"Iedereen is inkoper"
Ga aan de slag met 'van Budget tot Betaling' en krijg grip op budgetten, prijs en kwaliteit van ingekochte goederen of diensten.
Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Handelsgoederen of diensten van derden, maar ook kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Veel inkoopprocessen zijn niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat in de praktijk resulteert in een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan.
Uitgangspunten:
Als je gebruik maakt van het procuratieschema, kun je de goedkeuring van de aanvraag laten uitvoeren door de budgethouder en wordt de aanvraag ten laste van het budget geregistreerd. Uiteraard heb je als budgethouder direct zicht in de budgetruimte.
Heb je een leverancier die je vaker gebruikt, dan zou je daar een voorkeursleverancier van kunnen maken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van de bestelling, kun je aangeven dat de bestelling gekoppeld moet worden aan het betreffende contract.
De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in Profit vast te leggen.
Als de aanvraag is goedgekeurd kun je deze doorzetten naar de Inkooporder, zodat de bestelling bij de leverancier gedaan wordt.
Dat kan per aanvraag of als je een inkoopafdeling hebt via Profit door daar de bestelling te maken van alle goedgekeurde aanvragen.
Zodra de goederen of diensten geleverd zijn kun je de levering daarvan registeren.
Door middel van een goederenontvangst of het vrijgeven van de verplichting die gekoppeld is aan de inkooporder.
Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.
Je kunt memoriaalboekingen beoordelen via de workflow. Hiermee houd je grip op boekingen die mogelijk 'interen' op een budget.