Werkgever

Zonder werkgever kun je geen verloning doen.



Introductie


De werkgever is de schakel tussen de cao en de medewerker. De werkgever is dus zowel voor HRM als voor payroll belangrijk. Voor payroll leg je hier de cao, de instanties, het salarisverwerkingsplan, je berekening jaarloon BT, de loonstrook en de locatie van het betaalbestand vast. Ook waarden voor de looninrichting waarop je wilt afwijken bij de werkgever leg je hier vast. 
De koppeling naar verschillende (externe) partijen leg je hier vast.


Voordelen:

  • Alle belangrijke instellingen leg je vast op het hoogste niveau, de werkgever.
  • We werken top-down. Niveau werkgever heeft invloed op de onderliggende medewerkers.
  • Op de medewerkers kan je nog afwijken waar nodig.


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Loonheffingennummer
    Zorg dat je het loonheffingennummer hebt voor je de instantie Belastingdienst gaat koppelen.
  2. Werkgeverinrichting
    Bedenk welke waarden je wilt vastleggen bij de werkgever voor de looninrichting waarop de medewerker meelift. Denk aan het bedrag inhouding PV. De aanmelding doet de medewerker zelf op InSite.
  3. Instantiegegevens
    Verzamel de instantiegegevens en de aansluit-/contractnummers waaraan de werkgever gekoppeld is bij de betreffende instantie.

Tip van de consultant



Importeer je salarisverwerkingsplannen. Ga deze niet per regel met de hand aanmaken.

Weet dat je een salarisverwerkingsplan kunt door kopiëren naar andere werkgevers binnen de omgeving.

Geef de codering van je functiehuis geen logische codering. Als je dit wel doet, geeft dit alleen maar gedoe wanneer je een functie toe wilt voegen aan de bestaande lijst.

Welke functionaliteit krijg je in


Profit







Wat richt je in.

1. Cao






Je koppelt bij de werkgever de cao waarop je de medewerkers gaat verlonen. Een werkgever kan meerdere cao's hebben. Aan een medewerker kan je één cao koppelen.
Bij het indienst melden kies je de betreffende cao, of beter nog vang dit af in de context van het profiel in InSite.

Lees hier meer.

Is de Profit CAO nog niet toegevoegd in je omgeving? Voeg deze dan eerst toe.


2. Looncomponent






Binnen Profit kennen we verschillende niveaus binnen het vastleggen van waarden op looncomponenten.

De werkgever is niveau 2 van 4.

  1. Cao: Het hoogste niveau.
  2. Werkgever: Afwijkingen kun je hier vastleggen en gelden alleen voor de medewerkers die onder deze specifieke werkgever vallen.
  3. Medewerker: Je kunt bij de medewerker een afwijkende waarde ingeven.
  4. Boekingsprogramma: Incidentele wijzigingen of waarden die iedere maand kunnen variëren. 

Lees hier meer.

Zijn de looncomponenten nog niet naar wens ingericht? Richt dit dan eerst in.


3. Salarisverwerkings

plan




Voor iedere periode, waarin je salarissen verwerkt, voeg je een regel toe aan het salarisverwerkingsplan. Een regel in het salarisverwerkingsplan noemen we een perioderegel.

Op basis van de betaaldata, de periodetabel en het dagboek kan je het salarisverwerkingsplan inrichten.


Let op:

Een nieuwe werkgever moet je altijd vanaf periode 1 verlonen. Ook als de werkgever pas in een latere periode wordt vastgelegd in Profit.


4. Bankrekening





Je koppelt per werkgever het bankrekeningnummer dat de werkgever gebruikt voor het betalen van het salaris. Bij het toevoegen van het bankrekeningnummer leg je ook de bestandslocatie en bestandsnaam vast. Deze koppel je vervolgens aan de werkgever op het tabblad Bankrekening.

Lees hier meer.


Let op:

Als je voor de werkgever een nieuw bankrekeningnummer wilt vastleggen, verwijder je eerst het bestaande bankrekeningnummer. Hierna voeg je het nieuwe bankrekeningnummer van de werkgever toe.

Is de bankrekening nog niet aanwezig in de omgeving? Maak deze dan eerst aan.


5. Betaling





Binnen het tabblad Betaling leg je de methode vast waarmee je de salarisbetaling verricht. Hierbinnen het je twee keuzes:

  • Betaalbestand per werkgever
  • Collectieve betaling

Lees hier meer.


Let op:

Als het veld Onderverdeeld per Bank aangevinkt is, dan zijn de instellingen van de bankrekening leidend. Is dit veld uitgevinkt, dan is de bestandslocatie en bestandsnaam binnen het tabblad Betaling leidend.

6. Loonstrook/ Jaaropgave




Bij de werkgever leg je de gewenste lay-out vast van de loonstrook en van de jaaropgave. En leg je de verstrekkingswijze vast van deze belangrijke documenten.

Zorg dat de medewerkers de loonstrook inzien vanuit InSite. Dit regel je door de loonstrook en jaaropgave op te nemen in het dossier van medewerker.  

