Projectfacturatie

Factureren op basis van regie, termijnen of concepten.



Introductie


Binnen projecten zijn er type facturen. De volgende type facturen zijn beschikbaar. 

  • Projectfactuur (Automatische- en handmatige projectfactuur)
  • Termijnfactuur
  • Conceptfactuur
  • Intercompanyfactuur

De projectfactuur zet je in voor automatische projectfacturatie.  Hierbij factureer je op basis van nacalculatie (regie) of concepten. 
De projectfactuur gebruikt je ook voor de het maken van handmatige facturen. 

Ook kun je factureren op basis van termijnen en concepten. Bij termijnen zijn termijnschema's mogelijk. Eventueel meerwerk (op basis van nacalculatie) factureer je ook via automatische projectfacturatie. 
Bij concepten kun je voorschotfacturen vanuit abonnementen verrekenen met de geboekte en goedgekeurde nacalculatie. Dit wordt veel toegepast bij Accountantskantoren of ingenieursbureaus. 
Wil je werken factuurvoorstellen op basis van termijnen of handmatige regels, dan richt je hiervoor de functionaliteit Factuurvoorstel voor in. 

Binnen de projectfacturatie geef je instellingen op voor de verzamelmethode, verzamelperiode, facturatie frequentie en verstrekking van de bijlage op. Dit geeft snelheid in het facturatieproces. 

Tussen administraties van de organisatie is intercompany facturatie mogelijk. Ook kun je intercompany journaalposten genereren tussen verschillende verbijzonderingscodes (in te zetten voor kostenplaatsen, afdelingen etc.) binnen één administratie. 

Moet je helaas facturen crediteren, dan kun je instellen of nacalculatieregels en/of termijnen weer opengezet moeten worden. 

De output maak je in e-mail PDF + factuur als E-factuur. Hierdoor is de klant in staat zijn inkoopfactuur sneller digitaal te verwerken. Voer het facturatieproces uit op een vast tijdstip. Voor de één is dat dagelijks en voor de ander is het wekelijks of maandelijks.


Let op!

Bij de facturatie in Ordermanagement, Cursusmanagement en Abonnementen (zonder voorschot) kun je een project opgeven. De omzet van de facturatie wordt op het project geboekt. De facturatie loopt echter via de genoemde module zelf en niet via de projectfacturatie.


Voordelen:

  • Facturatie instellingen zoals verzamelen en per periode geeft snelheid aan het facturatieproces.
  • Digitaal (UBL + PDF) verstrekken van de  factuur is kostenbesparend.
  • Voorkeursinstellingen per verkooprelatieprofiel of project mogelijk.


Lees meer over onderstaande deelthema's


Projectfactuur


De projectfactuur wordt gebruikt bij de automatische facturering. Hierbij factureer je de, in de nacalculatie geboekte en goedgekeurde uren, kosten en artikelen die op doorbelasten staan. Ook inkoopfacturen en financiële projectboekingen kun je via deze methode factureren aan de verkooprelatie. 
De instellingen voor doorbelasten zijn van belang voor het automatisch factureren.

De projectfactuur kun je ook inzetten voor handmatige projectfacturen. 

In de bouw wordt dit ook wel de facturatie op regiebasis genoemd.

Termijnfactuur


Factureer je op basis van termijnen (zogeheten fixed price), dan geef je dit aan op het project of de projectfase. 
Termijnen voeg je automatisch toe op basis van vooraf ingestelde termijnschema's, voorkeurswaarden op projectprofielen. Of je voegt termijnen handmatig toe bij het project zelf of via de voorcalculatie.

Elke termijn kan je een vervaldatum meegeven. Op deze manier plan je je facturatie momenten in. 

Je factureert alleen de gereedgemelde termijnen. 

Conceptfactuur


Het maken van concepten is een extra stap in het factureringsproces. Op basis van de geboekte nacalculatie genereer je eerst concepten. Deze kun je als voorstel versturen naar de verkooprelatie. Ook kun je concepten gebruiken voor verrekening met voorschotnota's uit abonnementen.

Met concepten kun je invloed uitoefenen op de te factureren bedragen. Het is mogelijk om bedragen door te schuiven naar een volgende factuur of af te boeken. 

Factureer je op basis van termijnen en wil je werken met factuurvoorstellen, dan richt je dit in met de functionaliteit Factuurvoorstel.


Factuurvoorstel


Je kunt een factuurvoorstel maken op basis van factuurtermijnen op een project of losse, handmatig toegevoegde regels. 

Met factuurvoorstellen voorkom je fouten en correcties in het daadwerkelijke facturatieproces. 


Intercompanyfactuur

(Activering)

De de intercompany functionaliteit richt je in voor de onderlinge verrekening van verbruikte uren, kosten en artikelen tussen administraties en/ of verbijzonderingscodes. 

Werk je met meerdere administraties dan genereer je de intercompanyfactuur en bijbehorende journaalposten.

Ook kun je intercompany journaalposten genereren tussen verschillende verbijzonderingscodes (in te zetten voor kostenplaatsen, afdelingen etc.) binnen 1 administratie.

Je kunt hiervoor afwijkende tarieven vastleggen. 


Branche specifieke inrichting


Voor de onderstaande branche is er extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.

Branche Bouw


Meetstaat


Wanneer je als bouwbedrijf moet factureren aan de hand van een puntensysteem, of waarbij je voor een groot nieuwbouwproject per woning / appartement moet factureren richting één zakelijke opdrachtgever kan je gebruik maken van de meetstaat functionaliteit.

Door het invullen van een voortgangspercentage of andere eenheid kan een factuurvoorstel worden gegenereerd die je kunt voorleggen bij de bouwmanager, waarna je over kunt gaan tot facturatie.


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?