Flex Declaratieverloning

Flex binnen AFAS

Visie

De salarisverwerking is één van de meest fundamentele processen in elke uitzendorganisatie. Het correct en tijdig uitbetalen van kandidaten is van cruciaal belang om kandidaten te binden en daarmee de business draaiende te houden.

Om dit voor elkaar te krijgen, beheert AFAS de regelingen vanuit de ABU / NBBU cao. De branche specifieke regelingen en looninrichting worden volledig door ons cao-team onderhouden. Zo zorgen we ervoor dat invoer zo geautomatiseerd mogelijk leidt tot correcte uitbetaling van kandidaten.

Daarnaast voert AFAS Profit geautomatiseerde controles uit op looninrichting. Denk hierbij aan controles met betrekking tot het minimumloon en controles voor een correcte loonaangifte.

Uitgangspunten:

  • Vastlegging bij de bron. 
  • Inrichting op Inlenersbeloning niveau.

1. Jouw organisatie

Profit kent twee verschillende vormen van het verlonen van kandidaten:

  • Op basis van uurloon
  • Vast salaris

Verlonen op basis van uurloon betekent dat de medewerker alleen de uren betaald krijgt die worden geboekt. Boekt de medewerker een dag geen uren dan krijgt hij/zij deze dag niet betaald. Deze vorm wordt veelal gebruikt bij het uitzenden van kandidaten. 

Bij een vast salaris is er een overeenkomst gesloten voor een vast bedrag per periode, zoals per per vier weken of per maand. Als de medewerker geen uren boekt of er is momenteel geen opdracht krijgt deze alsnog hetzelfde vaste salaris uitbetaald. Dit kom je vaak tegen bij detacheringsbureaus.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke van bovenstaande verloning(en) is er voor jullie van toepassing?
  • Hoeveel medewerkers verlonen jullie per vorm?
  • Verwerken jullie ook kandidaten die niet verloond worden? (ZZP'ers)

 

2. Werkgever

Bij de werkgever leg je de HRM en payroll instellingen vast.

Voor payroll leg je hier de cao, de instanties, het salarisverwerkingsplan, je berekening jaarloon BT, de loonstrook en de locatie van het betaalbestand vast.

Ook waarden voor de looninrichting waarop je wilt afwijken bij de werkgever leg je hier vast. Denk hierbij aan het percentage van de werkhervattingskas (whk).

Vanuit de standaard is de interne organisatie werkgever 01 en vindt de verloning van externe medewerkers plaats in werkgever 02.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Vanuit hoeveel werkgevers worden er medewerker betaald?
  • Verzamel de loonheffingsnummers voor de verschillende werkgevers.

 

3. Cao

Vanuit het AFAS cao-team worden ruim 200 cao’s onderhouden op het gebied van looninrichting en wet- en regelgeving. Met betrekking tot de uitzendbranche onderhoudt AFAS de volgende cao’s:

  • Cao voor uitzendkrachten (ABU / NBBU)
  • Uitzendondernemingen vaste medewerkers (ABU / NBBU)
  • Flex Payroll Horeca – en aanverwante bedrijf

 

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke cao’s zijn voor jullie van toepassing?
  • Welke pensioenregeling(en) worden er naast StiPP nog meer gebruikt? 

 

4. Flex instellingen

Er zijn 2 manieren waarop fasetelling kan worden berekend:

  • Op basis van geboekte uren
  • Op basis van contract

Na een aantal weken dat een kandidaat niet heeft gewerkt kun je deze automatisch uit dienst melden.

Instellingen zijn terug te vinden in Profit onder:

  • HRM / Organisatie / Werkgever / Tabblad ‘voorkeurswaarde flex’
  • HRM / Beheer / Instellingen / Tabblad ‘flex’

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke methode voor de berekening van de fasetelling willen jullie gebruiken?

 

5. Looninrichting

Een belangrijk onderdeel binnen de looninrichting is de set aan looncomponenten. Zij zijn het brein achter de loonberekening. Op cao-, werkgever-, itemset- en/of medewerkerniveau kun je deze looncodes beïnvloeden met waarden.

Voorbeelden:

  • Op werkgeversniveau leg je het percentage voor de werkhervattingskast (whk) vast
  • Op itemset (inlenersbeloning) kun je volgende waarden vastleggen:
    • ADV percentage
    • Periodiek uitbetalen vakantietoeslag

Voorbereidingen voor de workshop

  • Verzamel de whk-percentages voor de verschillende werkgever.
  • Verzamel de payroll regelingen voor de inlenerscao’s zoals ADV opbouw, eindejaarsuitkering en periodieke vakantietoeslag uitbetaling.

 

6. Reserveringen

Reserveringen worden opgebouwd per medewerker. Je kunt verschillende typen reserveringen opbouwen.

Als de reservering in geld is (uitzendbeding), houdt Profit het bedrag bij op de medewerker. Als het in uren is, wordt het bedrag per plaatsing bijgehouden, omdat het uurloon per plaatsing kan verschillen. De bedragen kunnen ook worden her gewaardeerd bij stijging uurloon.