Afwijking op de medewerker is mogelijk, maar zeker niet wenselijk.

Lees hier meer.


Let op:

Mail je de loonstrook? Vergeet dan niet het veld E-mailadres afzender te wijzigen.



Heb je het proces van de loonstrook zelf nog niet doorlopen? Doe dit dan alsnog.


7. Jaarwerk




Voor de berekening van het jaarloon Bijzonder Tarief (jaarloon BT) gebruikt Profit een aantal standaardwaarden die je per werkgever inricht.
Je kunt op deze manier de berekening van het jaarloon BT beïnvloeden.

Wil je het hele proces van de jaarovergang doorlopen?

Lees hier meer.

8. Instantie




Je koppelt alle benodigde instanties aan de werkgever en vul het aansluit-/contractnummer in. Daarna kun je per medewerker de benodigde instanties koppelen.

Vóórdat je instanties aan de werkgever kunt koppelen, voeg je eerst instanties toe in Profit.


9. Functie




Je voegt alle (mogelijke) functies van medewerkers toe bij de werkgever. 
Elke functie heeft een bepaald functietype, die op haar beurt een koppeling legt naar de loonschalen.


10. Journalisering





Dit is de plek waar je bepaalt hoe de loonkosten van deze werkgever gejournaliseerd wordt.
Je legt hier vast of er een integratie plaatsvindt met Profit Financieel.
Je koppelt hier de gewenst journaalstructuur en je geeft aan of en hoe je de kosten wilt verbijzonderen.

Binnen het tabblad Journalisering overig leg je de koppeling naar je verbijzonderingsassen in Profit Financieel en de journalisering van een voorschot.


11. Verbijzondering




(optioneel)

Wil jij de loonkosten verbijzonderen? Dan regel je dit allereerst bij de werkgever op het tabblad Journalisering. Geef hier aan welke verbijzonderingsassen je wilt gebruiken. 

Door bovenstaande instelling kan je op de tabbladen Kostenplaats en/of Kostendrager alle mogelijke verbijzonderingscodes vastleggen.

Lees hier meer.


Let op:

De kostenplaats is géén afdeling. Voor de afdeling gebruik je organisatorische eenheid. De bouwstenen van het organigram. 



Heb je een integratie naar Profit Financieel? Zorg dan dit onderdeel ook is ingericht.


12. Vervangende grootboek




(optioneel)

Je kunt tijdens het journaliseren de grootboekrekeningnummers vervangen door of uitbreiden met andere codes. Denk aan functiecodes, organisatorische eenheden of met een vast voorloopnummer.


Let op:

Deze functionaliteit is met name bedoeld voor organisaties waarbij in het rekeningschema al een verbijzondering is ingebouwd, bijvoorbeeld door codes van afdelingen op te nemen in het grootboekrekeningnummer Brutoloon. 

Lees hier meer.

13. Voorkeurwaarde payroll



(optioneel)

Binnen dit tabblad leg je vast hoe een terugwerkende kracht (TWK) mutatie zich toont op de loonstrook en vanaf welk grensbedrag. 

Wanneer de periodieken worden toegekend en of je gebruik maakt van verwerkingsgroepen.

Lees hier meer.

14. Integratie




(optioneel)

Je bepaalt per werkgever of je de projectnacalculatie wilt overnemen in Profit Payroll.
Als je het overnemen van de nacalculatie inschakelt, bepaalt deze instelling het aantal dagen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners.

Lees hier meer.


Let op:

Zet hier de vink Journaliseren bij accorderen aan. Dit zorgt ervoor dat de loonkosten direct worden gejournaliseerd na accorderen.
Lees hier meer.

15. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Basis CAO

Cao

In de ERP Template is de Basis CAO gekoppeld aan de werkgever.

Werkgever

Inrichting

In de Template is standaard een werkgever aanwezig.

Salarisverwerkingsplan

Inrichting

Standaard leveren wij het huidige en toekomstige jaar mee. Loop deze regels wel door en vul aan waar nodig.

Betaling

Inrichting

Betaalbestand wordt verwerkt na accorderen en de betaaldatum staat standaard op de dag van accorderen. Het betaalbestand wordt niet automatisch weggeschreven.

Loonstrook/jaaropgave

Inrichting

De Loonstrook (Profit) is gekoppeld en worden direct in het dossier van de medewerker geplaatst. De Jaaropgave (Profit) is standaard gekoppeld en ook deze wordt direct in het dossier geplaatst. 

Jaarwerk

Inrichting

Percentage A en D is standaard gevuld met 8% (Vakantiegeld)

Instantie

Inrichting

De Belastingdienst en een leasemaatschappij zijn ingericht. Loop ze inhoudelijk na om alle velden correct in te vullen.

Journalisering

Inrichting

De journalisering is standaard gekoppeld aan een standaard rekeningschema en verbijzonderd per kostenplaats.

Het voorkeurdagboek staat standaard dagboek 92. 

Voorkeurwaarde Payroll

Inrichting

Ook hier zijn standaard instellingen ingesteld. Loop deze na en vervang naar wens.




Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?