Project

Een project is de spil van je projectadministratie.



Introductie


De kern van de projectadministratie bestaat uit de stamgegevens van projecten. Je kunt projecten koppelen aan opdrachtgevers (organisaties / personen) waardoor het mogelijk is de geboekte kosten door te belasten via de projectfacturering. Je kunt ook projecten toevoegen zonder deze koppeling (interne projecten); deze projecten gebruik je om niet-declarabele uren te boeken zodat je toch een sluitende urenregistratie bij kunt houden.

Vanuit de projecten kun je ook de verschillende stadia (voorcalculatie, nacalculatie en facturering) vergelijken. Ook kun je per project een digitaal dossier bijhouden. In dit projectdossier kun je notities, afspraken en documenten vastleggen.


Voordelen:

  • Digitaal dossier per project.
  • Altijd actueel inzicht in de projectresultaten.
  • Alle projectinformatie in één systeem.


Voorbereiding


  • Voeg de integratiesoorten toe en leg de instellingen vast voor de journalisering van de betreffende integratiesoort (factureringsmethode) naar Profit Financieel. Als je werkt met meerdere administraties, voeg je per administratie de integratiesoorten toe.

Tip van de consultant


Je kunt bij de projecten extra informatie vastleggen met behulp van vrije velden en vrije tabbladen.

Je kunt een voorkeurwaarde instellen op het veld Administratie van een project met projectprofielen of veldinstellingen, zodat Profit deze voorkeurwaarde automatisch voorstelt als je een nieuw project aanmaakt.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Projectgroep



 Je gebruikt projectgroepen om projecten in te delen, bijvoorbeeld voor het groeperen van gelijksoortige projecten. Je kunt hiervan gebruikmaken bij het samenstellen van rapporten. Daarnaast kun je de projectgroepen toepassen als grondslag voor de bepaling van tarieven, geldigheidscombinaties en voor de journalisering van projectfacturen.


2. Projectprofiel



(optioneel)

Je kunt met een projectprofiel het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van een project vastleggen. Je legt hiermee een soort basisproject met een basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige projecten.


3. Project



Een project is de spil van Profit Projecten. Je koppelt alle projectmatige factoren, zoals bestede uren, verkoopprijzen, uitgevoerde werkzaamheden, debiteuren etc., aan een project. In de nacalculatie boek je de werkelijke kosten, waaronder de verbruikte uren.

Uiteindelijk zorgt een project voor informatie over kosten, bestede uren, opbrengsten etc. Een goede projectadministratie biedt inzicht in het verloop van werkzaamheden en de financiële situatie.

Lees hier meer.

4. Hoofd- en deelprojecten



 Je kunt een indeling in hoofd- en deelprojecten vastleggen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt in de bouw. Je legt alleen een relatie vast tussen het hoofdproject en de deelprojecten, dit heeft verder geen gevolgen voor de werking van projecten.

Lees hier meer.


5. Projectfase



 Je kunt een project opdelen in fasen. Een fase geeft aan in welk stadium een project zich bevindt. Deze fasering kun je vervolgens toepassen in de voor- en de nacalculatie waardoor je inzicht krijgt in de gebudgetteerde kosten en de werkelijke kosten per projectfase.




6. Projectstatus



Met projectstatussen kun je zien in welke status een project zich bevindt. Standaard worden er al een aantal statussen meegeleverd, zoals 

  • Te plannen
  • Realisatie
  • Afgerond
  • Afgemeld
  • Vervallen

Je kunt zelf statussen toevoegen. 
Op basis van deze status kun je overzichten en rapportages maken. 

Per status stel je in welke type boekingen er zijn toegestaan. Boekingen zoals nacalculatie, inkoop- verkooporders, pakbonnen en projectboekingen.

De projectstatus wijzig je handmatig of via een projectdossier wat een workflow doorloopt. 

Lees hier meer.

7. Facturatie instellingen



 Je stelt bij een project een verkooprelatie en doorbelasting voor projectfacturering in. Daarnaast kun je facturering op projectniveau instellen door gebruik te maken van het veld Apart factureren.

Verder kun je per project afwijkende incasso-instellingen gebruiken.

Lees hier meer.


