Verzuim

Hoe lang ben je niet aanwezig!



Introductie


Verzuim heeft te maken met afwezigheid als gevolg van ziekte, zwangerschap of een arbeidsongeval.

Het proces start met de ziekmelding en wordt afgesloten met een betermelding. Het verloop van het verzuim wordt via workflowtaken gestuurd.

De visie op verzuimbegeleiding is een volledig geautomatiseerd proces via InSite. Op basis van een verzuimmelding worden er met behulp van signaleringen automatisch taken gestart. Deze pakt de leidinggevende of bedrijfsarts op. Alle taken rondom de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) zijn opgenomen.


Voordelen:

  • De ziekmelding en betermelding kunnen via de AFAS Pocket App.
  • Verzuimportaal voor medewerker, manager en bedrijfsarts zijn meegeleverd. 
  • Leg een vervanger vast, zodat alle processen in je organisatie doorgaan.


Ziek- en betermelden InSite

Vervanger instellen

Verzuim in Profit


Voorbereiding


  • Voor een goede berekening van de ziektedagen is het van belang dat je ook de wachtdagen meeneemt in de inrichting. 
  • Gebruik je de tijdnotatie in uren:minuten of gebruik je honderdsten.
  • De vrije tabellen voor type verzuim en reden afsluiten kun je niet wijzigen omdat deze gekoppeld zijn aan ARBO-codes.
  • Bepaal wie er in de organisatie de ziekmelding gaat doen. Is dat de medewerker(ESS) of de manager(MSS).

Tip van de consultant


Maak bij voorkeur gebruik van een Arbodienst die digitaal kan koppelen met Profit en zorg er tevens voor dat je de verzuimmeldingen digitaal aanlevert via Digi-ZSM bij het UWV. 

Reeds Lopende UWV meldingen – worden niet in Profit UWV gemeld. Dit gaat om meldingen die reeds bij het UWV zijn gemeld voordat de activering van UWV in Profit wordt aangezet. Dat betekent dat er geen bericht voor bijvoorbeeld een Melding langdurig arbeidsongeschikt (verzuimmelding na 42 weken) in de UWV koppeling wordt voorgesteld.

Welke functionaliteit krijg je in


AFAS Pocket


  • Ziek melden
  • Beter melden


InSite


  • Verzuimportaal





Wat richt je in.

1. Sluiting- en feestdagentabel



In de sluitingsdagentabel staan de dagen dat je als onderneming gesloten bent. Bij de berekening van het aantal ziekte dagen en uren wordt hier rekening mee gehouden.

Deze tabel vind je in het menu Landinstellingen onder Algemeen, omdat er verschillende sluitingsdagen zijn per land. Zo heeft Nederland bijvoorbeeld op 27 april Koningsdag. 

Heb je zelf een dag waarop je gesloten bent kun je deze toevoegen.


2. Digitale aanlevering UWV



Je kunt verzuimmeldingen digitaal uitwisselen via Digi-ZSM. Profit ondersteunt de volgende berichten:

  • Ziekteaangifte
  • Melding werkhervatting
  • Aanvraag WAZO-uitkering
  • Melding langdurig arbeidsongeschikt
  • Hersteld melding langdurig arbeidsongeschikt

Voor de aanmelding maak je gebruik van het standaarddocument voor het aanmelden bij Digipoort.


Let op:

Bij het aanmelden geef je een e-mailadres op. Op dit e-mailadres ontvang je de terugkoppeling van het UWV met de statussen van de uit Profit verzonden berichten. Hierdoor blijft de status van de berichten in Profit op Verzonden staan.

Als je gebruik maakt of wil maken van de Digipoort-certificaat op AFAS Online, dan laat je het veld 'Nummer van X.509 PKI Overheid Certificaat Logius' leeg in de standaarddocumenten. Je verstuurt namelijk in dit geval de berichten via het certificaat van AFAS en hoeft daarom geen nummer in te vullen.

Het verwerken van alle berichten gebeurt via de menukeuze UWV-digitaal.

Lees hier meer.

