Vastgoedbeheer

Binnen één portaal overzicht en grip op het vastgoedbeheer. 

 

Introductie

 

Heb je één of meerdere panden in eigen beheer en ben je op zoek naar inzicht in de actuele begroting, gemaakte kosten en lopende afspraken? Lees dan snel verder, want het vastgoedbeheer portaal kan jou hierin ondersteunen. 

Met behulp van deze pagina ben je zelf in staat om een portaal te maken voor het vastgoedbeheer. 
Het verwerken van bijvoorbeeld facilitaire taken verloopt via workflows, de begroting wordt aangemaakt via een voorcalculatie en het aanmaken van gebouwen via projecten. 

Daarnaast speelt bij de branche Zorg & Welzijn ook de bowoners een aspect die je wil factureren via een abonnement en welke je aan het project koppelt. Wil je hier meer over weten, zie hiervoor de extra branche specifieke inrichting. 

Ga dus direct aan de slag!

Voordelen:

  • Alle gebouwen in één overzicht
  • Direct inzicht in de begroting en de realisatie
  • Facilitair en gepland onderhoud gemakkelijk insturen via InSite en de Pocketapp

Demo video gebouwbeheer
 

 

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Type dossieritem
    Controleer of het type dossieritem Aanvraag facilitaire dienst al bestaat in je omgeving. In dat geval is dit al ingericht en kun je direct aan de slag.
  2. Controleer projectinrichting
    Aangezien we gebruik maken van de projecten is het goed om die inrichting helder te hebben en te kijken waar de inrichting elkaar kan versterken of in de weg kan zitten.

Tip van de consultant



Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Onderstaande inrichting staat al helemaal ingericht in de onderwijs en zorg demo/template. Wanneer je deze omgeving klaarzet al test omgeving heb je een mooi voorbeeld om mee aan de slag te gaan.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template (Onderwijs of Zorg & Welzijn) omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

 

Wat richt je in.

 

InSite-portaal onderdelen voor vastgoed

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite-portal. Maak een nieuwe portalpagina aan en verzamel hier de verschillende functionaliteiten welke jou gaan ondersteunen in het beheren van het vastgoed. Zorg voor een mooie en overzichtelijke opmaak, zodat het gebruikvriendelijk is.  

1. InSite


Je maakt een nieuwe, lege portalpagina aan. Hierop verzamelen we de verschillende acties en overzichten die ons ondersteunen in het vastgoedbeheer. 

Lees hier meer.

2. Dossieritem


Voor het onderhoud gebruiken we een vrij dossieritem Aanvraag Facilitaire Dienst om verschillende aanvragen in te sturen via de workflow, op te pakken en af te handelen.   

Mocht het dossieritem nog niet in jouw omgeving aanwezig zijn, maar deze dan met bijbehorende workflow aan. 

Lees hier meer.

3. Profiel


Maak voor het dossieritem Aanvraag Facilitaire Dienst een profiel aan. Stel hier minimaal het volgende in:

  • Bestemming project verplicht 
  • Begindatum voorkeur [Vandaag]
  • Onderwerp voorkeur "Aanvraag facilitaire dienst"

Lees hier meer.

4. Vrije inkoopaanvraag


Zijn er onderhoudswerkzaamheden die er ingekocht moeten worden? Maak hier dan een vrije inkoopaanvraag voor aan. Deze aanvraag kan middels een beoordelingsworkflow worden goedgekeurd en omgezet worden naar een inkooporder

Je bestelt de artikelen of kosten regel voor regel en elke aanvraag wordt een losse inkooporder.

Lees hier meer.

5. Projectgroep


Om de vastgoedprojecten netjes bij elkaar te houden, te kunnen filteren en een aparte eigenschappen pagina projecten op InSite te maken, maak je een nieuwe projectgroep aan voor Vastgoed

Belangrijk dat je hier het vinkje 'Projectgroeppagina voor InSite' op de projectgroep aanzet. 

Lees hier meer.

6. Projectprofiel


Je kunt met een projectprofiel het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van een project vastleggen. Je legt hiermee een soort basisproject met een basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige projecten.

  • Projectgroep vaste waarden en niet wijzigbaar
  • Alle velden welke je niet gebruikt op niet zichtbaar zetten
  • Alle velden welke al gevuld kunnen worden, met een voorkeurswaarden vullen

Lees hier meer.

7. Overzichten maken


Voor de verschillende onderdelen willen we verschillende overzichten op de pagina hebben voor het juiste inzicht. Denk hierbij aan de juiste filtering in het overzicht. 

  • Alle vastgoed projecten
  • Facilitaire aanvragen (openstaand en alle)
  • Onderhoudswerkzaamheden (openstaand en alle)

 

Lees hier meer.

8. Autorisatie


Ons advies is om de standaard rollen Project medewerker (Profit), Projectleider (Profit) en Facilitaire Dienst te gebruiken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toevoegen:

  • Filterautorisatie
  • Pagina's InSite / OutSite

Extra voordeel: Deze rollen kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!

Lees hier meer

Inrichting van je site

We hebben nu alle onderdelen ingericht. Nu kunnen we beginnen met het opmaken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'. Vanuit hier wordt het inzicht verkregen, facilitaire aanvragen aangemaakt, onderhoudwerkzaamheden ingekocht en nieuwe gebouwen toegevoegd. 

1. Portal pagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over Vastgoedbeheer. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Eigenschappen project

We hebben nu een mooi portaal staan waar we verschillende acties en overzichten op hebben gezet. Een vastgoedobject leggen we vast als een project. Op een project kan je vervolgens een voorcalculatie vastleggen, realisatie, dossiervorming en verschillende overzichten plaatsen. In de instellingen van de projectgroep kunnen we kiezen voor een aparte projectgroep pagina voor InSite. Hiermee kunnen we op een vastgoedproject andere overzichten en acties laten tonen dan bijvoorbeeld op een investeringsproject. 

1. Voorcalculatie


Om de begroting op te stellen maken we gebruik van de voorcalcualtie. Hiermee krijg je inzicht in de kosten die op het project kunnen en mogen worden besteed.

Lees hier meer.

2. Fase


Een begroting wil je per jaar opstellen. Zo wil je op het project misschien wel meerdere jaren vastleggen. Voor duidelijk inzicht en verschillende doorsnedes gebruiken we voor de begrotingsjaren een projectfase.

Lees hier meer.

3. Nacalculatie


Via de nacalculatie landen de kosten op het project. Wanneer je een inkoopfactuur inboekt, kan je deze kosten vervolgens op een project doorboeken. We zien dit als de realisatie van het project. 

Lees hier meer.

Lees meer over de branchespecifieke deelthema's

 

Ga je vandaag de dag werken met een nieuwe omgeving in deze branche, dan zijn er branche specifieke thema's beschikbaar. Deze thema's zijn een aanvulling op de standaard beschikbare thema's die je in alle branches zult tegenkomen.

Branche Zorg & Welzijn

1. Abonnementen


Om de bewoners te factureren gebruiken we abonnementen. Deze abonnementen kunnen we vervolgens aan een project koppelen om zo het inzicht te houden wat er op het project (de woning) gebeurt. Daarnaast kan je ook een nieuw overzicht toevoegen om alle vastgoed abonnementen in te zien. 

  • Nieuw type abonnement toevoegen
  • Abonnementsartikelen toevoegen
  • Overzicht 'Alle vastgoed abonnementen'

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?