Workshop projectaanpak

Workshops leggen het fundement voor het te implementeren onderdeel.

Introductie

Het is zover! De eerste fase van de implementatie van AFAS gaat beginnen... De analysefase. Nog niet bekend met de fases van de implementatie? Neem dan de Projectaanpak AFAS Consultancy pagina door op de AFAS klantportal.

Bij het starten van een nieuw implementatieproject is het essentieel om te beginnen met workshops die het fundament leggen voor het te implementeren onderdeel. De workshop markeert het begin van het proces en biedt de nodige richtlijnen en inzichten voor een succesvolle uitvoering. Op deze pagina vind je alle informatie over hoe de analysefase in zijn werk zal gaan.

Onderwerpen:

  • Wat is een workshop?
  • Wat mag je van ons verwachten?
  • Wat verwachten wij van jullie?
  • Overzicht van alle workshops binnen SIMPLR
  • Wat gebeurt er na de workshops?

Workshop aanpak

Je maakt de overstap naar AFAS. Dit betekent dat jullie huidige softwaresystemen niet meer voldoen in de behoefte. Of er zijn complexe processen waar je vanaf wilt. In onze visie op de Projectaanpak AFAS Consultancy pagina heb je gelezen dat je snel kunt genieten van grote verbeteringen ten opzichte van jullie huidige situatie door over te stappen op een nagenoeg kant-en-klare en snel te betrekken luxe villa. Deze villa is al grotendeels af, in de zin dat je hierin onze best practice vindt, gebaseerd op de vele droomkastelen die we eerder al hebben mogen realiseren.

In een workshop word je onder begeleiding van een (Senior) AFAS-consultant uitgebreid meegenomen in een spreekwoordelijke rondleiding door de AFAS-villa. Alle functionaliteiten vanuit relevante modules komen langs. We nemen je mee door de best-practise waarmee we tal van klanten voorspelbare kwaliteit hebben geleverd. Daarnaast wordt jullie huidige situatie uitgevraagd en vertaald naar mogelijkheden in onze software.

Het uiteindelijke doel van de workshops; besluiten maken die leiden tot een gekaderde ‘blauwdruk’ voor de realisatiefase van de implementatie. Deze besluiten worden vastgelegd in SIMPLR en staan gedurende de gehele implementatie centraal. Afwijkingen op de in de workshop gemaakte besluiten worden uitsluitend in overleg met de (Senior) AFAS-consultant gemaakt. De (Senior) AFAS-consultant bepaalt, in eventuele samenspraak met de projectleider, in hoeverre de afwijking impact heeft op de gemaakte planning en/of andere besluiten.

Verwachtingen

Welke verwachtingen spreken we met elkaar af?

Een succesvolle workshop begint bij het stellen van duidelijke verwachtingen. Met welke verwachtingen kom je naar de workshop? Wat neemt de (senior) consultant wel en niet met je door? En wat moet je voorbereiden voordat een workshop begint? Bekijk het hieronder!
 

Wat kun je van ons verwachten?

  • We houden workshops, indien mogelijk, bij jullie op locatie.
  • We leveren een hoogwaardige demo-presentatie aan de hand van SIMPLR en de AFAS-applicaties.
  • We nemen jullie mee door alle relevante functionaliteiten.
  • We maken een duidelijke analyse van jullie huidige situatie en vertalen dit naar mogelijkheden in onze software.
  • We bieden praktijkvoorbeelden van soortgelijke organisaties.
  • We hebben jarenlange best practice ervaring voor branchespecifieke zaken die niet in de standaard zitten.
  • We nemen jullie mee door alle projectgerelateerde zaken.
  • We staan achter onze standaard en zullen deze ook bewaken.
  • We houden van een goede discussie om het gewenste eindresultaat.
  • We spreken risico's en valkuilen voor de implementatie uit.
  • We nemen jullie aan de hand waar nodig, dat is ons dagelijks werk.

