Verwerken financiële administratie

Wat kan er automatisch en wat doe je (nog) met de hand.



Introductie


Het verwerken van de administratie is een dagelijks terugkerende activiteit. Sommige mutaties doe je dagelijks en andere wekelijks of zelfs maandelijks. Om sturing te geven aan je organisatie is het een must om bij te zijn met de administratieve verwerking. Als je maandcijfers moet aanleveren en de helft is geboekt, kun je beter niets aanleveren. Het is van belang om je processen die invloed hebben op het resultaat met zo min mogelijke inspanning uit te voeren.


Voordelen:

  • Dagelijks bij zijn geeft beste resultaat.
  • Snelle signalering en bijsturing mogelijk.
  • Boekhouden wordt leuk.


Lees meer over onderstaande deelthema's


1. Beginbalans

(eenmalig)

Bij de start van de boekhouding of het eerste boekjaar leg je de gegevens van de openingsbalans vast in periode 0. Daarvoor heb je een aparte menukeuze tot je beschikking. Daarna is de eindbalans van een boekjaar direct de beginbalans van het volgende jaar en hoef je dus niets meer vast te leggen in periode 0.

2. Mutaties boeken

(dagelijks)

Boekhouden is toch het invoeren van mutaties. Je moet proberen het handmatig toevoegen van mutaties tot een minimum te beperken.

Bij alles wat je nu nog met de hand boekt moet je je afvragen “Waarom doe ik dit nog?” en kan ik het proces niet laten vervallen.

3. Bankafschrift

(dagelijks)

Door gebruik te maken van de bankkoppeling worden de bankafschriften dagelijks automatisch aangeboden. Daarna start je de automatische verwerking en wat overblijft zijn de mutaties waarvoor niet direct een match te vinden is. Deze mutaties krijgen de meeste aandacht van de boekhouder om juist geboekt te worden. Is het een regelmatig terugkerende boeking dan kun je via de tansactiecode de mutatie volgende keer wel automatisch laten boeken.

4. Facturen

(dagelijks/automatisch)

Vanuit alle "verkopende" onderdelen is het mogelijk om de gemaakte factuur “automatisch” te journaliseren in de financiële administratie. Je kunt er ook voor kiezen om zelf de facturen door te boeken.

Stuk voor stuk of via het selecteren van diverse facturen.



5. Automatische E-factuur

(dagelijks)

Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.




6. Loonjournaalpost

(maandelijks/automatisch)

Door gebruikt te maken van Payroll en de integratie van de loonjournaalpost in te richten is het mogelijk om direct bij de actie verwerken naast het betalen van de salarissen ook gelijk de journaalpost in de financiële administratie te verwerken.

7. Betaalopdracht

(periodiek)

Het betalen van de binnengekomen facturen en de aangiftes voor de loon en omzetbelasting noemen we het verwerken van betaalopdrachten.

Een splitsing tussen binnenlandse en buitenlandse betaling in Euro of vreemde valuta is allemaal mogelijk.



8. Incasso-opdracht

(periodiek)

Eén van de mogelijkheden om het geld van de debiteuren te ontvangen is het doen van een incasso. Ook hier zijn er twee mogelijkheden, namelijk een doorlopende incasso of een éénmalige incasso.

Voor de beiden heb je een incassant-id nodig die je krijgt als je een incasso-overeenkomst met de bank afsluit.



9. Terugbetaling

(periodiek)

Heeft de debiteur teveel betaald of er staat nog een creditnota open dan kun je het bedrag terugbetalen aan de debiteur.

Met deze methode heb je een perfecte oplossing om de openstaande postenlijst te beheren. 



10. Vaste activa

(2 keer per maand)

Door gebruik te maken van het vaste activa register is het mogelijk om de maandelijkse afschrijvingsjournaalpost te boeken. Door de activa te koppelen aan de activagroepen worden alle afschrijvingskosten op de juiste rekeningen geboekt.

Er is één boekingsmethode en er zijn twee waarderingsmethodes.

11. Rekening-courant

(dagelijks)

Als er binnen een omgeving meerdere administraties aanwezig zijn en er moeten kosten over meerdere administraties worden verdeeld, dan boek je deze via rekening-courant met als grootste voordeel dat de gebruikte grootboekrekening voor de rekening courant verhouding in beide administratie door Profit wordt geboekt en er dus is er altijd aansluiting.


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?