Van grip op je administratie is sprake als je in hoofdzaak doet aan exploitatiemanagement. Daarbij zijn optimaal ingerichte deelprocessen van essentieel belang.
AFAS streeft naar een optimale automatisering van financiële processen. Wij noemen dat ook wel ‘Boekhouden met het licht uit'. Het doel is zoveel mogelijk administratieve handelingen door de software te laten uitvoeren, waardoor jij meer tijd overhoudt voor echt belangrijke zaken, zoals het informeren en adviseren van andere afdelingen en collega's op basis van actuele informatie. Jouw afdeling en organisatie worden naar een hoger plan getild, door op een ander niveau met de administratie om te gaan. Hoe je Profit optimaal moet inrichten en gebruiken zullen we in de diverse deelthema's toelichten.
We beginnen met het inrichten van de financiële administratie(s) in je omgeving. Dit is cruciaal voor het inrichten van je andere processen. De andere modules in Profit zijn namelijk gelinkt aan Financieel, daardoor vormt de financiële administratie de basis voor de gehele omgeving.
Een ingerichte financiële administratie zorgt voor meer automatersing: facturen en andere journaalposten zullen automatisch doorkomen vanuit andere modules.
Weet jij hoeveel budget je nog te besteden hebt en of de inkoopfactuur al betaald is? Of nog beter, welke inkoopfacturen je nog moet ontvangen?
Het vaststellen van je budgetten tot het betalen van de factuur vormt een proces waar je grip op wilt houden. Door dit proces te digitaleseren en onder te brengen in workflows zorg je dat de controle verschuift van het beoordelen van een inkoopfactuur naar het beoordelen van een contract of inkoopaanvraag.
Dit biedt inzicht in de aangegane verplichtingen en zorgt voor een betere matching van de factuur en een snellere betaling naar de leverancier.
Een tevreden klant zal ook bereid zijn om de factuur te betalen. Als iedereen de ontvangen facturen op tijd zou betalen heb je geen debiteurenbeheer nodig. De werkelijkheid is echter anders. Helaas behoort het versturen van één of meerdere aanmaning tegenwoordig tot de normaalste zaak van de wereld. Het bewaken van de vervallen posten en een aanmaningsproces inrichten is daarom ook noodzakelijk. Heeft de klant echter te veel betaald of is het saldo door het verstrekken van een creditnota negatief, dan kun je het saldo ook terugbetalen.
Is het nog van deze tijd dat er een periodeafsluiting wordt gemaakt. Is het niet zo dat je dagelijks wilt kunnen zien hoe de vlag erbij hangt. De vraag die je jezelf moet stellen is “Wat doe ik voor werk bij de periodeafsluiting?” Als het allerlei controles zijn die ook al opgenomen zijn in de finance auditor, dan kun je die beter opnemen in je wekelijkse of dagelijkse to-do-lijstje.
Natuurlijk is het mogelijk om de periode wel af te sluiten. Je bent in staat om overlopende posten te boeken, finance auditregels te koppelen, zodat je die niet vergeet in de afsluiting en je hebt de mogelijkheid om draaiboektaken vast te leggen, waardoor alle werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden vastgelegd kunnen worden.