Een project is de spil van je projectadministratie.
De kern van de projectadministratie bestaat uit de stamgegevens van projecten. Je kunt projecten koppelen aan opdrachtgevers (organisaties/personen) waardoor het mogelijk is de geboekte kosten door te belasten via de projectfacturering. Je kunt ook projecten toevoegen zonder deze koppeling (interne projecten); deze projecten gebruik je om niet-declarabele uren te boeken zodat je toch een sluitende urenregistratie bij kunt houden.
Vanuit de projecten kun je ook de verschillende stadia (voorcalculatie, nacalculatie en facturering) vergelijken. Ook kun je per project een digitaal dossier bijhouden. In dit projectdossier kun je notities, afspraken en documenten vastleggen.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Je kunt bij de projecten extra informatie vastleggen met behulp van vrije velden en vrije tabbladen.
Je kunt een voorkeurwaarde instellen op het veld Administratie van een project met projectprofielen of veldinstellingen, zodat Profit deze voorkeurwaarde automatisch voorstelt als je een nieuw project aanmaakt.
Voor het indelen van de projecten maak je gebruik van projectgroepen. Bijvoorbeeld voor het groeperen van gelijksoortige projecten. Je kunt hiervan gebruikmaken bij het samenstellen van rapporten. Daarnaast kun je de projectgroepen toepassen als grondslag voor de bepaling van tarieven, geldigheidscombinaties en voor de journalisering van projectfacturen.
(optioneel)
Je kunt met een projectprofiel het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van een project vastleggen. Je legt hiermee een soort basisproject met een basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige projecten.
Een project is de spil van Profit Projecten. Je koppelt alle projectmatige factoren, zoals bestede uren, verkoopprijzen, uitgevoerde werkzaamheden, debiteuren etc. aan een project. In de nacalculatie boek je de werkelijke kosten, waaronder de verbruikte uren.
Uiteindelijk zorgt een project voor informatie over kosten, bestede uren, opbrengsten etc. Een goede projectadministratie biedt inzicht in het verloop van werkzaamheden en de financiële situatie.
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een project kun de gebruik maken van een workflow. Daar beoordeel je de gegevens alvorens het project wordt aangemaakt.
Heb je voldoende informatie, is alles compleet.
Let op:
Door het goedkeuren van de workflow wordt niet de status van het project aangepast. Deze kun je binnen het project zelf aanpassen.
Voor de koppeling van projecten kun je een indeling in hoofd- en deelprojecten vastleggen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt in de bouw. Je legt alleen een relatie vast tussen het hoofdproject en de deelprojecten, dit heeft verder geen gevolgen voor de werking van projecten.
Lees hier meer.
Projecten zijn op te delen in fasen. Een fase geeft aan in welk stadium een project zich bevindt. Deze fasering kun je vervolgens toepassen in de voor- en de nacalculatie waardoor je inzicht krijgt in de gebudgetteerde kosten en de werkelijke kosten per projectfase.
Met projectstatussen kun je zien in welke status een project zich bevindt. Standaard worden er al een aantal statussen meegeleverd, zoals
Je kunt zelf statussen toevoegen.
Op basis van deze status kun je overzichten en rapportages maken.
Per status stel je in welke type boekingen er zijn toegestaan. Boekingen zoals nacalculatie, inkoop- verkooporders, pakbonnen en projectboekingen.
De projectstatus wijzig je handmatig of via een projectdossier wat een workflow doorloopt.
Lees hier meer.
Je stelt bij een project een verkooprelatie en doorbelasting voor projectfacturering in. Daarnaast kun je facturering op projectniveau instellen door gebruik te maken van het veld Apart factureren.
Verder kun je per project afwijkende incasso-instellingen gebruiken.
Lees hier meer.
Binnen het project stel je in of je de nacalculatie doorbelast aan de verkooprelatie of werkt op basis van termijnfacturering.
Let op:
Als je gebruik wilt maken van termijnfacturering vink je het veld Doorbelasten aan.
Lees hier meer.
Een verkooprelatieprofiel bevat instellingen voor de journalisering van facturen, het verzamelen van facturen, het versturen van facturen en je kunt rapporten selecteren die je gebruikt voor o.a. het ordertraject en de facturen.
Profit levert een standaardprofiel mee. Dit profiel geldt automatisch voor alle verkooprelaties, met uitzondering van verkooprelaties waaraan je een ander profiel koppelt.
