Van uur naar factuur

Van planning tot projectdossiers en van de urenregistratie tot facturatie.



Introductie


Een goede projectadministratie is cruciaal voor je organisatie. In projecten borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Zo beschikken projectmedewerkers over actuele projectgegevens. Projectmanagers beschikken over de benodigde inzichten via dashboards als projectvoortgang.

Een project is de kapstok voor budgetten/ planning/ calculaties (via voorcalculatie), nacalculatie, inkoop, facturatie en geeft inzicht in je onderhanden werk positie. Ook is dossiervorming, het werken in projectteams en het vastleggen van tarieven mogelijk. Projectmedewerkers hebben met Project Self Service (PSS) in InSite inzicht in gegevens van projecten, teams en voor- en nacalculatie. De klant participeert als teamlid via de klantportal (OutSite) in het project.
Met de projectcockpit houd je eenvoudig overzicht over alle externe en interne projecten.

De projecten module kent een vergaande integratie met CRM  (verkooprelatie & forecast),  abonnementen (periodieke facturering). Ook is er een integratie met HRM/ Payroll  van verlofboekingen in de nacalculatie en de uitbetaling van uren & declaraties. Vanuit Ordermanagement boek je pakbonnen in de nacalculatie en registreer je inkoop op het project. 
De integratie met financieel bestaat uit omzet- en eventuele OHW boekingen en het doorboeken van inkoopfacturen in de nacalculatie.

Middels projectprofielen voer je projecten versneld op. Uren registreren medewerkers via InSite of AFAS Pocket app.
De nacalculatie boek je door werksoorten (uren), kosten & artikelen te boeken. 


Voordelen:

  • Inzicht in projectresultaten en onderhanden werk positie.
  • Voorcalculatie inzetbaar als offerte, order en/ of planning.
  • Eenvoudig en efficiënt nacalculatie (uren, kosten en artikelen) boeken.
  • Digitale dossiervorming mogelijk.
  • Correspondentie over het project via de portal.


Lees meer over onderstaande deelthema's





1. Projectbeheer


Voor de registratie van uren, eenheden en kosten in de nacalculatie en voor de facturering richt je diverse gegevens in.

Ook doorloop je instellingen om projecten & projectfases (versneld) op te voeren. 

Je kunt op een zeer flexibele manier de projectenadministratie inrichten. Je zult bij de implementatie keuzen moeten maken en overleggen met de verantwoordelijke medewerkers in de organisatie en eventueel met AFAS.


2. Werken in teams


Met de functionaliteit Teams kun je eenvoudig verschillende projectteams voor je projecten vormen. Afhankelijk van de rol in een team kunnen je medewerkers en de contacten van je verkooprelaties ook via InSite en OutSite hun projecten raadplegen en wijzigen. Aan teamrollen kun je via workflows taken toewijzen.

3. Voorcalculatie

(optioneel)

Een heldere voorcalculatie zorgt voor transparantie bij jou én de opdrachtgever. Om inzichtelijk te hebben hoeveel uren en materialen er aan een project kunnen of mogen worden besteed, maak je gebruik van de voorcalculatie.

Je maakt de projectplanning en stelt een offerte op voor de klant. Je kunt de voorcalculatie vervolgens als begroting gebruiken voor de forecast, om zo de uren van projecten te managen.

De voorcalculatie is te koppelen aan een forecast.


4. Nacalculatie


Een medewerker accordeert zijn eigen uren waarmee je aangeeft dat je klaar bent met (uren) schrijven en dat het correct is ingevoerd.

De leidinggevende of projectleider (afhankelijk van de inrichting) meldt de nacalculatie gereed waarmee de uren gecontroleerd zijn.

Afhankelijk van de inrichting worden daarmee de uren doorgezet naar de facturatie.

5. Abonnementen


Voor de periodieke, afgesproken prijsafspraken kun je de abonnementadministratie inrichten.

Periodiek factureer je het abonnement. In het abonnement kun je aangeven dat het om een voorschot gaat, zodat je het kunt verrekenen in de conceptfacturatie. 


6. Conceptfacturatie


Het maken van concepten is een extra stap in het factureringsproces. Op basis van de geboekte nacalculatie genereer je eerst concepten. 

Ook kun je concepten gebruiken voor verrekening met voorschotnota's uit abonnementen.

Met concepten kun je invloed uitoefenen op de te factureren bedragen. Het is mogelijk om bedragen door te schuiven naar een volgende factuur of af te boeken. 

7. Projectjournalisering


Voor de journalisering van de facturen in Profit Financieel geef je aan hoe Profit de grootboekrekeningen moet bepalen waarop je de omzetbedragen wilt boeken. Je kunt zelf de grondslag voor deze boekingen bepalen. Ook moet je instellingen ingeven als je werkt met meerdere financiële administraties.


8. Onderhanden werk Totalen


Door OHW Totalen te gebruiken zie je het verloop van je onderhanden werk. En kan je dit ook afzetten tegen dezelfde periode van het jaar ervoor. Je onderhanden werk projecten worden niet gejournaliseerd naar Profit Financieel.


9. Intercompany

(optioneel)

Met intercompany nacalculatie en facturatie kun je uren, artikelen en kosten in projecten boeken, verrekenen en factureren tussen verschillende administraties binnen één omgeving in Profit.

De medewerker boekt met de nacalculatie zijn uren en kosten op de gebruikelijke wijze. Het doorberekenen hiervan aan de klant, de verkooprelatie, gaat ook gewoon volgens het standaard facturatieproces. Op deze manier hoef je de uren slechts éénmaal vast te leggen.


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?