Wat verwachten wij van jullie?

  • Jullie zorgen voor aanwezigheid van een project- en beheerorganisatie met de juiste commitment, capaciteit, mandaat en draagvlak binnen de organisatie.
  • Jullie brengen de huidige processen in kaart en kunnen deze toelichten aan de (senior) consultant.
  • De keuze voor AFAS is een keuze voor standaarden. Dit betekent dat jullie afstand moeten kunnen nemen van oude (complexe) processen en gewoonten.
  • Jullie durven besluiten te maken die veranderingen in de organisatie teweeg zullen brengen.
  • Jullie kaarten succesfactoren en risico's voor de implementatie aan.
  • Jullie committeren jullie aan de vooraf gestelde basisprincipes.
  • Jullie hebben de relevante workshoppagina’s voorafgaand aan de workshop doorgenomen.

Welke basisprincipes staan centraal bij de workshops?

  • Processen starten vanuit de ‘best practice’ van AFAS
  • Registratie aan de bron; daar waar het proces start
  • 80/20 regel: niet elke uitzondering hoeft geautomatiseerd te worden!
  • Het HR-systeem is leidend voor andere systemen
  • Procesontwerp gebaseerd op vertrouwen, steekproefcontroles achteraf
  • Goed is goed genoeg
  • Digitaal wat digitaal kan
  • Toekomstgericht inrichten (optimaliseren processen)
  • Prioriteren op basis van impact (aantal gebruikers * frequentie = impact) en risico

Overzicht workshops

Workshop pagina's

Welke workshops zijn er allemaal beschikbaar binnen SIMPLR?

Op de workshopspagina's vind je de voorbereiding, aanleversjablonen en informatie over de functionaliteit.

De start van de realisatiefase

Consultancy- en regiedagen

Alle workshops afgerond? Dan is het tijd voor de implementatie...De realisatiefase. De (Senior) AFAS consultant zal, in eventuele samenwerking met de projectleider, een detailplanning maken. Deze detailplanning komt tot stand op basis van de in de workshop gemaakte afspraken en besluiten.

SIMPLR


Alle besluiten, uitwerkingen en huiswerk-opdrachten worden door de (Senior) AFAS consultant vastgelegd in SIMPLR. Acties worden door middel van workflows afgehandeld.

Zorg er voor de consultancydagen voor dat huiswerkopdrachten afgerond zijn. Deze zullen  zoveel mogelijk op datum worden gezet. Tijdens de implementatie betekent iedere consultancy dag 3 dagen werk voor de gehele projectgroep tot de volgende afspraak. Zorg er voor dat je deze tijd goed blokt in de agenda's!

Consultancy op afstand


Het uitgangspunt van de implementatie is dat deze online wordt uitgevoerd. Kortom, zijn er geen andere afspraken gemaakt met de consultant? Dan mag je er vanuit gaat de meeting online plaats zal vinden. Wij vragen jullie de Microsoft Teams Meetingen in te sturen voor alle consultancydagen, je kan dan eenvoudig collega's inbellen, de vergadering opnemen en je hebt toegang tot de gesprekshistorie.

Wij zorgen voor de techniek (Microsoft Teams). Wij vragen jullie om de projectleden te ondersteunen bij het online werken. Zorg ervoor dat alle projectleden de juiste tools hebben om een meeting te volgen middels videobellen. Denk hierbij aan een headset en webcam.

Kennisoverdracht


Wij zorgen ervoor dat de kennis na de implementatie niet met de consultant mee naar buiten loopt. Het succes van de implementatie valt of staat namelijk bij een goed kennisniveau.

Wij coachen om de inrichting zelf te doen. Daarnaast dragen we kennis over naar de juiste personen. Niet iedereen hoeft kennis over alle functionaliteiten te krijgen. Wij vragen jullie om de juiste personen bij de juiste consultancy-dagen uit te nodigen. Houd de grootte van de groep beperkt voor optimale kennisoverdracht.