Lees hier meer.
Gebruik de functionaliteit Teams om eenvoudig projectteams te vormen en teamleden vast te leggen voor projecten.
Je koppelt een team aan een project, waarmee je vastlegt wie er betrokken zijn bij het project. Een team kan zowel medewerkers als contactpersonen bevatten. Hiermee kun je zowel eigen medewerkers als medewerkers van klanten, of een derde partij, een rol geven binnen een project.
Standaard beschik je over drie teamrollen die je als taakbestemming voor een workflow kunt selecteren: Externe projectleider, Interne projectleider en Teamlid. Je kunt de bestemmingen uitbreiden door zelf teamrollen toe te voegen.
Optioneel kun je medewerkerautorisatie op basis van teamrol laten verlopen. Hiermee kan een projectleider als projectleidinggevende de autorisatie krijgen op medewerkers die teamlid zijn van een project.
(Optioneel)
Als je artikelen gebruikt in een project kun je ervoor kiezen dit alleen via Profit Projecten rechtstreeks in de nacalculatie te boeken. Je kunt gebruikmaken van de integratie tussen Projecten en Ordermanagement. Via de integratie beschik je over extra functionaliteit waardoor je pakbonnen uit Ordermanagement door kunt boeken naar de nacalculatie. In de pakbon kun je regels per project(fase) verzamelen. Je kunt een bestelvoorstel per project op basis van voorcalculatie/verkoopofferte genereren. En je deze inkooporders op projectlocatie kunt leveren. Ook registreer je de ontvangst van artikelen. Alle ordermanagementmutaties zijn beschikbaar in de nacalculatie.
Lees hier meer.
(optioneel)
De verbijzondering die je op het project kunt opgeven is datumafhankelijk. Hierdoor kun je bijvoorbeeld een project het eerste jaar op de installatie afdeling laten vallen en daarna op de service afdeling.
Door middel van de geplande taak actuele gegevens vernieuwen uit te voeren wordt dagelijks de actuele verbijzondering bijgewerkt.
Lees hier meer.
(optioneel)
Binnen het project is het mogelijk om een afwijkende categorie btw terug te vorderen in te stellen. Je hebt de keuze uit:
Voorwaarde is dat je binnen de administratie instellingen een verbijzonderingsas koppelt.
Lees hier meer.
Voor het digitale dossier bepaal je op welke bestemming je dit wilt vastleggen en of er een workflow gekoppeld moet worden.
Je kunt dossieritems insturen in InSite, OutSite en in Profit. Via de autorisatie moet je toegang krijgen tot het insturen of inzien van de gegevens.
(optioneel)
Voor de functionaliteit Aanmaken project in InSite voeg je projectprofielen toe. Voor elk projectprofiel die je toevoegt wordt een profielspecifieke pagina gegenereerd in InSite. Deze wordt automatisch getoond bij de profielkeuze aan de gebruiker in InSite.
Optioneel kun je aan het projectprofiel de workflow project koppelen om het aanmaken van een project via de workflow te laten lopen, zodat deze eerst beoordeeld kan worden.
(optioneel)
Via OutSite, de portal- en webfunctionaliteit van AFAS, kunnen je relaties projecten van hun organisatie altijd raadplegen. Deze portal maakt de dienstverlening transparant en geeft de relaties direct inzicht in het proces.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.
Bij het importeren van projecten kun je ook projecten met projectprofielen importeren. In dat geval neemt Profit van het projectprofiel alleen de veldinstellingen over (het wel of niet wijzigbaar, zichtbaar of verplicht zijn van een veld), maar niet de waarden, dus geen voorkeurwaarden voor team, fasen, voorcalculatie, factuurtermijnen etc.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Projectprofiel | Om het opvoeren van een project te vereenvoudigen maak je gebruik van een projectprofiel. | Maak deze eerst handmatig aan. |
2. Projectgroep | Dit is een verplicht veld voor het groeperen van je projecten. | Maak deze handmatig aan. |
3. Team | Werk je in standaard teams of werk je per project met een specifiek team. | De standaard teams maak je eerst handmatig aan. |
4. Verkooprelatie | Om de projecten te factureren moet je de juiste verkooprelatie koppelen. | Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Medewerker | De projectleider, of teamlid zijn medewerkers binnen Profit. | Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
6. Projectstatus | Maak vooraf eventueel meer projectstatussen aan. | Maak deze eerst handmatig aan. |