Loonjournaalpost

Logisch gevolg van de salarisverwerking.



Introductie


Het logische gevolg van de salarisverwerking is de loonjournaalpost die in de financiële administratie verwerkt wordt.
Je richt een groot deel van de journalisering op cao-niveau in. De cao, het rekeningschema en de journaalstructuur staan hierbij centraal. Per werkgever bepaal je de journalisering, koppel je een journaalstructuur en bepaal je hoe Profit de mutaties verbijzondert.

Het rekeningschema bevat de grootboekrekeningen voor het journaliseren van loonkosten. Dit rekeningschema moet naadloos aansluiten bij het rekeningschema van de financiële administratie.



Voordelen:

  • Vooraf controle aan de hand van journaalpostanalyse zodat de journaalpost geen verrassing meer is.
  • Eénmalige koppeling leggen tussen grootboek en looncomponent.
  • Vanuit financieel ook inzicht in de onderliggende mutaties.


Journaalstructuur bijwerken


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Looncomponenten koppelen
    Zorg dat alle looncomponenten gekoppeld zijn aan de juiste grootboekrekening.
  2. Werkkostenregeling
    Regel de loonkosten van de werkkostenregeling (WKR) goed in, in je loonjournaal. De grootboekrekening(en) geven je inzicht in het bedrag wat je jaarlijks moet opgeven en waar eindheffing over afgedragen moet worden.
  3. Verbijzondering
    Zorg ervoor dat de kostenplaatsen in HRM en financieel gelijk zijn.

Tip van de consultant



Vervang de template grootboekrekeningnummers door jouw grootboekrekeningnummers. Doe dit zowel in HRM als in Financieel.

Als de salarisverwerking niet in Profit plaatsvindt, dan kun je ervoor kiezen om de loonjournaalpost te importeren.

Alle looncomponenten die in de bruto/netto berekening zitten, worden gejournaliseerd op grootboekrekening Tussenrekening lonen. Deze controlerende tussenrekening loopt op nul door de tegenhanger te betalen netto loon. Dit is gelijk een goede controle of je journaalstructuur klopt.

Eens per jaar leg je het totaal aan vergoedingen en/of verstrekkingen vast die je onder de WKR hebt gebracht. De werkkostenregeling (WKR). Dit bedrag stel je zelf samen op basis van de financiële administratie. Dit bedrag vul je in het salarisverwerkingsplan van december huidig jaar of januari/februari (volgend jaar).
Het is daarom belangrijk dat de loongerelateerde kosten, die tot uiting komen in de loonjournaal op de daarvoor bestemde grootboekrekening wordt weggeschreven.

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Looncomponenten


De cao bevat de looncomponenten die je kunt journaliseren. Je bepaalt per looncomponent of je deze wilt journaliseren en of je deze wilt verbijzonderen. Alle looncomponenten worden standaard opgeleverd met de meest logische vorm van journalisering.

Lees hier meer.

Is de looncomponent nog niet (volledig) ingericht? Doe dit dan eerst.


2. Rekeningschema


Het rekeningschema bevat de grootboekrekeningen voor het journaliseren van loonkosten. Dit rekeningschema moet naadloos aansluiten bij het rekeningschema van de financiële administratie.

In de template zijn beide gevuld met een standaard. Vervang deze door je eigen rekeningnummers en vul aan waar nodig.

Lees hier meer.

Is het grootboek in Financieel nog niet (volledig) ingericht? Vergeet dit niet in te aan te vullen.


3. Journaalstructuur


In de journaalstructuur koppel je per cao ieder looncomponent afzonderlijk aan een grootboek- en tegenrekening. 

Hierbij zijn 2 regels heel belangrijk:

  1. Heeft de looncomponent invloed op het Te betalen loon? 
    Denk aan Salaris (uit uren gewerkt)  journaliseer deze op de (tegen)rekening Tussenrekening lonen
  2. Voor alle overige component geldt: De looncomponenten die niet in de bruto-netto berekening zitten en dus geen invloed hebben op het Te betalen loon journaliseer je NIET op de (tegen)rekening Tussenrekening lonen

Het financiële kenmerk is puur een label om overzicht te creëren in de structuur.


Let op:

Als je een CAO Update hebt geïnstalleerd, een nieuw looncomponent hebt geactiveerd kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken.

Lees hier meer.

4. Salarisverwerkings

plan


Bij de werkgever op het tabblad Salarisverwerkingsplan leg je de geplande verwerkings- en betaaldatum vast.

Op het tabblad Journalisering leg je de financiële periode, het dagboek en de tekst voor de journaalpost vast.

Is het salarisverwerkingsplan nog niet (volledig) ingericht? Doe dit dan alsnog.


5. Integratie



Bij de werkgever op het tabblad Integratie vink je Journaliseren bij accorderen aan. Dit zorgt ervoor dat de loonkosten direct worden gejournaliseerd na accorderen.

Controleer ook of de correcte administratie is gekoppeld.

Lees hier meer.

6. Controle



Om de journaalpostintegratie naar Profit Financieel goed te laten verlopen moet je er voor zorgen dat de inrichting naadloos op elkaar aansluit.

De 'gaten' maak je zichtbaar door de Controle-analysegrootboek Payroll (Profit) te raadplegen.

Lees hier meer.

7. Verbijzondering 


(optioneel)

Je kunt de loonkosten op verschillende manieren verbijzonderen. Bijvoorbeeld op afdeling, functie, kostenplaats en/of kostendrager.

Je kunt er voor kiezen specifieke looncomponenten te verbijzonderen. Dit kan variabel maar ook vast. Dit kan ingericht worden op de werkgever, maar ook afwijkend op de medewerker.

Je kunt grootboekrekeningnummers ook deels vervangen door een ander nummer.

Alle manieren van verbijzondering staan gebundeld op één inrichtingspagina.


8. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekschema

Zowel in Payroll als in Financieel moeten de grootboekrekeningen uit de journaalstructuur aanwezig zijn.

Vervang eventueel de huidige grootboekrekeningnummers, om een vliegende start te kunnen maken. De journaalstructuur en looncomponenten zijn namelijk gekoppeld aan dit grootboekschema. 

Zorg dat er afstemming is met de financiële afdeling over de te gebruiken rekeningen. Zet eventueel de grootboekrekeningen geblokkeerd voor handmatige boekingen.

2. Dagboek

Voor het doorboeken van de verloning is een dagboek nodig.

Zorg dat dit een apart dagboek is dat alleen voor de verloning wordt gebruikt.

3. Journaalstructuur

Een journaalstructuur is aanwezig in de template. Door de grootboekrekeningen aan te passen naar je eigen rekeningschema, hoef je alleen de grootboekrekeningen aan te passen van de looncomponenten die niet correct gejournaliseerd worden. De nieuw aangemaakte looncomponenten voeg je hier aan toe.


Contoleer altijd je ingerichte journaalstructuur voor livegang aan de hand het controle overzicht in de journaalstructuur.




Maak je gebruik van een andere cao? Dan kun je de huidige (bestaande) journaalstructuur doorkopiëren. Daarnaast kun je ook een nieuwe journaalstructuur importeren. 

Lees hier meer.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?