Balie-/directfactuur

Een balie-/directfactuur is een pakbon en factuur ineen.



Introductie


De balie-/directfactuur is bedoeld voor voor balie verkopen. In deze factuur verkoop je uit het magazijn voorraad die aan de balie afgehaald wordt. Dit kunnen contante verkopen of verkopen op rekening zijn. Je kunt een pakbonlay-out en factuurlay-out genereren. Vanuit een offerte is het ook mogelijk een balie-/directfactuur aan te maken. Een balie-/directfactuur genereer je per stuk. 

Een balie-/directfactuur is een pakbon en factuur ineen. Hiermee boek je de verkochte eenheden af van de voorraad en factureer je deze direct. Nadat je een balie-/directfactuur hebt toegevoegd, kun je een pakbon en/of factuur afdrukken.

Als je werkt met de activering Voorraad journalisering en je boekt in de factuur voorraadhoudende artikelen, dan wordt er een voorraad journaalpost in Financieel geboekt. 

Het is mogelijk om balie-/directfacturen toe te voegen met een barcodescanner. De barcodescanner werkt dan als het toetsenbord. 


Voordelen:

  • Geautomatiseerd proces voor balieverkopen.
  • Verstrekken UBL-bestand zorgt voor versnelling in het verwerkingsproces van de inkoopfactuur van je klant.
  • Voorraadmutaties zijn mogelijk. 




Digitale verstrekking

Berichtsjablonen

Afwijkend contact op factuur


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Balie/-directfacturen
    Bepaal of balie/-directfacturen los aangemaakt worden of dat je deze op basis van verkoopoffertes aanmaakt.
  2. Pakbonnen
    Bepaal hoe de pakbonnen verzameld moeten worden.
  3. Verstrekking
    Voor de verstrekking van de digitale facturen heb je geldige e-mailadressen van de verkooprelatie en/ of bijbehorende contactpersoon nodig. Zorg voor een algemeen e-mailadres zodat de ontvanger deze altijd kan verwerken en deze niet bij een contactpersoon blijft hangen. Je kunt hier ook de CC-functionaliteit voor gebruiken. 

Tip van de consultant


Ga voor een geautomatiseerd en gedigitaliseerd proces en maak balie-/directfacturen aan op basis van barcodescanning. Dit voorkomt handmatige opvoerfouten. 
En laat de magazijnmedewerkers inloggen op de algemene PC in het magazijn om de facturen vast te leggen. Verstrek de factuur digitaal, zodat de klant deze direct in de mail ontvangt. 

Is een klant aan de balie nieuw, voer deze dan wel volledig op. Ga niet voor een verkooprelatie 'Contante verkopen', maar voer elke debiteur apart op. Dit geeft inzicht in het dossier en maakt communicatie persoonlijk. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Algemene inrichting




Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. 

Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en items (artikelen, uren en kosten) in.

Om de omze te journaliseren maak je een integratiesoort aan met de koppeling naar een dagboek en leg je grootboekrekeningen vast bij de artikel- en integratiegroepen. 



2. Instellingen Ordermanagement



Voor de facturatie vanuit Ordermanagement geef je verschillende instellingen op.  Geef bijvoorbeeld instellingen op hoe je om wilt gaan met het verrekenen van creditfacturen. 

Lees hier meer.


3. Afleveradres




In de balie-/directfactuur kun je afleveradressen vastleggen. Ook kun je op de factuur het afleveradres tonen. Afleveradressen zijn contacten en kun je als voorkeur vastleggen bij de verkooprelatie. In de boekingslay-out is het mogelijk een afwijkend afleveradres vast te leggen via de actie 'Contact'. 

Je kunt alleen afleveradressen van de geselecteerde verkooprelatie selecteren. 

Lees hier meer.


4. Contactpersoon



Ook In de balie-/directfactuur maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur. En bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

In de verkooprelatie leg je een voorkeur contact vast voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de balie-/direct factuur eventueel op afwijken. 

In de boekingslay-out is het mogelijk een afwijkend contactpersoon vast te leggen.

Lees hier meer.


5. Boekingslay-out



Elke type factuur kent een eigen boekingslay-out, zo ook de balie-/directfactuur. Voor het toevoegen van de balie-/directfactuur gebruik je de boekingslay-out.  

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Voeg bijvoorbeeld het veld administratie, opmerking, afwijkend contactpersoon, bijbehorende verkoopofferte toe. 

Lees hier meer over het aanpassen van boekingslay-outs. 

Lees hier meer over het toevoegen van een balie/-directfactuur via een boekingslay-out. 


6. Pakbonlay-out



Bij een balie-/directfactuur is het mogelijk om een pakbon te genereren. Deze gebruikt de magazijn als pickbon in het magazijn en kun je meegeven aan je klant bij verkopen aan de balie. 

