Nacalculatie

 Het vastleggen van de op een project geboekte kosten



Introductie


Als je met projecten werkt, heb je de mogelijkheid om gemaakte uren, kosten en materialen op een project te boeken. Dit kan je in Profit Windows doen, via InSite en zelfs via de app AFAS Pocket. Je kan zelf uren, kosten of materialen boeken via de nacalculatie, maar je kan deze ook overnemen uit de voorcalculatie. Het is mogelijk om door middel van geldigheidscombinaties vooraf te definiëren op welke projecten en met welke werksoorten een medewerker wel en niet mag boeken. Wanneer een medewerker gemaakte kosten digitaal declareert, komen deze direct in je nacalculatie. Dit geldt ook voor verlof en verzuim. Er is dus een integratie met de HRM module. Je kan er namelijk ook voor kiezen urensoorten en/of werksoorten te koppelen aan een looncomponent, zodat de regels automatisch meegaan in de salarisverwerking. Uiteindelijk wordt de geboekte nacalculatie door een leidinggevende geaccordeerd en/of gereedgemeld. Na gereedmelding kunnen de regels die doorbelast worden aan de klant, gefactureerd worden.


Voordelen:

  • Altijd en overal de gelegenheid om je nacalculatie te boeken
  • Integratie met HRM en Payroll
  • Declaraties worden direct vastgelegd via de nacalculatie


Lees meer over onderstaande deelthema's



1. Nacalculatie boeken


Nacalculatie boeken kan via Profit, InSite of AFAS Pocket gedaan worden.

Het boeken van je nacalculatie kan je altijd per regel doen. Je uren kun je ook per week of periode boeken. Met deze functies kun je op een snelle manier meerdere nacalculatieregels voor dezelfde datum genereren. 

Als je dit zo inricht wordt ook rekening gehouden met het rooster van de medewerker.

2. Accorderen/gereedmelden


Als medewerker accordeer je je eigen uren waarmee je aangeeft dat je klaar bent met (uren) schrijven. Deze stap kan optioneel overgeslagen worden door de uren direct te laten accorderen door een leidinggevende. 

Afhankelijk van de inrichting worden met het gereedmelden de uren doorgezet naar de facturatie. Geaccordeerde regels kun je niet meer wijzigen of verwijderen, tenzij je de accordering ongedaan maakt.

Ook zal Profit, mits dit is ingericht, bij het accorderen de verlofsaldi bijwerken als nacalculatieregels recht geven op verlof of als nacalculatieregels betrekking hebben op tijd-voor-tijd. 

3. Facturatie 


In Profit kun je facturen automatisch genereren. De in de nacalculatie geboekte uren, eenheden, materialen, inkoopfacturen en financiële kosten belast je één op één door op een verkoopfactuur aan de opdrachtgever.

Als je dit wilt, moet je bij het boeken van de nacalculatie aangeven dat je de regels wilt doorbelasten. Ook moet je de regels hebben gereedgemeld voor facturering.

Optioneel kan je ook met concepten werken. Voordat je dan de nacalculatieregels daadwerkelijk factureert, bied je ze eerst in concept aan.

4. Integratie verlof/verzuim



Als je de verlof/verzuim-integratie hebt ingericht, verloopt het doorsluizen van afwezigheid naar de nacalculatie volledig automatisch. Bij verlof en verzuim boekt Profit op elke werkdag een nacalculatieregel.

Je kan ook je verlof laten bepalen op basis van geboekte nacalculatie. Dus in dat geval werkt de integratie andersom.

In beide gevallen is het belangrijk dat je de urensoorten (Projecten) en de verlofsoorten (HRM) goed inricht.

5. Integratie Payroll / Accorderen Payroll


De nacalculatieregels op urensoorten en/of werksoorten die gekoppeld zijn aan een looncomponent, beschouwt Profit in de nacalculatie als loonmutaties. Deze regels verwerkt Profit automatisch in Profit Payroll.

6. Declareren



Een medewerker kan gemaakte kosten zoals (zakelijke) kilometers, lunchkosten, kosten van hotelovernachtingen, parkeerkosten eenvoudig declareren via een workflow. Je hebt de mogelijkheid meerdere declaraties in één keer in te sturen.

Dit kan via Profit, InSite of AFAS Pocket gedaan worden. Deze mutaties worden vervolgens via de nacalculatie vastgelegd. En Profit kan de geboekte onkosten automatisch uitbetalen met het salaris.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?