Flex binnen AFAS
Visie | Jouw organisatie | Werkgever | Cao | Flex instellingen | Looninrichting | Reserveringen | Voorzieningen| Integratie payroll | Journalisering | Voorschotten | Eindejaarsuitkering | Loondoorbetaling op feestdagen |StiPP Pensioen | Aanvulling op verlofuren | Vorderingen| Loonbeslag, lening & Mobiliteit | ET-Regeling | APG Bouw
De salarisverwerking is één van de meest fundamentele processen in elke uitzendorganisatie. Het correct en tijdig uitbetalen van kandidaten is van cruciaal belang om kandidaten te binden en daarmee de business draaiende te houden.
Om dit voor elkaar te krijgen, beheert AFAS de regelingen vanuit de ABU / NBBU cao. De branche specifieke regelingen en looninrichting worden volledig door ons cao-team onderhouden. Zo zorgen we ervoor dat invoer zo geautomatiseerd mogelijk leidt tot correcte uitbetaling van kandidaten.
Daarnaast voert AFAS Profit geautomatiseerde controles uit op looninrichting. Denk hierbij aan controles met betrekking tot het minimumloon en controles voor een correcte loonaangifte.
Uitgangspunten:
Profit kent twee verschillende vormen van het verlonen van kandidaten:
Verlonen op basis van uurloon betekent dat de medewerker alleen de uren betaald krijgt die worden geboekt. Boekt de medewerker een dag geen uren dan krijgt hij/zij deze dag niet betaald. Deze vorm wordt veelal gebruikt bij het uitzenden van kandidaten.
Bij een vast salaris is er een overeenkomst gesloten voor een vast bedrag per periode, zoals per vier weken of per maand. Als de medewerker geen uren boekt of er is momenteel geen opdracht krijgt deze alsnog hetzelfde vaste salaris uitbetaald. Dit kom je vaak tegen bij detacheringsbureaus.
Bij de werkgever leg je de HRM en payroll instellingen vast.
Voor payroll leg je hier de cao, de instanties, het salarisverwerkingsplan, je berekening jaarloon BT, de loonstrook en de locatie van het betaalbestand vast.
Ook waarden voor de looninrichting waarop je wilt afwijken bij de werkgever leg je hier vast. Denk hierbij aan het percentage van de werkhervattingskas (whk).
Vanuit de standaard is de interne organisatie werkgever 01 en vindt de verloning van externe medewerkers plaats in werkgever 02.
Vanuit het AFAS cao-team worden ruim 200 cao’s onderhouden op het gebied van looninrichting en wet- en regelgeving. Met betrekking tot de uitzendbranche onderhoudt AFAS de volgende cao’s:
Er zijn 2 manieren waarop fasetelling kan worden berekend:
Na een aantal weken dat een kandidaat niet heeft gewerkt kun je deze automatisch uit dienst melden.
Instellingen zijn terug te vinden in Profit onder:
Welke methode voor de berekening van de fasetelling willen jullie gebruiken?
Een belangrijk onderdeel binnen de looninrichting is de set aan looncomponenten. Zij zijn het brein achter de loonberekening. Op cao-, werkgever-, itemset- en/of medewerkerniveau kun je deze looncodes beïnvloeden met waarden.
Voorbeelden:
Voorbereidingen voor de analysesessie
Reserveringen worden opgebouwd per medewerker. Je kunt verschillende typen reserveringen opbouwen.
Als de reservering in geld is (uitzendbeding), houdt Profit het bedrag bij op de medewerker. Als het in uren is, wordt het bedrag per plaatsing bijgehouden, omdat het uurloon per plaatsing kan verschillen. De bedragen kunnen ook worden her gewaardeerd bij stijging uurloon.
Instellingen bij reserveringen:
Voorbereidingen voor de analysesessie
Type reservering |
|---|
Vakantiegeld |
| Vakantie-uren |
| Vakantieuren in geld |
| Vakantieuren bovenwettelijk |
| Vakantieuren bovenwettelijk in geld |
| Kort verzuim / Bijzonder verlof in geld |
| ADV-uren |
| ADV-uren in geld |
| Tijd-voor-tijd uren |
| Eindejaarsuitkering |
Een voorziening is een toekomstige verplichting waarvan de omvang en het tijdstip van uitkering onbekend zijn.
Vanuit de payroll heeft jullie organisatie de mogelijkheid om verschillende financiële reserveringen vast te leggen. In de meeste gevallen is een voorziening een percentage van het loon van de medewerker.
Feestdagen leggen we een Profit vast als een voorziening en niet als een reservering.
Voorbereidingen voor de analysesessie
Download hier het bestand met alle mogelijke voorzieningen die je kunt
Voorbereidingen voor de analysesessie
In de analysesessie ‘Flex ERP’ hebben jullie stilgestaan bij de inrichting van kostensoorten. De kosten soorten moet worden geïntegreerd met payroll. Zo zorgen we ervoor dat als een kandidaat een kostensoort boekt, dit ook automatisch wordt uitbetaald.