8. Doorbelasten



Je stelt in het project in of je de nacalculatie doorbelast aan de verkooprelatie of werkt op basis van termijnfacturering. 


Let op:

Als je gebruik wilt maken van termijnfacturering vink je het veld Doorbelasten aan.

Lees hier meer.

9. Verkooprelatieprofiel



Een verkooprelatieprofiel bevat instellingen voor de journalisering van facturen, het verzamelen van facturen, het versturen van facturen en je kunt rapporten selecteren die je gebruikt voor o.a. het ordertraject en de facturen.

Profit levert een standaardprofiel mee. Dit profiel geldt automatisch voor alle verkooprelaties, met uitzondering van verkooprelaties waaraan je een ander profiel koppelt.

Lees hier meer.


10. Teams



 Je gebruikt de functionaliteit Teams om eenvoudig projectteams te vormen en teamleden vast te leggen voor projecten.

Je koppelt een team aan een project, waarmee je vastlegt wie er betrokken zijn bij het project. Een team kan zowel medewerkers als contactpersonen bevatten. Hiermee kun je zowel eigen medewerkers als medewerkers van klanten, of een derde partij, een rol geven binnen een project.

Standaard beschik je over drie teamrollen die je als taakbestemming voor een workflow kunt selecteren: Externe projectleider, Interne projectleider en Teamlid. Je kunt de bestemmingen uitbreiden door zelf teamrollen toe te voegen. 


11. Integratie met ordermanagement



(Optioneel)

Als je artikelen gebruikt in een project kun je ervoor kiezen dit alleen via Profit Projecten rechtstreeks in de nacalculatie te boeken. Je kunt gebruikmaken van de integratie tussen Projecten en Ordermanagement . Via de integratie beschik je over extra functionaliteit waardoor je pakbonnen uit Ordermanagement door kunt boeken naar de nacalculatie. In de pakbon kun je regels per project(fase) verzamelen. Je kunt een bestelvoorstel per project op basis van voorcalculatie/ verkoopofferte genereren. En je deze inkooporders op projectlocatie kunt leveren. Ook registreer je de ontvangst van artikelen. Alle ordermanagementmutaties zijn beschikbaar in de 

Lees hier meer. 


12. Projectdossier



Voor het digitale dossier bepaal je op welke bestemming je dit wilt vastleggen en of er een workflow gekoppeld moet worden. 

Je kunt dossieritems insturen in InSite, OutSite en in Profit. Via de autorisatie moet je toegang krijgen tot het insturen of inzien van de gegevens.


13. Project in InSite



 (optioneel)

Voor de functionaliteit Aanmaken project in InSite voeg je projectprofielen toe. Voor elk projectprofiel die je toevoegt wordt een profielspecifieke pagina gegenereerd in InSite. Deze wordt automatisch getoond bij de profielkeuze aan de gebruiker in InSite. 


14. Project in OutSite



(optioneel)

Via OutSite, de portal- en webfunctionaliteit van AFAS, kunnen je relaties projecten van hun organisatie altijd raadplegen. Deze portal maakt de dienstverlening transparant en geeft de relaties direct inzicht in het proces. 


15. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Bij het importeren van projecten kun je ook projecten met projectprofielen importeren. In dat geval neemt Profit van het projectprofiel alleen de veldinstellingen over (het wel of niet wijzigbaar, zichtbaar of verplicht zijn van een veld), maar niet de waarden, dus geen voorkeurwaarden voor team, fasen, voorcalculatie, factuurtermijnen etc.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Projectprofiel

Om het opvoeren van een project te vereenvoudigen maak je gebruik van een projectprofiel.

Maak deze eerst handmatig aan.

2. Projectgroep

Dit is een verplicht veld voor het groeperen van je projecten.

Maak deze handmatig aan.

3. Team

Werk je in standaard teams of werk je per project met een specifiek team.

De standaard teams maak je eerst handmatig aan.

4. Verkooprelatie

Om de projecten te factureren moet je de juiste verkooprelatie koppelen.

Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

5. Medewerker

De projectleider, of teamlid zijn medewerkers binnen Profit.

Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

6. Projectstatus

Maak vooraf eventueel meer projectstatussen aan.

Maak deze eerst handmatig aan.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?