Jouw persoonlijke assistent tijdens de salarisverwerking.
Samen met onze klanten hebben we de Payroll Auditor ontwikkeld. Er worden standaard meer dan 130 controles uitgevoerd door de Payoll Auditor. Zo voorkom je fouten in de loonadministratie en ben je minder tijd kwijt aan het controleren van de verloning.
Veel salarisgerelateerde controles voer je handmatig uit of middels een analyse. Je controleert zo bijvoorbeeld of een medewerker onterecht een reiskostenvergoeding krijgt of onterecht verloond is met de groene tabel. Je bent veel tijd kwijt aan deze controles; ze zijn geen onderdeel van het proces. En als ze dat wel zijn, vergt dit heel veel handmatig zoekwerk. Dat kan slimmer!
De Payroll Auditor waarschuwt je, van tevoren, als zich een situatie voordoet in de salarisverwerking waar je aandacht aan moet besteden. Je krijgt hierdoor meer grip op het salarisverwerkingsproces, de kwaliteit wordt verhoogd en de tijdrovende controles met analyses zijn niet meer nodig!
Heb je een eigen audit die niet standaard is? Dan voeg je deze zelf toe aan de Payroll Auditor.
Payroll Auditor | AFAS Open 2020 |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Loop de auditcomponenten na op waarden, toelichting, omschrijving, melding en activering. Denk bijvoorbeeld aan de Audit: uurloon sterk gestegen. Deze wordt standaard uitgeleverd met een drempelwaarde stijging percentage van 5%. Is de cao loonschaaltrede ophoging net groter dan deze 5% dan gaat deze audit 'onterecht' af. Deze drempelwaarde kun je zelf aanpassen. Je wilt alleen audits die je waarschuwen op iets waar jij aandacht aan moet/wilt besteden!
Begin de omschrijving van een auditcomponent altijd met "Audit: ". Zo zorg je ervoor dat de audits makkelijk te vinden zijn met het snelfilter.
Los de audit melding(en) op tijdens de salarisverwerking. Voorkom stress één dag voor accorderen en betalen. Zorg dat dit een onderdeel wordt van je proces.
De auditor biedt geen garantie op een foutloze salarisverwerking. Het is een tool om meer grip te krijgen op de salarisverwerking en het aantal fouten te verminderen.
Audits worden berekend door looncomponenten. Je vindt ze terug in de cao op het tabblad Looncomponent. Je herkent ze aan het label 'Payroll Auditor' in de kolom Groep.
Zorg dat de auditcomponenten, die je wilt gebruiken in je controleproces, geactiveerd zijn.
Wil je weten welke audits we standaard meeleveren, of deze standaard geactiveerd is en of deze een drempelwaarde kent?
Lees hier meer.
Het is belangrijk dat je de audits naloopt en aanpast waar nodig.
De audit is, zoals eerder gezegd, een looncomponent. Maar met een beperkt aantal tabbladen waar je rekening mee hoeft te houden:
Let op:
Als je de bestaande meegeleverde toelichting van de audit aanpast, ben je originele tekst kwijt.
Omdat een audit in de basis een looncomponent is. Kun je de algemene inrichting en de werking van een standaard looncomponent nalopen. Met de kanttekening dat de auditcomponent een beperkt aantal tabbladen kent (zoals hierboven genoemd).
Wil je een controle inbouwen die nog niet als audit aanwezig is in de cao. Dan kun je deze bouwen door een kopie te maken van één van de template auditcomponenten.
Lees hier meer.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
|---|---|---|
1. Payroll Auditor | Proces | De Payroll Auditor geeft een melding om je te attenderen op een opvallende situatie. Door dubbel te klikken op de melding, verschijnt de toelichting van de audit. De toelichting onderbouwt de melding en geeft aan hoe je dit kunt op te lossen.
1. Het hoogste niveau, over jaren, perioden, cao's en werkgevers heen: HRM / Payroll / Payroll Auditor 2. Op werkgeverniveau, toon alle audits van alle medewerkers van de betreffende periode binnen die werkgever. HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit / Periode / Actieknop Payroll Auditor 3. Het laagste niveau, per medewerker. HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit / Periode / Medewerker of via HRM / Medewerker / Raadplegen salaris. |
2. Blokkeren | Melding | Een blokkerende melding zegt iets over de zwaarte van de melding. Deze melding moet je inhoudelijk controleren en nagaan of er iets aan de hand is. Omdat je in de voorlopige verwerking zit, kun je de oorzaak oplossen en de medewerker opnieuw verwerken. De melding is dan verdwenen. |
3. Waarschuwingen | Melding | Een waarschuwing is minder zwaar dan een blokkering. Bekijk altijd tijdens de salarisverwerking of er audits zijn en los ze op waar nodig! Herbereken de medewerker altijd om te kijken of de melding is opgelost, dan verdwijnt automatisch de auditmelding. |
4. Niveau | Inrichting | Je kunt een auditmelding op verschillende niveaus uitzetten. Ga naar HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit / Periode / Actieknop Payroll Auditor. Klik op de actieknop Controle uitzetten waarna je het niveau kunt kiezen waarop je melding wilt uitzetten:
|
5. Log | Proces | De actie negeren wordt per actie gelogd en zijn terug te vinden binnen HRM / Payroll / Payroll Auditor. Je ziet hier alle audits en wat hiermee gebeurd is. |