Inkopen vanuit de werkbegroting.
Je maakt binnen de bouw uiteraard ook gebruik van de inkoopaanvraag, inkoopofferte, inkooporder, inkoopfactuur en de betaling, maar het vertrekpunt is de werkbegroting. Doordat je met veel vaste leveranciers werkt, zal je in veel gevallen starten met de inkooporder. Het goedkeuren van de inkooporder loopt via de workflow (met procuratieschema) en zodra de goedkeuring er is wordt de inkooporder verstrekt aan de leverancier. Er wordt ingekocht per project. Je koopt in op de itemcode en bewakingscodes en het is verstandig om bij de inkooprelaties aan te geven met welk inkooprelatieprofiel je inkoopt. Bij de één wil je wel een verplichting aanmaken en bij de ander niet.
Bij het inkopen van een regel die je eerst zelf zou uitvoeren, maar toch kiest voor onderaanneming, zal je automatisch om de verplaatsing van bewakingscode gevraagd worden.
Inkoop op basis van regie is van toepassing op inkoop waarvan vooraf niet zeker is hoeveel tijd of aantal er benodigd is. Denk hier bijvoorbeeld aan inhuur van een kraan met kraanmachinist, of het afvoeren van bouwafval per container.
Het ontvangen van leveringen doe je op locatie via de AFAS Pocket App.
Voordelen:
Bij het vastleggen van de inkooprelatie is het veld inkooprelatieprofiel van groot belang. Binnen het profiel bepaal je of er een verplichting van de inkooporder wordt aangemaakt of niet. Bij materieel vaak wel en bij materiaal en onderaanneming niet.
(optioneel)
De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit de regels van de werkbegroting nadat je de offerte hebt gemaakt en geen leverancier hebt opgegeven of via een OCI koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in Profit vast te leggen.
(optioneel)
Voordat je een bestelling plaatst bij de inkooprelatie kan het wenselijk zijn om eerste een offerte aan te maken voor het opvragen van de prijzen of ter bevestiging van de mogelijkheden. Dit doe je als actie vanuit de werkbegroting.
Je maakt de inkooporder aan vanuit de werkbegroting. Je selecteert de regels in de begroting waarvoor je een inkooporder wilt aanmaken.
De order kan ook automatisch worden toegevoegd vanuit een webshop van de leverancier, als deze beschikt over een OCI koppeling.
Voor het verstrekken van een inkoopovereenkomst aan de leverancier is een workflow beschikbaar die zorgt voor de digitale ondertekening van de projectleider. Tevens kun je de retour ontvangen overeenkomst van de leverancier toevoegen aan het projectdossier.
Zodra de goederen of diensten geleverd zijn kun je de ontvangstbon of prestatiebon daarvan registreren.
Dat doe je op de projectlocatie zelf via de Pocket App.
(optie 1)
Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.
(optie 2)
Vanuit de goederenontvangst is het mogelijk om de inkoopfactuur te genereren. Deze verstrek je aan je leverancier, zodat deze weet welke factuur deze kan sturen.
Om de controle te leggen tussen de ontvangen goederen en de geboekte inkoopfactuur wil je deze met elkaar confronteren.
Dat kan met goederen ontvangsten voor de voorraadhoudende artikelen, maar dat kan ook met de verplichtingen van inkoopcontracten of inkopen zonder voorraadhoudende artikelen.
De laatste stap in het proces is het betalen van de inkoopfactuur via een betaalopdracht.
Uiteraard wordt er rekening gehouden met de vervaldatum van de factuur.
Uiteraard wil je de beste producten bij de beste leveranciers vandaan halen.
Wie zijn eigenlijk je beste leveranciers. Wie leveren er compleet en op tijd.
Er is een workflow ingericht voor de beoordeling.
Alle communicatie met je leveranciers loopt bij voorkeur via de leveranciersportal.
Het uitvragen van offerte, het beantwoorden van vragen over de offerte en voor de leverancier inzicht in het digitale dossier.