Zonder werkgever kun je geen verloning doen.

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

1. Loonheffingennummer
   Zorg dat je het loonheffingennummer hebt voor je de instantie Belastingdienst gaat koppelen.
2. Werkgeverinrichting
   Bedenk welke waarden je wilt vastleggen bij de werkgever voor de looninrichting waarop de medewerker meelift. Denk aan het bedrag inhouding PV. De aanmelding doet de medewerker zelf op InSite.
3. Instantiegegevens
   Verzamel de instantiegegevens en de aansluit-/contractnummers waaraan de werkgever gekoppeld is bij de betreffende instantie.
4. Wat kun je nog meer aanleveren
   Op de werkgever staat veel ingesteld. Gebruik de bijlage om de gegevens in te vullen of aan te vullen (Let op: log eerst in om de bijlage te kunnen openen).

Tip van de consultant

Genereer je salarisverwerkingsplannen. Ga deze niet per regel met de hand aanmaken.

Weet dat je een salarisverwerkingsplan kunt door kopiëren naar andere werkgevers binnen de omgeving.

Geef de codering van je functiehuis geen logische codering. Als je dit wel doet, geeft dit alleen maar gedoe wanneer je een functie toe wilt voegen aan de bestaande lijst.

Wat richt je in.

1. Cao

Je koppelt de cao waarop je de medewerkers gaat verlonen aan de werkgever. Een werkgever kan meerdere cao's hebben. Aan een medewerker kan je één cao koppelen.
Bij het onboarden kies je de betreffende cao, of beter nog vang dit af in de context van het profiel in InSite.

Lees hier meer.

Is de Profit CAO nog niet toegevoegd in je omgeving? Voeg deze dan eerst toe.

2. Looncomponent

Binnen Profit kennen we verschillende niveaus binnen het vastleggen van waarden op looncomponenten.

De werkgever is niveau 2 van 4.

1. Cao: Het hoogste niveau.
2. Werkgever: Afwijkingen kun je hier vastleggen en gelden alleen voor de medewerkers die onder deze specifieke werkgever vallen.
3. Medewerker: Je kunt bij de medewerker een afwijkende waarde ingeven.
4. Boekingsprogramma: Incidentele wijzigingen of waarden die iedere maand kunnen variëren. 

Zijn de looncomponenten nog niet naar wens ingericht? Richt dit dan eerst in. Lees hier meer.

Let op:

Per werkgever leg je de Premie Aof vast. Deze is standaard laag ingericht! Bij grote werkgevers is echter de hoge premie van toepassing. Stel per werkgever looncomponent 100.005.082 'Premie Aof hoog (WIA)' correct in.

3. Salarisverwerkings-plan

Voor iedere periode, waarin je salarissen verwerkt, voeg je een regel toe aan het salarisverwerkingsplan. Een regel in het salarisverwerkingsplan noemen we een perioderegel.

Op basis van de betaaldata, de periodetabel en het dagboek kan je het salarisverwerkingsplan inrichten.
 

Let op:

Een nieuwe werkgever moet je altijd vanaf periode 1 verlonen. Ook als de werkgever pas in een latere periode wordt vastgelegd in Profit.

4. Bankrekening

Je koppelt per werkgever het bankrekeningnummer dat de werkgever gebruikt voor het betalen van het salaris. Bij het toevoegen van het bankrekeningnummer leg je ook de bestandslocatie en bestandsnaam vast. Deze koppel je vervolgens aan de werkgever op het tabblad Bankrekening.

Lees hier meer.

Let op:

Als je voor de werkgever een nieuw bankrekeningnummer wilt vastleggen, verwijder je eerst het bestaande bankrekeningnummer. Hierna voeg je het nieuwe bankrekeningnummer van de werkgever toe.

Is de bankrekening nog niet aanwezig in de omgeving? Maak deze dan eerst aan.

5. Betaling

Binnen het tabblad Betaling leg je de methode vast waarmee je de salarisbetaling verricht. Hierbinnen heb je twee keuzen:

• Betaalbestand per werkgever
• Collectieve betaling

Lees hier meer.