3. Instantie Arbo



Je voegt de door jouw gebruikte ARBO-instantie toe binnen de omgeving zodat je deze kunt koppelen bij de werkgever. Deze wordt als voorkeur gebruikt bij de medewerker als je deze in dienst meldt. Je kunt digitale meldingen aan de ARBO-instantie sturen als je gebruik maakt van:

  • ArboNed
  • Arbo Unie
  • Arbo Vitale
  • MaetisArdyn
  • Zorg van de Zaak

Wil je meer lezen over het inrichten van het communicatieprofiel van je arbodienst klik dan door op één van de drie profielen. Zorg van de Zaak wordt gebruikt door MaetisArdyn en ArboVitale. 

Arbo Unie               ArboNed         Zorg van de Zaak

Door een geplande taak voor het insturen in te richten zullen de mutaties automatisch dagelijks worden verzonden naar de betreffende arbo-instantie.

Bij enkele kleine arbo-bedrijven is er wel een mogelijkheid om bestanden aan te leveren, maar dat zal via een export vanuit de weergave gebeuren.

4. Urennotatie



Hoe schrijf je anderhalf uur op, doe je dat als 01:30 of als 1,50? Dat zijn de keuzes die je binnen Profit kunt maken.

De standaard gaat uit van uren:minuten.  

Je kunt deze indeling aanpassen op het tabblad Algemeen in de omgevingseigenschappen.

5. Eindtijd



Bij het afsluiten van de verzuimmelding stelt Profit de eindtijd voor aan de hand van de gekozen instelling. Open het tabblad Aan- en afwezigheid en je hebt de keuze uit twee opties:

  • Aan het begin van de eerste werkdag.
  • Aan het einde van de laatste verzuimdag.

Standaard wordt optie 1 gebruikt waardoor bij het afsluiten van de melding als voorkeur de datum van vandaag wordt ingevuld en het tijdstip waarop je volgens het rooster begint. Heb je veel medewerkers met een wisselend arbeidspatroon, dan kies je voor optie 2 omdat Profit uitgaat van 0 uren aanwezig op de laatste verzuimdag.

Lees hier meer.


6. Wachtdagen



Bij de verzuimmelding mag je wachtdagen toepassen. Deze staan vermeld in je cao of arbeidsvoorwaarden. Er zijn binnen Profit drie verschillende methodes van verrekening:

  • Wachtdagen integreren met de nacalculatie.
  • Salaris over wachtdagen niet uitbetalen.
  • Wachtdagen inhouden van het verlofsaldo.

Let op:

Dit kan niet voor medewerkers met een wisselend arbeidspatroon.

De inrichting doe je op het tabblad Verzuim in de arbeidsvoorwaarde van de cao .


7. Verzuimbegeleiding



Verzuimbegeleiding wordt ondersteunt binnen InSite. De signalen voor verzuimbegeleiding worden standaard meegeleverd. Controleer of de te gebruiken signalen zijn gedeblokkeerd. 


8. Bedrijfsartsportaal



Er is voor de bedrijfsarts een portaal op InSite beschikbaar. Hierin worden alle werkzaamheden en afspraken omtrent verzuimbegeleiding voor de bedrijfsarts overzichtelijk getoond. 


 

9. Standaard inrichting



Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Profiel gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Verzuimmeldingen

De lopende verzuimmeldingen voeg je toe in Profit.

Dit kan je bij een gering aantal meldingen handmatig toevoegen, maar er is een import beschikbaar.

2. Verzuimverloop

Op de lopende meldingen zijn al verloopregels aanwezig, deze voeg je ook toe.

Dit kan handmatig, maar bij een groot aantal is een import beschikbaar.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Ziekmelden ESS

profiel

Als je de medewerker zelf de ziekmelding via InSite laat verrichten, dan gebruik je dit profiel.

Ziekmelden MSS

profiel

Als je de manager van de medewerker de ziekmelding wilt laten vastleggen, dan gebruik je dit profiel.

Aanmaken ziekteverloop

profiel

Leg je de verzuimverloop regel vast via de verzuimportaal van de manager, dan gebruik je dit profiel.

InSite - bedrijfsarts

portaal

Als bedrijfsarts heb je op InSite een portaal tot je beschikking waar alleen de informatie rondom het ziekteverzuim.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?