierbij leg je de termijnen vast via de boekingslay-out. Je kunt in de boekingslay-out kiezen voor de actie Genereren termijnen waarbij je gebruik kunt maken van termijnschema's.
Lees hier meer.
Eén van de mogelijkheden is het vastleggen van termijnen op basis van voorcalculaties. Een voorcalculatie moet hiervoor gekoppeld zijn aan een project.
Met de koppeling van de voorcalculatie kun je op de offertelay-out de termijnen tonen. Of kun je op de termijnfactuurlay-out informatie uit de voorcalculatie tonen. Of je gebruikt deze mogelijkheid als de afdeling die de termijnen genereert geen rechten hoeft te hebben op het project.
Bij het vastleggen van de termijnen kun je deze genereren op basis van een termijnschema. Het bedrag wordt voorgesteld op basis van de verkoopbedragen van alle regels.
Lees hier meer.
Let op!
Werk je met termijnen op basis van de voorcalculatie en voer je projecten op aan de hand van projectprofielen, dan leg je geen termijnen vast vanuit het projectprofiel. Alleen bij het werken met meerwerk kun je hiervan afwijken.
Eén van de mogelijkheden is het vastleggen van termijnen op basis van projectprofielen.
Voor het versneld opvoeren van een project kun je een projectprofiel selecteren. In het projectprofiel kun je voorkeur termijnen vastleggen. Deze worden bij het project aanmaken overgenomen op het project. Op het project wijzig je in de termijnen de bedragen, vervaldata etc.
Lees hier meer over termijnen in projectprofielen en kies voor onderstaande knop voor de inrichting van projectprofielen.
Let op!
Werk je met termijnen op basis van projectprofielen, dan leg je voor deze projecten geen termijnen vast op basis van voorcalculaties. Alleen bij het werken met meerwerk kun je hiervan afwijken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Kosten | Om termijnen vast te leggen, heb je kostensoorten van het itemtype kosten nodig. | Voer deze handmatig op. |
2. Projecten | Om de termijnen op te kunnen voeren, zullen de projecten beschikbaar moeten zijn. | Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Projectfasen | Voer bij de projecten ook de projectfasen op als deze van toepassing zijn in jouw proces. | Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4. Termijnen | Start je net met Profit en heb je lopende projecten overgezet, zet dan de openstaande termijnen over. De gefactureerde termijnen neem je niet over. Op het project krijg je dan vanuit de conversie een lagere aanneemsom. Eerder gefactureerde omzet kun je middels een projectboeking vanuit financieel opboeken. Deze boeking kun je eventueel in de beginbalans tegenboeken. | Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Integratiesoort | Inrichting | Voor alle standaard meegeleverde administraties is de integratiesoort voor termijnfacturering ingericht. |
Integratiegroepen | Data | Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. |
Kosten | Data | Er worden kostensoorten meegeleverd voor het vastleggen van termijnen. |
Projectgroepen | Data | Er wordt standaard een aantal projectgroepen meegeleverd. |
Projectprofielen | Data | Er wordt standaard een projectprofiel Fixed price uitgeleverd waarbij het veld Termijnfactureren standaard aanstaat in de context. |