Voor de pakbon richt je een aparte lay-out in, die je apart kunt afdrukken of via de outputwizard verstrekt. 

Lees hier meer.


Let op!

In de boekingslay-out van de balie-/directfactuur kun je een afwijkende lay-out selecteren. Voeg hiervoor het veld 'Afdruklay-out' toe. 

7. Factuurlay-out



Elke type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan. Koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.
Lees hier meer over het aanpassen van factuurlay-outs. 

Lees hier meer over de bepaling van de lay-out bij het genereren van de balie-/directfactuur. 

De factuurlay-out kun je apart afdrukken/ e-mailen of die via de outputwizard verstrekt.


Let op!

In de boekingslay-out van de balie-/directfactuur kun je een afwijkende lay-out selecteren. Voeg hiervoor het veld 'Afdruklay-out factuur' toe. 

8. Berichtsjabloon



De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon, zo ook de balie-/directfactuur.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

9. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de pakbon- en factuurlay-out in. Ook leg je het berichtsjabloon vast waarmee de lay-outs wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.


Let op!

Vaak wordt het veld Administratie niet gevuld in het verkooprelatieprofiel. Verkooprelaties kun je factureren in meerdere administratie en je bepaalt dan de administratie door deze op te nemen in de boekingslay-outs.

Voor de lay-out van de pakbon bij de balie-directfactuur gebruik je het veld 'Pakbon' wat ook wordt gebruikt in het verkoopproces en de verkoopfactuur

10. Verkooprelatie



De factuur verstrek je aan de verkooprelatie. Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/-wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking verstuur staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. 


Let op!

Heb je contante verkopen, zet dan de betaalwijze op contant. Is dit incidenteel dan regel je dit in de boekingslay-out.


11. Standaard inrichting



(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.


  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Optionele inrichting

Binnen het proces van balie-/directfacturatie kun je optionele inrichting doen indien dit van toepassing is voor jouw organisatie. 
Wil je werken met verkoopoffertes of werk je ook met het volledige ordertraject in Profit en wil je orderregels van bestaande orders overnemen dan behoort dit tot de opties. Om in het magazijn het proces te automatiseren is het een optie om te werken met barcodescanning.

Factuur op basis van offerte/ orderregels




Balie-/directfacturen kun je baseren op verkoopoffertes. Bij het gebruik van verkoopoffertes worden de gegevens, zoals verkooprelatie, magazijn en regels van de verkoopofferte overgenomen. Je kunt hiervoor ook het veld 'Bijbehorende verkoopofferte' opnemen in de boekingslay-out. 


Lees hier meer over het omzetten van een offerte naar een balie/-directfactuur. 

Ook kun je snel balie-/directfacturen toevoegen via het overnemen van bestaande orderregels (basisorder, offerte, order, pakbon etc.). Je selecteert dan alleen de regels. 

Lees hier meer.

Werken met voorraad en voorraad journalsering



(Activering)

In Balie-/directfacturen boek je items (artikelen, werksoorten etc.) in de regels. Hierbij kun je ook voorraadhoudende artikelen boeken. Om te werken met voorraad activeer je minimaal de activering 'Voorraad'. Er zijn echter meerdere activeringen mogelijk binnen het voorraadproces. Zo kun je werken met meerdere magazijnen, magazijnlocaties etc. 

Lees hier meer over de mogelijke activeringen. 


Let op!

Indien je de voorraadmutaties wilt journaliseren in de financiële administratie dan zet je de activering 'Journaliseren voorraad' aan.


Factuur toevoegen met barcodescanner




Het is mogelijk om balie-/directfacturen toe te voegen middels een barcodescanner. Je gebruikt de scanner dan als een soort toetsenbord. Deze is dan gekoppeld aan je PC. De magazijnmedewerker scant de artikelen na het picken op een vaste plek in het magazijn. Je start eerst de boekingslay-out van een nieuwe bali-/directfactuur op zodat je het invoerscherm geopend hebt. Door instellingen te doen in de boekingslay-out zoals velden overslaan etc. kun je zorgen dat je snel regels kunt toevoegen.

De barcodes leg je vast op het artikel, magazijn en/of magazijnlocatie. 

Lees hier meer. 


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de geld- en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikel- en integratiegroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Magazijnen

De magazijnen waarin de voorraad is opgeslagen. 

Voeg deze handmatig toe.

4. Magazijnlocaties

Werk je met magazijnlocaties dan voer je deze ook op. Dit is afhankelijk van de activering die je gedaan

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Items

Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten)

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

6. Contacten

Contactpersonen, afdelingen en afleveradressen 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


7. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabel ordermanagement

Algemene inrichting

Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de verkoopfactuur zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

Artikelgroepen

Data

Er worden standaard artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen meegeleverd.

Integratiegroepen

Data

Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. 

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?