Binnen één portaal overzicht en grip op het vastgoedbeheer.
Heb je één of meerdere panden in eigen beheer en ben je op zoek naar inzicht in de actuele begroting, gemaakte kosten en lopende afspraken? Lees dan snel verder, want het vastgoedbeheer portaal kan jou hierin ondersteunen.
Met behulp van deze pagina ben je zelf in staat om een portaal te maken voor het vastgoedbeheer.
Het verwerken van bijvoorbeeld facilitaire taken verloopt via workflows, de begroting wordt aangemaakt via een voorcalculatie en het aanmaken van gebouwen via projecten.
Daarnaast speelt bij de branche Zorg & Welzijn ook de bowoners een aspect die je wil factureren via een abonnement en welke je aan het project koppelt. Wil je hier meer over weten, zie hiervoor de extra branche specifieke inrichting.
Ga dus direct aan de slag!
Demo video gebouwbeheer |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.
Onderstaande inrichting staat al helemaal ingericht in de onderwijs en zorg demo/template. Wanneer je deze omgeving klaarzet al test omgeving heb je een mooi voorbeeld om mee aan de slag te gaan.
Ben je gestart op basis van een template (Onderwijs of Zorg & Welzijn) omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!
Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite-portal. Maak een nieuwe portalpagina aan en verzamel hier de verschillende functionaliteiten welke jou gaan ondersteunen in het beheren van het vastgoed. Zorg voor een mooie en overzichtelijke opmaak, zodat het gebruikvriendelijk is.
Je maakt een nieuwe, lege portalpagina aan. Hierop verzamelen we de verschillende acties en overzichten die ons ondersteunen in het vastgoedbeheer.
Lees hier meer.
Voor het onderhoud gebruiken we een vrij dossieritem Aanvraag Facilitaire Dienst om verschillende aanvragen in te sturen via de workflow, op te pakken en af te handelen.
Mocht het dossieritem nog niet in jouw omgeving aanwezig zijn, maar deze dan met bijbehorende workflow aan.
Lees hier meer.
Maak voor het dossieritem Aanvraag Facilitaire Dienst een profiel aan. Stel hier minimaal het volgende in:
Lees hier meer.
Zijn er onderhoudswerkzaamheden die er ingekocht moeten worden? Maak hier dan een vrije inkoopaanvraag voor aan. Deze aanvraag kan middels een beoordelingsworkflow worden goedgekeurd en omgezet worden naar een inkooporder.
Je bestelt de artikelen of kosten regel voor regel en elke aanvraag wordt een losse inkooporder.
Lees hier meer.
Om de vastgoedprojecten netjes bij elkaar te houden, te kunnen filteren en een aparte eigenschappen pagina projecten op InSite te maken, maak je een nieuwe projectgroep aan voor Vastgoed.
Belangrijk dat je hier het vinkje 'Projectgroeppagina voor InSite' op de projectgroep aanzet.
Lees hier meer.
Je kunt met een projectprofiel het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van een project vastleggen. Je legt hiermee een soort basisproject met een basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige projecten.
Lees hier meer.
Voor de verschillende onderdelen willen we verschillende overzichten op de pagina hebben voor het juiste inzicht. Denk hierbij aan de juiste filtering in het overzicht.
Lees hier meer.
Ons advies is om de standaard rollen Project medewerker (Profit), Projectleider (Profit) en Facilitaire Dienst te gebruiken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toevoegen:
Extra voordeel: Deze rollen kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!
Lees hier meer
We hebben nu alle onderdelen ingericht. Nu kunnen we beginnen met het opmaken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'. Vanuit hier wordt het inzicht verkregen, facilitaire aanvragen aangemaakt, onderhoudwerkzaamheden ingekocht en nieuwe gebouwen toegevoegd.
Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over Vastgoedbeheer. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.
We hebben nu een mooi portaal staan waar we verschillende acties en overzichten op hebben gezet. Een vastgoedobject leggen we vast als een project. Op een project kan je vervolgens een voorcalculatie vastleggen, realisatie, dossiervorming en verschillende overzichten plaatsen. In de instellingen van de projectgroep kunnen we kiezen voor een aparte projectgroep pagina voor InSite. Hiermee kunnen we op een vastgoedproject andere overzichten en acties laten tonen dan bijvoorbeeld op een investeringsproject.
Om de begroting op te stellen maken we gebruik van de voorcalcualtie. Hiermee krijg je inzicht in de kosten die op het project kunnen en mogen worden besteed.
Lees hier meer.
Een begroting wil je per jaar opstellen. Zo wil je op het project misschien wel meerdere jaren vastleggen. Voor duidelijk inzicht en verschillende doorsnedes gebruiken we voor de begrotingsjaren een projectfase.
Lees hier meer.
Via de nacalculatie landen de kosten op het project. Wanneer je een inkoopfactuur inboekt, kan je deze kosten vervolgens op een project doorboeken. We zien dit als de realisatie van het project.
Lees hier meer.
Ga je vandaag de dag werken met een nieuwe omgeving in deze branche, dan zijn er branche specifieke thema's beschikbaar. Deze thema's zijn een aanvulling op de standaard beschikbare thema's die je in alle branches zult tegenkomen.
Om de bewoners te factureren gebruiken we abonnementen. Deze abonnementen kunnen we vervolgens aan een project koppelen om zo het inzicht te houden wat er op het project (de woning) gebeurt. Daarnaast kan je ook een nieuw overzicht toevoegen om alle vastgoed abonnementen in te zien.
Lees hier meer.