Projectadministratie in de bouw

Het centrale punt binnen je organisatie. 



Introductie


De klant staat centraal in je dagelijkse werk. Het bouwen aan een goede relatie is belangrijker dan ooit. De volledige projectadministratie als centraal punt mag daarbij niet ontbreken. Nadat je de gegevens van de klant hebt vastgelegd kun je deze betrekken in het vervolgproces en zal deze gaan deelnemen via het kopersportaal.


Voordelen:

  • Inzicht in salestrajecten en marketing processen die de sales ondersteuren.
  • Een portal voor klanten, zodat zij direct inzicht hebben in hun gegevens.
  • Vanaf het eerste contact worden de CRM gegevens gebruikt, dat bespaart tijd, geld en papier. 


Lees meer over onderstaande deelthema's

1. Projectaanvraag


Je volgt het proces van de aanvraag van een klant op, waardoor het proces van aanvraag tot aanbieding inzichtelijk wordt gemaakt.

Hierdoor weet je zeker dat iedere projectaanvraag binnen de organisatie door de juiste mensen gezien wordt, en dat je de kostbare tijd ook daadwerkelijk besteed aan aanvragen die waarde toevoegen aan jouw bouwbedrijf. 

2. Projectadministratie


De kern van de projectadministratie bestaat uit de stamgegevens van projecten. Je kunt projecten koppelen aan opdrachtgevers zodat je de geboekte kosten door kunt belasten via de projectfacturering.

Van calculatie-aanvraag tot opgeleverd bouwobject. Als je aan projectmatig werken binnen de bouwomgeving denkt gaat het om kostenbewaking en nivellering van faalkosten, het goed in de grip houden van de financiële voortgang van een project met zowel de interne als de externe betrokkenen.  

3. Projectbewaking


Inzicht en grip op de realisatie en voortgang van bouwprojecten zijn van groot belang.

Je beschikt altijd over een actueel inzicht dankzij de werkbegrotingscockpit.

Zo kan je tijdig bijsturen en kom je niet achteraf voor verrassingen te staan. Houd inzicht in de marge en het verwachte resultaat einde werk. 

4. Werken in teams


Met de functionaliteit Teams kun je eenvoudig verschillende projectteams voor je projecten vormen. Afhankelijk van de rol in een team kunnen je medewerkers en de contacten van je verkooprelaties ook via InSite en OutSite hun projecten raadplegen en wijzigen. Aan teamrollen kun je via workflows taken toewijzen.

5. Boeken via de App


Met de pocket-app zorg je voor een naadloze verbinding tussen het kantoor en de bouwplaats.

Geef medewerkers de mogelijkheid om uren te boeken op bewakingscodes, en hierbij ook direct middels een standopname aan te geven hoe ver het werk is gevorderd.

Ook kan je in profit aangemaakte inkooporders voor leveranciers en onderaannemers uitschrijven. Zo heb je geen vertraging meer in je bouwproces, en zijn papieren urenbriefjes en onderaannemersbonnen verleden tijd.

De pocket-app kan gebruikt worden voor de bouwprojecten met een werkbegroting, maar ook voor de werkbonnen voor de kleinere klussen.


6. Projectprognose


Door middel van de projectprognose kan je samen met het projectteam de voortgang van het project bespreken, en waar nodig bijsturen.

Actuele inzichten zullen altijd ook doorgevoerd worden in de werkbegroting zodat je te allen tijde actuele stand van zaken bekijkt.  


7. Projectfacturatie


In de projectenadministratie zijn er verschillende facturatiemethodes. Je kunt factureren op basis van regie, termijnen (fixed price) en concepten. Ook een handmatige projectfactuur is een optie.

Voor de verschillende facturatiemethodes stel je verschillende zaken in zoals voorkeursinstellingen voor verzamelmethodes, frequenties etc. 

Per factureringsmethode richt je factuurlay-outs, boekingslay-outs en berichtsjablonen in.

Facturatie gaat bij voorkeur digitaal, waarbij je direct de UBL-factuur meestuurt.


8. Journalisering


Voor de journalisering van de facturen in Profit Financieel richt je in hoe Profit de grootboekrekeningen moet bepalen waarop je de omzetbedragen wilt boeken. Je kunt in de instellingen een grondslag voor de omzetboekingen ingeven, anders kijkt Profit naar de grootboekrekeningen die je ingeeft op de integratie- en artikelgroepen.

Ook geef je instellingen in als je werkt met meerdere administraties.


9. Onderhanden werk


Je kunt de kosten en opbrengsten die je in de nacalculatie boekt per project doorboeken naar de financiële administratie, dit noemen we de OHW integratie.

Het bedrag aan onderhanden werk dat op de balans staat kun je zien als de 'werkvoorraad': Er zijn kosten gemaakt en/of opbrengsten gefactureerd. Deze neem je op een bepaald moment op in je resultaat. Er zijn verschillende methodes voor het OHW; bijvoorbeeld op basis van gereed project, percentage of completion (POC), etc. 


10. Intercompany


Met de intercompany functionaliteit genereer je de facturatie en de bijbehorende journaalposten voor het verbruik en verrekenen van uren, kosten en artikelen tussen verschillende administraties. Ook kun je intercompany journaalposten genereren tussen verschillende verbijzonderingscodes (in te zetten voor kostenplaatsen, afdelingen etc.) binnen 1 administratie.

Je kunt hiervoor afwijkende tarieven vastleggen. 


11. Kopersbeheer


De koper van het project is belangrijk en heeft vaak nog tal van vragen en moet in geval van nieuwbouw nog een meer- en minderwerk lijst aanleveren. Deze keuzeopties wil je niet op papier maar netjes in een digitale portal waar een samenwerking tussen koper en verkoper plaatsvindt.



Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?