Let op:

Als het veld Onderverdeeld per Bank aangevinkt is, dan zijn de instellingen van de bankrekening leidend. Is dit veld uitgevinkt, dan is de bestandslocatie en bestandsnaam binnen het tabblad Betaling leidend.

6. Loonstrook/ Jaaropgave

Bij de werkgever leg je de gewenste lay-out vast van de loonstrook en van de jaaropgave. En leg je de verstrekkingswijze vast van deze belangrijke documenten.

Zorg dat de medewerkers de loonstrook inzien vanuit InSite. Dit regel je door de loonstrook en jaaropgave op te nemen in het dossier van medewerker.  

Afwijking op de medewerker is mogelijk, maar zeker niet wenselijk.

Lees hier meer.

Let op:

Mail je de loonstrook? Vergeet dan niet het veld E-mailadres afzender te wijzigen.

Heb je het proces van de loonstrook zelf nog niet doorlopen? Doe dit dan alsnog.

7. Jaarwerk

Voor de berekening van het jaarloon Bijzonder Tarief (jaarloon BT) gebruikt Profit een aantal standaardwaarden die je per werkgever inricht.
Je kunt op deze manier de berekening van het jaarloon BT beïnvloeden.

Wil je het hele proces van de jaarovergang doorlopen?

Lees hier meer.

8. Instantie

Je koppelt alle benodigde instanties aan de werkgever en vult het aansluit-/contractnummer in. Daarna kun je per medewerker de benodigde instanties koppelen.

Vóórdat je instanties aan de werkgever kunt koppelen, voeg je eerst instanties toe in Profit.

9. Functie

Je voegt alle (mogelijke) functies van medewerkers toe bij de werkgever. 
Elke functie heeft een bepaald functietype, die op haar beurt een koppeling legt naar de loonschalen.

10. Journalisering

Dit is de plek waar je bepaalt hoe de loonkosten van deze werkgever gejournaliseerd worden.
Je legt hier vast of er een integratie plaatsvindt met Profit Financieel.
Je koppelt hier de gewenste journaalstructuur aan en je geeft aan of en hoe je de kosten wilt verbijzonderen.

Binnen het tabblad Journalisering overig leg je de koppeling naar je verbijzonderingsassen in Profit Financieel en de journalisering van een voorschot.

11. Verbijzondering

(optioneel)

Wil jij de loonkosten verbijzonderen? Dan regel je dit allereerst bij de werkgever op het tabblad Journalisering. Geef hier aan welke verbijzonderingsassen je wilt gebruiken. 

Door bovenstaande instelling kan je op de tabbladen Kostenplaats en/of Kostendrager alle mogelijke verbijzonderingscodes vastleggen.

Lees hier meer.

Let op:

De kostenplaats is géén afdeling. Voor de afdeling gebruik je de organisatorische eenheid. De bouwstenen van het organigram. 

Heb je een integratie naar Profit Financieel? Zorg dan dit onderdeel ook is ingericht.

12. Vervangende grootboek

(optioneel)

Je kunt tijdens het journaliseren de grootboekrekeningnummers vervangen door of uitbreiden met andere codes. Denk aan functiecodes, organisatorische eenheden of met een vast voorloopnummer.

Let op:

Deze functionaliteit is met name bedoeld voor organisaties waarbij in het rekeningschema al een verbijzondering is ingebouwd, bijvoorbeeld door codes van afdelingen op te nemen in het grootboekrekeningnummer Brutoloon. 

Lees hier meer.

13. Voorkeurwaarde payroll

(optioneel)

Binnen dit tabblad leg je vast hoe een terugwerkende kracht (TWK) mutatie zich toont op de loonstrook en vanaf welk grensbedrag. 

Wanneer de periodieken worden toegekend en of je gebruik maakt van verwerkingsgroepen.

Lees hier meer.

14. Integratie

(optioneel)

Je bepaalt per werkgever of je de projectnacalculatie wilt overnemen in Profit Payroll.
Als je het overnemen van de nacalculatie inschakelt, bepaalt deze instelling het aantal dagen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners.

Lees hier meer.

Let op:

Zet hier de vink Journaliseren bij accorderen aan. Dit zorgt ervoor dat de loonkosten direct worden gejournaliseerd na accorderen.
Lees hier meer.