Inrichten projecten

De basis voor je nacalculatie en facturatie.



Introductie


Voor de registratie van uren, eenheden en kosten in de nacalculatie en voor de facturering richt je diverse gegevens in. Je kunt op een flexibele manier de projectenadministratie inrichten. Je maakt bij de implementatie keuzes en overlegt met de verantwoordelijke medewerkers in de organisatie en eventueel met AFAS.


Voordelen:

  • Versnelt opvoeren via profielen.
  • Verschillende pagina's per type project mogelijk in InSite.
  • Inzicht in project cumulatieven en totale facturatie (vergelijking voorcalculatie en nacalculatie).


Lees meer over onderstaande deelthema's



1. Projectadministratie


De kern van de projectadministratie bestaat uit de stamgegevens van projecten. Je kunt projecten koppelen aan opdrachtgevers zodat je de geboekte kosten door kunt belasten via de projectfacturering.

Je kunt ook interne projecten toevoegen om niet-declarabele uren te boeken zodat je toch een sluitende urenregistratie bij kunt houden.

2. Integratiegroep


Voor de journalisering van de werksoorten en kostensoorten maak je gebruik van integratiegroepen. 

Je gebruikt integratiegroepen ook voor bepaling van de grondslag voor tarieven of geldigheidscombinaties.

3. Werksoort


Een werksoort wordt gebruikt om uren te factureren. De werksoort geeft de activiteit aan (wat voor werk heb je gedaan).

Bij het registreren bepaal je of je de werkzaamheden mag doorbelasten aan de klant.

Bij de werksoorten leg je een kostprijs en een verkooptarief vast.

4. Kosten


Onder de term Kosten vallen alle overige items die je wilt factureren. 

Je moet dan vooral denken aan het doorbelasten van kosten of het factureren van termijnen.

5. Urensoort


Met de Urensoort leg je bij het boeken van uren het soort 'Uurtarief' vast. De urensoort bepaalt welke toepassing de urenboeking heeft in de verloning of het verlof.

Je maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen gewerkte uren en normale uren of overwerkuren.


6. Vrije dimensie


Vrije dimensies zorgen voor extra inzicht in de kosten op een niveau dat je zelf kunt bepalen.

Je beschikt standaard over een heel aantal meegeleverde dimensies. Hier kun je zelf nog dimensies aan toevoegen.

Je kunt vrije dimensies ook gebruiken als grondslagen voor de geldigheidscombinaties en de tarieven en bij de journalisering.

7. Tarieven


Tarieven zijn zowel bedoeld voor interne berekeningen, als voor de bepaling van factuurbedragen.

Via de tarieven zorg je ervoor dat de medewerkers hun uren met het juiste tarief boeken. Richt dit bij voorkeur op een zo hoog mogelijk niveau in. Beslis ook of je voor de kostprijstarieven op eenzelfde manier wilt werken als voor de verkooptarieven.


Let op:

De tariefstructuur van Profit Projecten is zeer uitgebreid. Omdat dit ook tot onoverzichtelijke inrichting kan leiden raden we je hier verstandig mee om te gaan.  


8. Geldigheidscombinaties


Je definieert geldigheidscombinaties om vooraf te bepalen wie op welke projecten met welke werksoorten mag boeken.

Door gebruik te maken van geldigheidscombinaties kun je voorkomen dat medewerkers uren boeken op projecten waar zij niet bij betrokken zijn.

Via een geldigheidscombinatie voorkom je ook dat productieve uren op improductieve projecten worden geboekt en andersom.


9. Onderhanden werk


Je kunt de kosten en opbrengsten die je in de nacalculatie boekt per project doorboeken naar de financiële administratie, dit noemen we de OHW integratie.

Het bedrag aan onderhanden werk dat op de balans staat kun je zien als de 'werkvoorraad': Er zijn kosten gemaakt en/of opbrengsten gefactureerd. Deze neem je op een bepaald moment op in je resultaat. Er zijn verschillende methodes voor het OHW; bijvoorbeeld op basis van gereed project, percentage of completion (POC), etc. 


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?