Verkoopfactuur

De verkoopfactuur is een gevolg van de gereedgemelde pakbon(nen).



Introductie


Binnen het thema van offerte tot factuur (verkoopproces) is de factuur de laatste stap en tevens het logische gevolg van een gereedgemelde pakbon(nen). Uiteraard is dit afhankelijk van de gekozen orderverwerking. In de vorm van pakbon, factuur na levering is dit juist. 

Heb je de bij het verwerken van de order gekozen voor de optie Factuur, levering na vooruitbetaling dan kun je de factuur direct aanmaken in het orderscherm met de actie Aanmaken factuur. Ook bij het genereren van facturen in het menu Factuur komen deze orders direct in aanmerking voor facturering.

Voor het verzamelen van de factuur zijn er diverse mogelijkheden. Denk aan verzamelen per opdracht/referentienummer, per dag op basis van de pakbondatum, maar ook op basis van de verkooporder. Met deze laatste instelling kun je de meerdere deelleveringen van een order weer op één factuur krijgen. Hierdoor heeft de klant het overzicht heeft tussen één bestelling, meerdere leveringen en één factuur. 

Voor de verstrekking van de facturen is het van belang dat je deze per verkooprelatie juist instelt. De voorkeurwaarde staat ingesteld op E-mail als PDF + factuur als E-factuur, waardoor zowel de factuur in PDF- en UBL-formaat per e-mail verzonden worden. De bestanden gebruikt je klant voor een snelle verwerking van de inkoopfacturen.


Voordelen:

  • Pakbonnen kunnen worden verzameld tot één factuur.
  • Verstrekken UBL-bestand zorgt voor versnelling in het verwerkingsproces van de inkoopfactuur van je klant.
  • Meerdere verkooprelatieprofielen zorgen voor uitgebreide mogelijkheden voor verzamelen.




Digitale verstrekking

Berichtsjablonen


E-factuur verkoopproces

Afwijkend contact op factuur


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Verzamelen
    Bepaal vooraf of je bij het factureren de pakbonnen wil verzamelen tot één factuur.
  2. Doorbelasting 
    Bepaal de frequentie van de doorbelasting. Ga je elke pakbon direct factureren of maak je een geplande taak aan het einde van de dag waarmee je alle gereedgemelde pakbonnen factureert. Voor de verstrekking van de digitale facturen heb je geldige e-mailadressen van de debiteur en/of bijhorende contactpersoon nodig. Zorg voor een algemeen e-mailadres zodat de ontvanger deze altijd kan verwerken en niet bij een contactpersoon blijft hangen. Je kunt hiervoor ook de cc-functionaliteit voor gebruiken.

Tip van de consultant


Zorg ervoor dat de factuur het logische gevolg is van de gereedgemelde pakbonnen. Dan kun je namelijk snel en één keer per dag de facturen versturen en bepaalt de orderpicking door het gereedmelden van de pakbon welke gefactureerd kunnen worden. 

Voorkom dat je bij de implementatie specifieke klantafspraken niet zomaar overzet. Ga voor standaardisatie en communiceer dit tijdig naar je verkooprelaties.

Per module is er een factuurlay-out. Factureer je uit meerdere modules, maak dan eerst één factuurlay-out en kopieer deze dan naar de factuur van de andere module. Op deze manier heb je veel standaard zaken direct goed op je factuur staan. 

Werk je in het facturatieproces met meerdere administraties? Test dan in het proces goed hoe de administratie automatisch bepaald wordt. Hiervoor gelden namelijk meerdere voorwaarden. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting




Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. 

Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en items (artikelen, uren en kosten) in.

Om de omzet te journaliseren maak je een integratiesoort met de koppeling naar een dagboek aan en leg je grootboekrekeningen vast bij de artikel- en integratiegroepen. 


2. Instellingen Ordermanagement



Voor de facturatie vanuit Ordermanagement geef je verschillende instellingen op. Stel in wat je voorkeur verwerking van orders is. Heb je te maken met vooruit- en/ of aanbetalingen dan krijg je ook te maken met instellingen. 

Verder geef je instellingen op hoe je om wilt gaan met het verrekenen van creditfacturen. 

Lees hier meer.