Daarnaast moeten ook de urensoorten worden geïntegreerd in Payroll. Werksoorten zijn gekoppeld aan een urensoort en hoeven dus niet geïntegreerd te worden in payroll.
Met journaliseren leg je een koppeling tussen de salarisadministratie en de financiële administratie.
Je richt een groot deel van de journalisering op hoog niveau in. De cao, het rekeningschema, de werkgever en de journaalstructuur staan hierbij centraal.
Voorbereidingen voor de analysesessie
Je kunt heel eenvoudig een voorschot boeken en direct uit laten betalen.
In InSite heb je de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen. Via deze workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.
Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.
De eindejaarsuitkering, ook wel bekend als de dertiende maand, is een extra beloning voor de medewerker. De eindejaarsuitkering valt onder de inlenersbeloning. Dit betekent dat als de inlener aan zijn medewerkers eindejaarsuitkering uitbetaald, jullie als uitzendbureau verplicht zijn deze ook aan de uitzendkracht te betalen. In Profit kennen we 2 varianten van de eindejaarsuitkering:
Bij onvoorwaardelijke eindejaarsuitkering kun je deze periodiek laten uitbetalen.
Voorbereidingen voor de analysesessie
Medewerkers met een actieve uitzendovereenkomst (plaatsing) hebben recht op loondoorbetaling op de algemene landelijke erkende feestdagen, mits deze niet op zaterdag of zondag vallen. Bijvoorbeeld op Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, etc.
Profit berekent het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden volgens de referteperiode methode: het gemiddelde aantal loonuren van de weekdag waarop de feestdag valt over de voorgaande 13 weken waarin de feestdag valt. Mits er meer dan de helft van de weken is gewerkt.
Voorbereidingen voor de analysesessie
Het is mogelijk om in Profit een standaard bestand te genereren voor de aanlevering aan StiPP. StiPP staat voor Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten. Bij dit pensioenfonds zijn pensioenregelingen ondergebracht voor medewerkers die als flexmedewerker werken in de branche voor personeelsdiensten.
Ook de pensioenaanlevering kun je geheel digitaal genereren en vervolgens insturen op het portaal van StiPP.
Voorbereidingen voor de analysesessie
De uitzendkracht heeft recht op een aanvulling van loon met de vergoedingen die de uitzendkracht op grond van de cao-beloning of inlenersbeloning zou hebben ontvangen wanneer hij zou hebben gewerkt tijdens vakantie (artikel 26 lid 11 ABU cao).
Met het overzicht 'Aanvulling op verlofuren' kun je zien waarop een medewerker recht heeft als aanvulling bij het opnemen van verlofuren. Dit voorstel kun je eventueel aanpassen en na accorderingen maakt Profit declaraties voor de medewerkers aan met daarop het bedrag aan aanvulling voor het verlof.
Voorbereidingen analysesessie
Het kan voorkomen dat er bij een uitzendkracht een te vorderen bedrag ontstaat. Bijvoorbeeld bij een boete die na de verloning binnenkomt of als de medewerker achteraf in de StiPP plus regeling had moeten vallen. Profit houdt het saldo aan vorderingen bij en zorgt dat deze automatisch verrekend worden. Hierbij wordt altijd rekening gehouden met de ‘Wet Aanpak Schijnconstructies’. Deze wet schrijft voor dat een medewerker altijd recht heeft op het Netto equivalent van het minimumloon en dat hierop geen vorderingen verhaald mogen worden.
Voorbereidingen voor de analysesessie
Meer informatie:
Helaas heeft bijna elke werkgever er wel eens mee te maken. Een schuldeiser die beslag legt op (een deel van) het salaris van een medewerker.
Noodzakelijk kwaad. Daarom is de vastlegging en de doorberekening naar het salaris van groot belang.
Verstrek je als werkgever een lening aan de medewerker? Dan hebben we het over een personeelslening.
Het is mogelijk om het geleende bedrag met het salaris uit te betalen en de aflossing op het salaris in te houden.
Met de inrichting van het mobiliteit ben je in staat om alle kenmerken van de vervoermiddelen vast te leggen, inclusief een registratie van gekoppelde medewerkers, schademeldingen, boetes en onderhoudshistorie.
Voordelen:
De ET-regeling is een regeling voor het 'uitruilen' van bepaalde vergoedingen om het werken in Nederland fiscaal aantrekkelijk te maken via de loonstrook. 'ET' staat voor 'Extraterritoriale kosten’.
Dit speelt bij iemand die vanuit het buitenland komt en in Nederland kosten maakt die dan niet of minder belast worden in de loonberekening.
Gemaakte (specifieke) kosten mogen voor 81% bruto worden ingehouden en 100% onbelast worden vergoed.
Voorbereidingen voor de analysesessie
Klik hier voor de factsheet ET-regeling
Het is mogelijk om flex-medewerkers aan te leveren via de pensioenaanlevering APG Bouw. In de Profit Flex cao zijn de benodigde regelingen van de cao Bouw aanwezig.
Er zijn een aantal belangrijke uitgangspunten voor het APG bouw pensioen binnen de flexmodule:
Voorbereidingen voor de analysesessie