Instellingen bij reserveringen:

  • Vakantie uren opsplitsen in wettelijk en bovenwettelijk i.v.m. verschillende vervaldata
  • Na hoeveel weken niet gewerkt de reserveringen automatisch worden uitbetaald
  • Negatief saldo wel of niet toestaan
  • Vervallen reserveringen zijn terug te vinden in Profit

Voorbereidingen voor de workshop

  • Na hoeveel weken niet werken moeten reserveringen automatisch worden uitbetaald?
  • Mogen kandidaten een negatief saldo hebben voor reserveringen?

 

 

 

 

Type reservering

Vakantiegeld

Vakantie-uren
Vakantieuren in geld
Vakantieuren bovenwettelijk
Vakantieuren bovenwettelijk in geld
Kort verzuim / Bijzonder verlof in geld
ADV-uren
ADV-uren in geld
Tijd-voor-tijd uren
Eindejaarsuitkering

 

7. Voorzieningen

Een voorziening is een toekomstige verplichting waarvan de omvang en het tijdstip van uitkering onbekend zijn.

Vanuit de payroll heeft jullie organisatie de mogelijkheid om verschillende financiële reserveringen vast te leggen. In de meeste gevallen is een voorziening een percentage van het loon van de medewerker.

Feestdagen leggen we een Profit vast als een voorziening en niet als een reservering.

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke voorzieningen worden er getroffen? en welke percentages worden voorzien?
  • Bespreek de lijst met mogelijke voorzieningen met de finaniceel verantwoordelijke binnen de organisatie. Overleg welke voorzieningen jullie wel en niet willen gebruiken.

Download hier het bestand met alle mogelijke voorzieningen die je kunt

 

8. Integratie payroll

 

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Breng per kostensoort in kaart, hoe deze verwerkt moet worden in payroll.
  • Breng per werksoort in kaart aan welke urensoort deze gekoppeld moet zijn.

 

 

In de workshop ‘Flex ERP’ hebben jullie stilgestaan bij de inrichting van kostensoorten. De kosten soorten moet worden geïntegreerd met payroll. Zo zorgen we ervoor dat als een kandidaat een kostensoort boekt, dit ook automatisch wordt uitbetaald.

Daarnaast moeten ook de urensoorten worden geïntegreerd in Payroll. Werksoorten zijn gekoppeld aan een urensoort en hoeven dus niet geïntegreerd te worden in payroll.

9. Journalisering

Met journaliseren leg je een koppeling tussen de salarisadministratie en de financiële administratie.

Je richt een groot deel van de journalisering op hoog niveau in. De cao, het rekeningschema, de werkgever en de journaalstructuur staan hierbij centraal.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Verzamel het grootboekschema t.b.v. de inrichting van de journaalstructuur.
  • Verbijzonderen jullie de kosten uit de payroll naar een kostenplaats of kostendrager?
  • Verschilt het grootboekschema voor interne medewerkers en externe medewerkers? 
  • Indien gebruik wordt gemaakt van weekverloning, kies een journaliseringsmethodiek. Zie hier uitleg over de verschillende methodes.

 

10. Voorschotten

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Willen jullie gebruik maken van de voorschot functionaliteit?
  • Hoe moeten de voorschotbetalingen worden gejournaliseerd?

 

Je kunt heel eenvoudig een voorschot boeken en direct uit laten betalen.

In InSite heb je de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen. Via deze workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.

Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.

 

11. Eindejaarsuitkering

De eindejaarsuitkering, ook wel bekend als de dertiende maand, is een extra beloning voor de medewerker. De eindejaarsuitkering valt onder de inlenersbeloning. Dit betekent dat als de inlener aan zijn medewerkers eindejaarsuitkering uitbetaald, jullie als uitzendbureau verplicht zijn deze ook aan de uitzendkracht te betalen. In Profit kennen we 2 varianten van de eindejaarsuitkering:

  1. Onvoorwaardelijk
  2. Voorwaardelijk

Bij onvoorwaardelijke eindejaarsuitkering kun je deze periodiek laten uitbetalen.

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Vraag bij alle inleners de informatie op over of en zo ja onder welke voorwaarden er een eindejaarsuitkering wordt uitbetaald.
  • Wie de declaraties met betrekking tot de eindejaarsuitkering moet goedkeuren.

 

12. Loondoorbetaling op feestdagen

Medewerkers met een actieve uitzendovereenkomst (plaatsing) hebben recht op loondoorbetaling op de algemene landelijke erkende feestdagen, mits deze niet op zaterdag of zondag vallen. Bijvoorbeeld op Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, etc.

Profit berekent het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet  worden volgend de referteperiode methode: het gemiddelde aantal loonuren van de weekdag waarop de feestdag valt over de voorgaande 13 weken waarin de feestdag valt. Mits er meer dan de helft van de weken is gewerkt.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welk percentage aan financiële voorziening moet er worden getroffen voor salaris op feestdagen?