3. Afleveradres




In het orderproces kun je afleveradressen vastleggen. Ook kun je op de factuur het afleveradres tonen. Afleveradressen zijn contacten en kun je als voorkeur vastleggen bij de verkooprelatie. In de boekingslay-out is het mogelijk een afwijkend afleveradres vast te leggen. 

Je kunt ook andere adressen dan van de verkooprelatie gebruiken. 

Is de factuur gebaseerd op een order/pakbon, dan wordt het afleveradres vanuit de order/pakbon overgenomen. 

Lees hier meer.


4. Contactpersoon



In het orderproces maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur. En bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

In de verkooprelatie leg je een voorkeur contact vast voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de factuur eventueel op afwijken. 

In de boekingslay-out is het mogelijk een afwijkend contactpersoon vast te leggen.

Lees hier meer.


5. Boekingslay-out



Elke type factuur kent een eigen boekingslay-out, zo ook de verkoopfactur. Alle facturen zijn het gevolg van een voorliggend proces zoals pakbon, termijnen, cursus, etc. Het is ook mogelijk om handmatige facturen aan te maken binnen het proces waaruit je het standaard proces factureert. Voor de handmatige factuur gebruik je ook de boekingslay-out.  

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

6. Factuurlay-out



Elke type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

7. Berichtsjabloon



De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

8. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. Ook geef je voor de verkoopfactuur instellingen in waarmee je ingeeft of je verzamelfacturen toestaat, welke verzamelmethode je wilt en hoe je omgaat met de verstrekking van bijlagen.

Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.


Let op!

Vaak wordt het veld Administratie niet gevuld in het verkooprelatieprofiel. Verkooprelaties kun je factureren in meerdere administratie en je bepaalt dan de administratie door deze op te nemen in de boekingslay-outs.

9. Verkooprelatie



De factuur verstrek je aan de verkooprelatie. Het liefst digitaal.

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/-wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking verstuur staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. 


10. Standaard inrichting




(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Optionele inrichting

Binnen de verkoopfacturatie is er optionele inrichting mogelijk als dit van toepassing is in jouw facturatieproces binnen jouw organisatie.
Is wet ketenaansprakelijkheid van toepassing binnen jouw organisatie en reserveer je gelde op de g-rekening? Bekijk dan de onderstaande optie. Ook kun je nalezen hoe je handmatige verkoopfacturen kunt inrichten.

Wet Keten-aansprakelijkheid



(Activering)

In bepaalde branches wordt geld gereserveerd op de g-rekening. Dit is een verplichting in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid. 

Vanuit het facturatieproces stel je in dat een bepaald bedrag op een g-rekening betaald moet worden. Je berekent het bedrag automatisch door een percentage loonsom en percentage g-rekening in te stellen. 

De g-rekening is zowel te gebruiken bij de normale btw-regeling als btw-verlegd regeling. 

Lees hier meer.

Handmatige verkoopfacuur




De handmatige verkoopfactuur valt onder dezelfde integratie instellingen voor financieel.

Voorraadhoudende artikelen zijn niet toegestaan in de handmatige verkoopfactuur. Wil je dit wel, dan boek je of eerst een pakbon of werk je met de balie-/directfactuur.

Via de boekingslay-out boek je de handmatige verkoopfactuur. Je kunt hierbij gebruik maken van de boekingslay-out die je inricht voor het openen van gegenereerde verkoopfacturen of je maakt een aparte boekingslay-out voor aan. 

De rapportlay-out van de verkoopfactuur kan ook gebruikt worden voor het verstrekken van een handmatige factuur. Wil je een aparte lay-out voor de handmatige verkoopfacturen dan kun je deze aanmaken. Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit. Kies voor het type 'Verkoopfactuur'. Het eigen gemaakte rapport kun je als voorkeur rapport instellen in de boekingslay-out. Gebruik hiervoor het veld 'Afdruklay-out'.

Dezelfde integratie instellingen voor financieel zijn voor de handmatige verkoopfactuur.

Lees hier meer.


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de geld- en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikel- en integratiegroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Items

Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten)

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Contacten

Contactpersonen, afdelingen en afleveradressen 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


5. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabel ordermanagement

Algemene inrichting

Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de verkoopfactuur zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

Artikelgroepen

Data

Er worden standaard artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen meegeleverd.

Integratiegroepen

Data

Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. 

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?