Inrichting

De basis aanvullen.

Introductie

 

Het inrichten van de totale applicatie is veel werk. Op basis van onze ervaringen hebben we deze zoveel mogelijk default ingesteld. Er blijft echter een aantal onderdelen die aanvullende inrichting of aanpassing nodig hebben om te kunnen werken. Daarnaast is het mogelijk de inrichting uit te breiden met vrije inrichting in de vorm van vrije velden en vrije bestanden.

Voordelen:

  • Bijhouden van gegevens in Excel wordt overbodig door inzetten van een vrij bestand.
  • Voorkeurwaarde voor velden zorgt voor tijdsbesparing bij invoer.
  • De basis is ingericht als je start met Profit.

Lees meer over onderstaande deelthema's

 

1. Gebruikers

 

Om met Profit, InSite, OutSite of AFAS Pocket te kunnen werken moet je aangemaakt zijn als gebruiker.

Aan de gebruiker hangen verschillende autorisatierollen vast waardoor je toegang krijgt tot het systeem en kunt inloggen.

2. Omgevingsinrichting

 

Op het allerhoogste niveau bepaal je hoe er met de Profit omgeving gewerkt wordt. Denk daarbij aan activeringen, basisinstellingen voor e-mail, vrije contactbestanden en licentie-informatie.

 

3. Autorisatie

 

Voor de autorisatie worden rollen meegeleverd die door AFAS worden onderhouden. De gebruikers koppel je op basis van selectie, functie of handmatig.

4. Sites en portalen

 

Naast Profit Windows heb je de mogelijkheid om in een webomgeving in de browser te werken. Deze InSite en OutSite portalen maken het mogelijk digitaal te werken binnen de eigen organisatie en extern met klanten en leveranciers. 

 

5. Documentmanagement

 

Je verspreidt digitale documenten via InSite (voor de medewerkers) en OutSite (voor externe bezoekers).

Je kunt documenten maken die een permanente plaats op je site krijgen, zoals een personeelshandboek.

Ook kun je documenten maken die over het algemeen eenmaal gelezen worden, zoals nieuwsberichten, columns en prikbordberichten. 

 

Optionele inrichting

Binnen de basisinrichting kun je nog aanvullende onderdelen inrichten die je kunt gebruiken in de diverse thema's. Met name de vrije inrichting en veldinstellingen. 

Vrije inrichting

 

Ontbreekt er een veld op een entiteit, dan kun je via de Management Tool een nieuwe veld toevoegen.

Dit veld komt te staan op een vrij tabblad en is daarmee direct te autoriseren.

Vrije bestanden

 

Onderdelen die niet in Profit aanwezig zijn, maar die je wel wilt kunnen vastleggen, zijn te realiseren met vrije bestanden. Op dit vrije bestand maak je dan zelf weer vrije velden aan.

Veldinstellingen

 

Er zijn veldinstellingen mogelijk op gebruikers- of beheerdersniveau. 

Met deze instelling geef je een voorkeurwaarde mee bij het invoeren van de gegevens. Je bereikt naast een eenduidige ook een snellere invoer.

 

Selecties

 

Met een selectie maak je vooraf een filter dat je gebruikt bij een aantal onderdelen. Denk daarbij aan selecties voor autorisatie, campagnes, enquêtes of seriefacturering.

 

Verstrekking

 

Vanuit Profit communiceer je in verschillende procesonderdelen met verkooprelaties en/of inkooprelaties. Hierbij e-mail je verschillende rapporten (orders, pakbaonnen, facturen, aanmaningen etc.). Je kunt deze ook afdrukken, maar dat heeft natuurlijk niet de voorkeur. 

Voor het versturen van het rapport maak je gebruik van de output-wizard. Voor het e-mailen richt je ook bijbehorende berichtsjablonen in en geef je binnen het sjabloon gelijk de inhoudelijke e-mail per taal op. Ook zijn er eenmalige instellingen nodig zoals de e-mailserver en de afzender. 

 

Logboek

 

In het logboek worden diverse zaken automatisch bijgehouden met betrekking tot de omgeving of mutaties via de Connectoren. Ook voor de mutaties binnen Profit, die door gebruikers worden vastgelegd, is een logboek aanwezig en zelfs instelbaar. Er kan worden bijgehouden wie mutaties heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. 

Blokkeringen

 

Blokkeringen binnen Profit zijn mogelijk als het proces maar door één gebruiker tegelijk gedaan mag worden. Denk daarbij aan het doen van een betaling of het maken van aanmaningen. Bij het afsluiten van het onderdeel wordt de blokkering opgeheven, gaat dat fout dan kun je dit zelf handmatig opheffen.

Vertalingen

 

Voor internationale ondernemingen of organisaties die zaken doen met het buitenland, kun je vertalingen toevoegen. Het gaat om vertalingen van de gebruikerstaal (voor intern gebruik) of vertalingen voor verstrekkingen (bijvoorbeeld artikelomschrijvingen op facturen).

 

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?