 

13. StiPP Pensioen

Het is mogelijk om in Profit een standaard bestand te genereren voor de aanlevering aan StiPP. StiPP staat voor Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten. Bij dit pensioenfonds zijn pensioenregelingen ondergebracht voor medewerkers die als flexmedewerker werken in de branche voor personeelsdiensten.

Ook de pensioenaanlevering kun je geheel digitaal genereren en vervolgens insturen op het portaal van StiPP.

 

 

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Vraag bij StiPP jullie aansluitnummer op
  • Volgen jullie de standaard StiPP-regeling met eerst de basisregeling en vervolgens plusregeling? Of stromen medewerkers direct in in plus regeling?

 

14. Aanvulling op verlofuren

De uitzendkracht heeft recht op een aanvulling van loon met de vergoedingen die de uitzendkracht op grond van de cao-beloning of inlenersbeloning zou hebben ontvangen wanneer hij zou hebben gewerkt tijdens vakantie (artikel 26 lid 11 ABU cao).

Met het overzicht 'Aanvulling op verlofuren' kun je zien waarop een medewerker recht heeft als aanvulling bij het opnemen van verlofuren. Dit voorstel kun je eventueel aanpassen en na accorderingen maakt Profit declaraties voor de medewerkers aan met daarop het bedrag aan aanvulling voor het verlof.

 

 

 

Voorbereidingen workshop

  • Welke werk- en kostensoorten tellen mee voor de aanvulling op verlofuren?
  • Bepaal of je de gehele referteperiode wilt gebruiken of weekdagen binnen referteperiode (profit kijkt alleen naar specifieke weekdag in referteperiode).

 

15. Vorderingen

Het kan voorkomen dat er bij een uitzendkracht een te vorderen bedrag ontstaat. Bijvoorbeeld bij een boete die na de verloning binnenkomt of als de medewerker achteraf in de StiPP plus regeling had moeten vallen. Profit houdt het saldo aan vorderingen bij en zorgt dat deze automatisch verrekend worden. Hierbij wordt altijd rekening gehouden met de ‘Wet Aanpak Schijnconstructies’. Deze wet schrijft voor dat een medewerker altijd recht heeft op het Netto equivalent van het minimumloon en dat hierop geen vorderingen verhaald mogen worden.

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe moet de vordering gejournaliseerd worden?

Meer informatie:

 

16. Overige

Loonbeslag

Helaas heeft bijna elke werkgever er wel eens mee te maken. Een schuldeiser die beslag legt op (een deel van) het salaris van een medewerker.  

Noodzakelijk kwaad. Daarom is de vastlegging en de doorberekening naar het salaris van groot belang.

 

Lening

Verstrek je als werkgever een lening aan de medewerker? Dan hebben we het over een personeelslening.

Het is mogelijk om het geleende bedrag met het salaris uit te betalen en de aflossing op het salaris in te houden. 

 

Mobiliteit

Met de inrichting van het mobiliteit ben je in staat om alle kenmerken van de vervoermiddelen vast te leggen, inclusief een registratie van gekoppelde medewerkers, schademeldingen, boetes en onderhoudshistorie.

Voordelen:

  • Dashboard met inzicht in uitstootcategorie of labelcategorie.
  • Koppeling naar de RDW.
  • Basis voor bijtelling en eigen bijdrage voor payroll.
  • Alle functionaliteit ook in InSite.

 

17. ET-regeling

De ET-regeling is een regeling voor het 'uitruilen' van bepaalde vergoedingen om het werken in Nederland fiscaal aantrekkelijk te maken via de loonstrook. 'ET' staat voor 'Extraterritoriale kosten’.

Dit speelt bij iemand die vanuit het buitenland komt en in Nederland kosten maakt die dan niet of minder belast worden in de loonberekening.

Gemaakte (specifieke) kosten mogen voor 81% bruto worden ingehouden en 100% onbelast worden vergoed.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke kosten worden er in de ET-regeling verwerkt?
  • Worden er voor deze medewerkers aparte arbeidsovereenkomsten gebruikt?

 

 

Klik hier voor de factsheet ET-regeling

18. APG Bouw

Het is mogelijk om flex-medewerkers aan te leveren via de pensioenaanlevering APG Bouw. In de Profit Flex cao zijn de benodigde regelingen van de cao Bouw aanwezig.

Er zijn een aantal belangrijke uitgangspunten voor het APG bouw pensioen binnen de flex module:

  • Overgang van StiPP naar APG dient altijd op eerste dag van een periode te gebeuren. Per periode kan er maar één pensioenregeling zijn
  • Bij overgang van StiPP naar APG moet een medewerker altijd uitdienst gemeld worden
  • Onder APG bouw pensioen dient altijd een plaatsing aanwezig te zijn, bij geen plaatsing wordt je afgemeld.

 

 

 

 

 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Zijn er flex medewerkers die APG bouw pensioen opbouwen?
  • Zijn er Flex-medewerkers die zowel StiPP als APG pensioen opbouwen?