Forecast

Sales pipeline inzichtelijk voor iedereen.



Introductie


Met forecast heb je inzicht in alle lopende trajecten van sales, de mogelijke scoringskansen en de te verwachten orders in de komende periode. Daarnaast leg je ook bij de niet gescoorde orders vast waarom deze niet zijn gescoord. Deze schat aan informatie kun je mooi gebruiken om je organisatie te verbeteren, je kunt de reden waarom een klant niet voor je kiest aanpakken zodat dit een volgende keer niet meer gebeurt. Ook kun je vastleggen met welke concurrenten je in de race zit voor deze order. 


Voordelen:

  • Forecast kan gevuld worden op basis van offertes uit ordermanagement
  • Forecast vormt de basis van de voorcalculatie in projecten.
  • De salesmedewerker heeft inzicht in zijn of haar trajecten.



Nieuw project o.b.v. forecast

AFAS Open 2020



Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.


  1. Sales
    Ook sales haakt aan bij het volledig digitaliseren van de klantgegevens en de te verwachten orderstroom.
  2. Concurrenten
    Door belangrijke concurrenten te benoemen en vast te leggen bij elke forecast ontstaat een schat aan informatie over gescoorde en niet gescoorde trajecten.
  3. InSite
    De forecast kun je direct aanmaken bij het aanmaken van een verkooprelatie in InSite

Tip van de consultant


Zorg ervoor dat je een aantal vaste percentage voor de scoringskans gebruikt. Een percentage van 12 of 13 procent zegt niet zoveel, maar 10, 20 of 30 procent afhankelijk van de voortgang is in de grote getallen veel waardevoller. Dit kun je afdwingen met een invoerassistent.

Als de forecast gesloten en gescoord is, kun je vanuit de forecast een project aanmaken. De voorcalculatie/verkoopofferte en het dossier wordt meegenomen naar het project.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Forecastgroepen



Bij de forecastgroep leg je vast om welk type forecast het gaat. De branche leg je vast bij de verkooprelatie en de afdeling komt van de verantwoordelijke medewerker.

Voorbeelden van forecastgroepen zijn : Productlijnen, nieuwbouw, renovatie, verbouw.

Als filter is de groep beschikbaar in het forecast dashboard.

2. Reden



Bij de reden geef je op waarom je de order wel of niet hebt gekregen.

Voorbeelden van redenen zijn: ervaring, organisatie, prijs, referentie of visie. 

3. Bron



Hoe is de verkooprelatie met je in contact gekomen. Door het vastleggen van deze gegevens ontstaat er statistische informatie over de herkomst van de klanten. 

Met deze informatie kun je bijvoorbeeld je marketingcampagnes vormgeven.

Lees hier meer.

4. Concurrenten



Bepaal en benoem je top 10 concurrenten. Je kunt deze gegevens gebruiken zodat je tijdens het traject weet wie je concurrenten zijn.

Als je de forecast afsluit en de order niet scoort, geef je bij afgelegd tegen op van wie je verloren hebt. 

5. Forecast statussen



(optioneel)

Via de status van de forecast heb je inzicht in de voortgang. Bepaal op welke momenten van de forecast je een wijziging wilt vastleggen. Denk daarbij aan begin traject, offerte gestuurd, order akkoord en afgelegd of verloren.

6. Contactmoment



(optioneel)

In InSite kun je contactmomenten vastleggen op een forecast, bijvoorbeeld een telefoongesprek of mailwisseling.

Voor de inrichting hiervan gebruik je het profiel Contactmoment forecast en gelijknamige workflow.

Na goedkeuring wordt het contactmoment vastgelegd in het dossier.

Lees hier meer.



7. Workflow Offerte



(optioneel)

Je kunt in InSite een offerte aanmaken vanuit een forecast en via een workflow laten lopen.

De offerte is het document dat,  op basis van de voorcalculatie, vanuit de workflow beoordeeld en vervolgens verstrekt kan worden aan de verkooprelatie (prospect).

Binnen de boekingslay-out stel je de te gebruiken workflow voor de goedkeuring van de offerte in.  




8. Campagnes



(optioneel)

Je kunt aan de forecast een campagne koppelen als de forecast het gevolg is van de gevoerde campagne.

Hierdoor wordt binnen de campagne zichtbaar hoeveel klanttrajecten er gegenereerd zijn.

Wil je meer weten over campagnes klik dan hier



9. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapport layout volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Verkooprelaties

Een forecast leg je vast op verkooprelatie.

Zorg dat de verkooprelaties aanwezig zijn, of voer ze op. Bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

2. Forecastgroepen

Voor het indelen van de forecasts. Deze is te gebruiken binnen het dashboard.

Voer de vrije tabel op of importeer deze bij grote aantallen.

3. Reden

Bij het sluiten van de forecast wordt dit veld verplicht om in te voeren. 

Loop de redenen na die standaard in de vrije tabel staan en voeg de ontbrekende toe.

4. Concurrenten

Voer je belangrijkste concurrenten op waaraan je het traject hebt verloren.

Voer ook een regel op met Overige.


5. Statussen

In welke status is de forcast op dit moment.

Benoem een aantal statussen van het proces en zorg dat deze in de tabel staan.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Forecast portaal

InSite inrichting

Onder CRM is een forecast portaal beschikbaar waar je alle forecast kunt volgen en nieuwe kunt opvoeren 



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?