Budget tot betaling

Goedkeuring van de aanschaf vindt vooraf plaats.

Introductie

 

Hoe staan jouw inkoopprocessen ervoor? Ga aan de slag met 'van Budget tot Betaling' en krijg grip op budgetten, prijs en kwaliteit van ingekochte goederen of diensten.

Onze visie op inkoopprocessen

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Zijn het geen handelsgoederen of diensten van derden, dan zijn het wel kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Echter zijn veel inkoopprocessen niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat in de praktijk resulteert in een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen strategisch te benaderen en te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan. 

Voordelen:

  • Beperkter aantal voorkeursleveranciers.
  • Rechtstreeks op de website van de inkooprealatie bestellen via OCI koppelingen.
  • Goedkeuring voor de aanschaf vindt vooraf plaats.

Lees meer over onderstaande deelthema's

 

1. Budgetteren

 

Als je gebruik maakt van het procuratieschema, kun je de goedkeuring van de aanvraag laten uitvoeren door de budgethouder en wordt de aanvraag ten laste van het budget geregistreerd.

Uiteraard heb je als budgethouder direct zicht in de budgetruimte.

2. Contractbeheer

 

Heb je een leverancier die je vaker gebruikt, dan zou je daar een voorkeursleverancier van kunnen maken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van de bestelling, kun je aangeven dat de bestelling gekoppeld moet worden aan het betreffende contract.

3. Inkoopaanvraag

 

De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in Profit vast te leggen.

4. Bestelling

 

Als de aanvraag is goedgekeurd kun je deze doorzetten naar de Inkooporder, zodat de bestelling bij de leverancier gedaan wordt. 

Dat kan per aanvraag of als je een inkoopafdeling hebt via Profit door daar de bestelling te maken van alle goedgekeurde aanvragen.

5. Levering

 

Zodra de goederen of diensten geleverd zijn kun je de levering daarvan registeren.

Door middel van een goederenontvangst of het vrijgeven van de verplichting die gekoppeld is aan de inkooporder.

6. Automatische E-factuur 

 

Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.

 

7. Betaling

 

De laatste stap in het proces is het betalen van de inkoopfactuur via een betaalopdracht. Uiteraard wordt er rekening gehouden met de vervaldatum van de factuur.

 

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?