Factuurvoorstel

Factuurvoorstellen maak je aan op basis van losse regels en/of termijnen.



Introductie


Factuurvoorstellen leg je ter goedkeuring voor aan je verkooprelatie. Factuurvoorstellen pas je toe in de volgende situaties:

  • Je verkooprelatie moet een inkoopreferentie afgeven die op de daadwerkelijke factuur vermeld moet worden. 
  • Je hebt in het verleden meerdere keren de facturen moeten corrigeren en met een factuurvoorstel voorkom je correcties in het daadwerkelijke facturatieproces.
  • De verkooprelatie vereist een goedkeuring van de daadwerkelijke facturatie op basis van de voortgang van het project.

Je kunt een factuurvoorstel maken op basis van factuurtermijnen op een project of losse, handmatig toegevoegde regels. 
Werk je met de Bouw functionaliteit dan is het mogelijk om factuurvoorstellen te genereren op basis van meetstaten. 


Let op!

Factureer je op basis van de Automatische projectfactuur (op basis na nacalculatie/ regie) en wil je werken met factuurvoorstellen, dan richt je hiervoor de functionaliteit Concepten in. 


Voordelen:

  • Mogelijk om op een gestructureerde manier voor facturatie akkoord te vragen van opdrachtgever. 
  • Verbeterd inzicht in voortgang facturering.
  • Minder fouten en minder correcties in het facturatieproces.


Voorbereiding


  • Welke informatie toon je op de lay-out van het factuurvoorstel?
  • Welke afdeling genereert en verstrekt de factuurvoorstellen?

Tip van de consultant


Gebruik je factuurvoorstellen in combinatie met termijnen, dan genereer je de factuur vanuit het factuurvoorstel en niet vanuit de termijnfacturatie zelf. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting



Voor het factuurvoorstel richt je een integratiesoort per administratie in. 

De overige inrichting zoals items, btw etc. zal al vaak ingericht zijn bij de inrichting van het daadwerkelijke facturatieproces.


2. Instellingen Projecten



Voor het genereren van factuurvoorstellen op basis van factuurtermijnen vink je de facturatie-instelling Factuurtermijn factureren via factuurvoorstel aan.

Lees hier meer.


Let op! 

Na deze instelling krijg je bij de termijnfacturatie een extra actieknop die je moet autoriseren.

Lees hier meer. 

3. Boekingslay-out



Voor het toevoegen en onderhouden van factuurvoorstellen heb je een eigen boekingslay-out.

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

4. Rapportlay-out



Het factuurvoorstel kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. Hoe Profit de lay-out bepaalt, lees je hier.

Lees hier meer. 


5. Berichtsjabloon



Ook het factuurvoorstel verstuur je natuurlijk digitaal. Lees hier meer over het verstrekken. 

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast. Voor het factuurvoorstel is standaard een eigen type berichtsjabloon beschikbaar. 

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

6. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de rapportlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

De instellingen gelden voor alle projecten van de betreffende verkooprelatie. Op projectniveau kun je eventueel afwijken van de instellingen in het verkooprelatieprofiel. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.

7. Verkooprelatie




Het factuurvoorstel verstuur je aan de verkooprelatie van het project.

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. Op projectniveau kun je hierop afwijken. 


8. Factuurvoorstellen vastleggen



(Maak een keuze)

Je kunt op verschillende manieren factuurvoorstellen vastleggen. Dit is afhankelijk van je proces. Je kunt:

  • Factuurvoorstellen handmatig toevoegen.
  • Factuurvoorstellen toevoegen op basis van termijnen.
  • Factuurvoorstellen toevoegen op basis van termijnen van meetstaten (Bouw functionaliteit)

Je kunt deze methodes door elkaar heen gebruiken. 

Lees hier meer.


9. Standaard inrichting




(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Items

Items ten behoeve van de factuurvoorstelregels. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

2. Contacten

Contactpersonen en afdelingen.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


3. Verkooprelaties

De klanten waaraan je factuurvoorstellen verstrekt. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Projecten

Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor factuurvoorstellen. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

5. Projectfases

Voer bij de projecten ook de projectfases op als deze van toepassing zijn in jouw proces. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

6. Termijnen

Genereer je factuurvoorstellen op basis van termijnen, dan voer je eerst de termijnen op. 

Voer deze handmatig op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de factuurvoorstellen zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?